IT.UA - home page

Меню
Product

Закупівлі та склад

Управління договорами

Система дозволяє ефективно вирішувати завдання

Question

Система дозволяє ефективно вирішувати питання

Наскрізний автоматизований бізнес-процес з управління контрактно-договірною діяльністю підприємства

Класифікація типів договорів, їх маршрутів узгодження та обробки

Організація єдиного централізованого сховища договорів і договірних документів із зберіганням робочих матеріалів, скан-копій підписаних документів, проміжних версій проектів і кінцевих редакцій

Перехід до електронного (без «паперового») погодженням контрактно-договірних документів в режимі реального часу

Використання шаблонів типових договорів і автоматизоване формування мульти-мовних текстів договорів

Оперативне оповіщення служб підприємства про необхідність опрацювання, коригування та узгодження

Розрахунок фінансової відповідальності (розрахунок санкцій)

Формування актів звірки за договорами, контроль виконання за сумами і номенклатури у будь-який момент часу, контроль надходжень і платежів

Використання цифрового підпису для узгодження договірних документів

Система дозволяє автоматизувати роботу з управління договорами на всіх етапах їх життєвого циклу: узгодження, ведення специфікацій, аналіз виконання, контроль платежів і умов оплати за договорами, підтримка архівів.

Ведення картотеки договорів і змін до договорів

Єдина картотека договорів і змін до них надає наступні можливості

  • Ведення різних типів договорів, гнучкий поділ доступу до типів договорів для груп користувачів
  • Реєстрація договорів, контрактів, угод
  • Автоматична нумерація договорів. Ведення паралельної нумерації
  • Фіксація параметрів договорів - стан, період дії, вид діяльності, галузь діяльності, тип договору, ініціатор, підрозділ і виконавець, тип розрахунків, умови розрахунків, валюта і вартість контракту, базова валюта розрахунків і т.д.
  • Підтримка архіву договорів
  • Формування тексту договору по підготовленим шаблонах
  • Зберігання оригіналів договорів та версій їх підготовки
  • Реєстрація протоколів узгодження і врегулювання за контрактами. Аналіз їх проходження і термінів узгодження
  • Реєстрація додаткових угод щодо зміни умов договору. Проведення змін

Узгодження договорів

Система дозволяє автоматизувати процедуру узгодження договорів, для чого використовуються наступні методики і процедури:

  • електронне узгодження договорів
  • віддалене візування, візування з мобільних пристроїв
  • типові та унікальні регламенти
  • формування пакетів оригіналів до листів візування
  • типові маршрути узгодження для внутрішньокорпоративних і зовнішніх договорів
  • електронні цифрові підписи (ЕЦП)

Ведення специфікацій до договорів

Основні можливості, що надаються системою для ведення специфікацій до договорів, перераховані нижче.

  • Опис різних типів специфікацій до договорів: на поставку продукції, на закупівлю ТМЦ, на послуги та ін. Можливість формування та аналізу виконання специфікацій декількох типів за одним договором
  • Опис специфікацій по вантажоодержувачам, умов поставки та оплати
  • Опис номенклатури (продукція, послуги, ТМЦ) за специфікаціями, фіксація кількості, цін і термінів виконання.
  • Можливість завдання цін в будь-якій  валюті
  • Виписка документів по специфікаціям, прив'язка номенклатури документів до номенклатури специфікацій для аналізу виконання
  • Контроль цін і кількості в документах у відповідності зі специфікаціями, можливість заборони відвантаження або оприбуткування по незатвердженим в договорі цінам і заборони перевищення кількості
  • Відстеження змін номенклатури специфікацій, кількості і цін за періодами змін і періодах дії
  • Аналіз виконання специфікацій за сумою і номенклатури
  • Зведене планування і аналіз виконання договорів по номенклатурі

Аналіз виконання договорів

В системі передбачені наступні можливості для аналізу поточної ситуації з виконанням договорів:

  • підготовка зведеного аналізу виконання договорів за вартістю будь-якого періоду в валюті договорів, а також у валюті аналізу по обраному типу курсів
  • опис фінансових санкцій (штрафи, пені і т. д.) і термінів настання відповідальності за договорами
  • підготовка актів звірки за договорами за будь-який період
  • підготовка аналітичних довідок і зведень за договорами

Контроль платежів і умов оплати за договорами

Для контролю платежів за договорами, а також умов оплати по ним, система надає наступні можливості:

  • формування різних умов оплати за договорами (передоплата, оплата після відвантаження протягом заданої кількості днів, часткові оплати, оплати за графіком, з моменту повідомлення про відвантаження ...) з прив'язкою умов оплати до довільних подій договірного процесу
  • формування графіків оплат і надходжень згідно з умовами оплати
  • засоби контролю умов оплати

Система забезпечує відображення розрахунків за договорами в бухгалтерському контурі.

Система забезпечує автоматичне ведення оборотних відомостей за розрахунками в розрізі договорів і валют розрахунків по кожному бухгалтерському рахунку розрахунків.

Система передбачає отримання звітів про хід виконання і поточний стан договірних зобов'язань за довільний період часу.

Advantages

Переваги
нашої системи

Скорочення трудоємкості обробки і узгодження договірних документів

Зниження тривалості циклу узгодження договірних документів

Багаторівневий контроль повноти та актуальності інформації на всіх стадіях життєвого циклу договірних документів

Автоматизоване формування та контроль виконання календарного плану платежів відповідно до умов оплат зафіксованих в договірних документах

Аналітична інформація по структурі договорів і додаткових угод, а також швидкий механізм отримання зведеної інформації за станом договірних документів

Зниження ризику несвоєчасного виконання умов укладених договорів і його оплати

Доступ до інформації з будь-яких пристроїв: планшети, смартфони, комп'ютери. Робота на різних платформах: iOs (iPad, iPhone), Android, Windows, ...

Залишились питання?

best practice

КЕЙСИ

Історії компаній, які вже посилили свій бізнес завдяки нам

Get in touch

Отримати
нашу бізнес пропозицію
Отримати
нашу бізнес пропозицію
Заповнити форму