Впровадження електронного документообігу Smart Manager у Міністерстві інфраструктури України
| масштаб | 300 співробітників | kpi | обробку документів Міністерства здійснювати в системі електронного документообігу |
|---|---|---|---|
| Продукт | Електронний документообіг і BPM | Тривалість проекту | 1 рік |
| Рік кейсу | 2015 | Країна | Україна |
| Галузь | Державні та комунальні установи | Замовник | Министерство инфраструктуры Украины |
Цілі проекту
Міністерство інфраструктури України займається формуванням і реалізацією державної політики в сферах авіаційного, автомобільного, залізничного, морського, річкового, міського електротранспорту. Мінінфраструктури є центральним органом виконавчої влади в сфері транспорту, дорожнього господарства, надання поштових послуг та розвитку інфраструктури.
Керівництво міністерства поставило задачу повністю перейти на електронний документообіг, щоб домогтися:
- підвищення ефективності та якості роботи Міністерства
- скорочення термінів проходження документів і підвищити виконавську дисципліну службовців міністерства
- прозорості документообігу
Опис проекту
Міністерство - це орган державної виконавчої влади, в якому на законодавчому рівні регламентовано правила ведення документообігу. Підвищені вимоги пред'являються до швидкості обробки документів великих обсягів і до безпеки їх зберігання.
В системі реалізовано застосування електронного цифрового підпису для візування електронних документів і накладення резолюцій (фіксації рішень).
Зусиллями фахівців IT-Enterprise система була інтегрована з сайтом міністерства і з системою електронної взаємодії з органами виконавчої влади (РЕВ ОІВ), тобто документи між міністерствами і відомствами передаються виключно в електронному вигляді.
Результати роботи
В результаті впровадження системи електронного документообігу на основі модуля SmartManager комплексної ERP-системи IT-Enterprise документи державного рівня створюються і обробляються в електронному вигляді. Статистика показує, що щомісяця в системі створюється і обробляється близько 2 тис. документів, формується близько 32 тис. резолюцій/завдань. Час на створення, обробку та підписання електронних документів істотно скоротилося.
Досягнуто економії коштів міністерства завдяки економії витратних матеріалів.
Примітною особливістю реалізації даного проекту стало те, що всі 100% співробітників апарату міністерства є активними користувачами системи.
В результаті впровадження проекту обробка всіх документів здійснюється відповідно до регламентованих бізнес-процесів.
Завдяки впровадженню електронного документообігу документообіг став прозорим і контрольованим як на рівні Міністерства у цілому, так і на рівні підрозділів.