IT.UA - home page

Меню
Aside section
ПОВЕРНУТИСЯ ДО КЕЙСІВ

Система електронного документообігу на основі IT-Enterprise.SmartManager для державних організацій

Державні та комунальні установи
Система електронного документообігу на основі IT-Enterprise.SmartManager для державних організацій
kpiстворити єдину інфраструктуру роботи з електронними документами в МіністерствіПродуктДокументообіг та BPM
Час проекту1 рікРік кейсу2014
ГеографіяУкраинаГалузьДержавні та комунальні установи
ЗамовникМіністерство Освіти і науки України

Цілі проекту

Міністерство освіти і науки України - державний орган виконавчої влади України, який є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади та реалізує державну політику у сфері освіти і науки, науково-технічної та інноваційної діяльності. Центральний апарат Міністерства складається з 20 департаментів.

У 2014 році, після зміни керівництва міністерства і реорганізації його структури, було прийнято рішення про необхідність вдосконалення інформаційної інфраструктури Міністерства з тим, щоб вона відповідала сучасним вимогам. Одна з вимог часу - перехід на безпаперовий документообіг і спрощення для громадян можливостей звернеться до органів влади для вирішення поточних питань.

Перед впроваджуваною в Міністерстві системою ставилися наступні завдання:

  • Підтримка повного життєвого циклу інформації від її створення або введення до знищення, коли вона втрачає актуальність і цінність;
  • Створення єдиного інформаційного простору для зберігання і роботи з усіма типами документів в Міністерстві (подолання інформаційного хаосу);
  • Підвищення контролю виконавської дисципліни та прозорості руху документів;
  • Скорочення термінів погодження та затвердження документів;
  • Скорочення часу на пошук інформації;
  • Гарантія збереження документа;
  • Перехід на безпаперову технологію.

Опис проекту

В якості платформи для реалізації електронного документообігу в ході відритого тендера був обраний модуль SmartManager комплексної ERP-системи IT-Enterprise. Функцінал SmartManager значно перевершує можливості звичайної системи зберігання та управління електронними документами. Робота з системою починається з аналізу існуючих в організації бізнес-процесів (в тому числі і процесів документообігу). У переважній більшості випадків ці процеси вимагають удосконалення, і лише після їх узгодження з керівництвом ІТ-фахівці приступають до впровадження функціоналу SmartManager.

Від SmartManager вимагалося забезпечити роботу з документами будь-якого типу (згенеровані всередині Міністерства, а також вхідні та вихідні): реєстрація, узгодження і їх належне виконання. Можливість формування, накладення і виконання резолюцій і доручень. Так як Міністерство - державний орган, його уповноважені особи повинні мати можливість накладати резолюції і підписувати документи за допомогою електронного цифрового підпису.

Керівники підрозділів повинні мати можливість здійснювати контроль за виконанням доручень. SmartManager - не просто ІТ-платформа для організації електронного документообігу відповідно до бізнес-процесів організації. Це - ефективний інструмент управління командами виконавців. Тому в модулі SmartManager реалізований багатий функціонал для контролю за ходом виконання завдань.

Для відмови від паперових документів і переходу на «цифру» система повинна дозволяти інформувати співробітників про необхідність обробки документів по e-mail. Окрім адресної розсилки e-mail SmartManager дозволяє контактувати зі співробітниками за допомогою інтерактивних push-повідомлень, що проходять в системі.

Звичайно, в системі реалізовані і звичні функції організації електронного документообігу: ведення електронного архіву, формування історії обробки документів в системі, побудова довільних зв'язків між документами для упорядкування неструктурованої інформації, зберігання і подальша робота з електронними оригіналами документів різних форматів (Word, Excel, PDF, файли ілюстрацій), організація швидкого повнотекстового пошуку документів за будь-яким з реквізитів, передача відпрацьованих документів до архіву.

Ключові фактори проекту

На 30% скоротився час обробки документів

Результати роботи

В результаті виконаного проекту впровадження SmartManager вдалося організувати впорядковане і надійне електронне сховище документів. Час пошуку потрібного документа в новій системі скоротився на порядок. Безпека і збереження документів в системі забезпечена завдяки розвиненій і гнучко настроюється системі розмежування прав доступу до елементів сховища.

Впровадження електронних регламентів дозволило уніфікувати і стандартизувати процедури обробки документів. В рамках всього міністерства забезпечена повна прозорість документообігу, підвищено ефективність і керованість бізнес-процесів.

Корпоративна база знань з накопиченим досвідом вирішення типових питань запобігає появі вузьких місць і «незамінних» працівників. Завдяки SmartManager вдалося домогтися повного контролю циклу обробки документів з моменту їх створення/отримання до завершення виконання/архівування на всіх управлінських рівнях.

Завдяки створенню універсальної платформи роботи з електронними документами будь-яких форматів значно підвищилася швидкість виконання робіт співробітниками Міністерства, значно знизилося число помилок при роботі з великою кількістю документів.

Аналітичні звіти для керівників департаментів тепер формуються без додаткових витрат часу і ресурсів. Оперативне отримання керівником інформації про виконавчу дисципліну дозволяє своєчасно впливати на співробітників і значно підвищити ефективність роботи всієї організації.

Перехід на безпаперову технологію забезпечив:

  • зниження витрат на витратні матеріали;
  • скорочення часу на узгодження і обробку документів - виключення дублюючих дій, які відбувалися з паперовими документами;
  • виключення ризику втрати паперових документів - електронні верифіковані документи завжди знаходяться в надійному сховищі БД.
Get in touch

Отримати
нашу бізнес пропозицію
Отримати
нашу бізнес пропозицію
Заповнити форму