АК Київводоканал скоротив час обробки документів на 24% завдяки Smart Manager від IT-Enterprise
| масштаб | 7+ тис. співробітників, понад 400 користувачів | kpi | підвищити швидкість реакції на звернення громадян |
|---|---|---|---|
| Продукт | Електронний документообіг і BPM | Тривалість проєкту | 1 рік |
| Рік кейсу | 2015 — 2016 | Країна | Україна, 8 розподілених структурних одиниць |
| Галузь | Державні та комунальні установи | Замовник | ПрАТ АК «Київводоканал» |
ПрАТ АК Київводоканал — одне з найстаріших і найбільших водопровідних підприємств України та Європи. У 2012 році «Київводоканал» відсвяткував своє 140-річчя у статусі одного з найбільших комунальних підприємств столиці України.
Основним завданням компанії є фільтрація питної води та її подача в житлові будинки і на підприємства міста.
Керівництво компанії шукало шляхи підвищення ефективності управління підприємством. Зокрема, було поставлено завдання об'єднання усіх підрозділів підприємства в єдиній інформаційній системі і переходу до електронного обміну документами.
Опис проєкту
Для створення єдиного інформаційного середовища компанії було впроваджено модуль SmartManager, що входить до складу комплексного ERP-рішення IT-Enterprise Smart Manager — єдине робоче місце для роботи з усіма процесами підприємства. Модуль забезпечує доступ до документів і задачам з мобільних пристроїв будь-якого типу, володіє власним засобом перегляду і забезпечує роботу в Web.
Особливість підприємства — його територіальніний розподіл. Одне із завдань полягало в тому, щоб об'єднати всі підрозділи компанії в єдиному середовищі формування та обробки документів. Як результат, в системі SmartManager співпрацює головний офіс і 8 віддалених департаментів.
Робота громадської приймальні також здійснюється в єдиній системі. Завдяки цьому телефонні звернення громадян, запити по системі КМДА і запис на особистий прийом централізовано реєструються і обробляються електронним способом в SmartManager.
Якщо раніше одне звернення могло бути зареєстровано кілька разів у різних підрозділах у паперових журналах (документи могли загубитися і не дійти до адресата), то тепер в єдиній системі електронного документообігу кожне звернення точно ідентифікується.
Це виключає можливість дублювання звернень при поданні їх різними способами (телефоном, по системі КМДА, при особистому зверненні) і багаторазової обробки кожного з них. В результаті — в рази прискорена обробка звернень громадян.
Тепер будь-який житель міста, який має мобільний телефон, в кілька натискань може отримати необхідну довідкову інформацію та подати звернення за темою, що його цікавить.
Реєстрація та підтвердження автоматично заносяться в систему і відображаються у співробітників відповідального підрозділу в якості завдань. А керівник підрозділу бачить обсяг завантаженості своїх підлеглих завданнями, оптимально розподіляє завдання між співробітниками, а також відстежує прострочені та не виконані завдання.
Автоматизовано взаємодію центрів обслуговування з РД в плані швидкого і зручного укладання договорів з абонентами.
Результати проєкту
За підсумками виконаного проекту централізовано роботу головного офісу і всіх віддалених підрозділів в єдиній системі корпоративного документообігу. Підвищилася якість і швидкість обробки документів. Забезпечено прозорість і деталізація інформації.
Завдяки вдосконаленню у роботі ІТ-системи вдалося підвищити зручність роботи мешканців міста з системою реєстрації та швидкість реагування на заявки.