IT.UA - home page

Документообіг

Документообіг існує в будь-якій компанії. Від його правильної організації багато в чому залежить ефективність управлінських процесів. Важливо щоб ваша інформація була організована, збережена, легкодоступна, захищена, зберігала конфіденційність і безпеку.

Управління контентом, як джерелом життєвої сили організації - це щось більше, ніж просто місце для зберігання і обробки інформації. Ефективно управляти контентом неможливо без правильної побудови бізнес-процесів і документообігу в компанії.

Для цього потрібна надійна платформа, яка надає цілий ряд можливостей.

Система IT-Enterprise вирішить багато проблем керівників по управлінню організацією, а також відповість на запитання керівників: Як швидко отримати інформацію? Як я можу забезпечити ефективну структуру мого контенту? Як мені отримати повний контроль над документами? та ін.

Комплексним рішенням для управління процесами, документообігом і завданнями в системі IT-Enterprise є SMARTMANAGER

Універсальний інструмент Smart Manager

• Єдине вікно для роботи з усіма бізнес-процесами, документами, завданнями
• Управління неструктурованими процесами шляхом створення кейсів, визначення відповідальних, постановки завдань
• Організація особистого планування і видача доручень шляхом роботи із завданнями
• Доступність в будь-який момент з будь-якої точки світу
• Простий і зрозумілий інтерфейс для користувачів будь-якого рівня
• Відкрита платформа для самостійного розвитку і підтримки системи
• Надійність роботи і безпечне зберігання інформації за рахунок вбудованих механізмів захисту

Управління процесами документообігу на базі рішення Smart Manager дозволяє компанії отримати наступні переваги:

• Оптимально організувати загальний документообіг компанії: вхідну, вихідну кореспонденцію, внутрішній документообіг (накази, протоколи, регламенти, службові записки та ін.)
• Реєструвати всі вхідні документи і обробляти їх в електронному вигляді незалежно від виду їх надходження (в паперовому або електронному), скоротивши час на їх обробку
• Створення проектів (вихідних і внутрішніх) документів стає набагато зручніше за рахунок застосування шаблонних форм за уніфікованими правилами, визначеними компанією
• Узгодження документів проходить швидше за рахунок колективної роботи з документами, створення версій, застосування електронно-цифрового підпису
• Підвищується контроль виконавчої дисципліни як на рівні виконавців, так і на рівні керівництва компанії за рахунок вбудованих можливостей (автоматичний контроль термінів, відповідальних). Можливість здійснювати моніторинг і контроль виконання документів
• Функція прив'язки документів дозволяє проводити цілісний аналіз питання
• Візуальне відстеження місцезнаходження документа і історію його обробки дозволяє отримувати відомості про історію всього життєвого циклу кожного документу
• Можливість залишати коментарі, уточнення або зауваження до документу, дозволяє оперативно вносити необхідні зміни або доповнення до нього
• Повідомлення та нагадування (push, e-mail, sms) сприяють оперативному реагуванню та вирішенню завдань, прийнятті рішень, обробці документів
• Зручний і швидкий пошук документів за різними реквізитами, за контекстом, за штрих/QR кодом
• Архівне зберігання документів дотримуючись усіх законодавчих норм і вимог (ведення номенклатури справ, формування справ, списання документів до архіву, знищення документів)
• Комплексний аналіз документообігу компанії за допомогою статистичних та аналітичних звітів (звітність різних форматів)
• Можливість делегування прав і повноважень дозволяє не зупиняти роботу з будь-яким бізнес-процесом на період відсутності відповідальних осіб

Рішення Smart Manager дозволяє організовувати і управляти документообігом за всіма видами діяльності компанії.