ECM - управління корпоративним контентом
ECM (enterprise content management, управління корпоративним контентом) - стратегічна інфраструктура і технічна архітектура для підтримки єдиного життєвого циклу неструктурованої інформації (контенту) різних типів і форматів.
ECM-система забезпечує управління цифровими документами і контентом інших типів, а також зберігання, обробку і доставку контенту в рамках організації. При цьому контент може бути слабо структурованим, тобто представляти собою електронні документи з різними наборами полів, малюнки, креслення, графіки, презентації, скановані зображення, повідомлення електронної пошти, веб-сторінки, відео, аудіофайли і т.д.
Дослідницька та консалтингова компанія Gartner визначає сучасні ECM-системи як програмні рішення, що реалізують такі ключові функції:
- управління документами - експорт, імпорт, контроль версій, безпеку і служби бібліотек для ділових документів;
- управління образами документів (document imaging) - захоплення, перетворення і управління паперовими документами;
- управління записами (документами) - довгострокове архівування, автоматизація політик зберігання і відповідності нормам регулюючих органів, забезпечення відповідності законодавчим та галузевим нормам;
- управління потоками робіт (workflow) - підтримка бізнес-процесів, передача контенту за маршрутами, призначення робочих завдань і станів, створення журналів аудиту;
- управління веб-контентом (WCM) - автоматизація ролі веб-майстра, управління динамічним контентом і взаємодією користувачів;
- управління медіа-контентом (DAM) - управління графічними, відео- і аудіофайлами, різними маркетинговими матеріалами, наприклад флеш-банерами, рекламними роликами;
- управління знаннями (knowledge management) - підтримка систем накопичення та доставки релевантної для бізнесу інформації;
- орієнтована на документ взаємодія (collaboration) - спільне використання документів користувачами і підтримка діяльності проектних команд.
Відмінність функціональності ECM-систем від систем електронного документообігу (СЕД), більш звичних на просторах СНД, полягає не тільки в тому, що основна одиниця, з якої працює СЕД, - це документ, у якого повинні бути реквізитна та інформаційна частини. СЕД обов'язково включає модуль автоматизації роботи канцелярії (робота з вхідними, вихідними і внутрішніми документами). У СЕД можуть також входити модулі автоматизації роботи з договорами, зверненнями громадян і т. д.
ECM теж працює з документами, але при цьому цілі управління документами інші і, відповідно, склад модулів теж інший. Мета ECM-систем полягає в створенні єдиного інформаційного простору організації, забезпеченні безперебійності інформації, що міститься в різних документах, надання кожному користувачеві всієї необхідної інформації в зручному для сприйняття вигляді.