Вінницька обласна державна адміністрація впровадила електронний документообіг Smart Manager від IT-Enterprise
| масштаб | 1000 | kpi | кількість громадян, що обслуговуються за день |
|---|---|---|---|
| Продукт | Електронний документообіг і BPM | Тривалість проєкту | 1 рік |
| Рік кейсу | 2017 | Країна | Україна |
| Галузь | Державні та комунальні установи | Замовник | Вінницька обласна державна адміністрація |
Одним з яскравих прикладів ефективного застосування ІТ на благо держави є проєкт автоматизації документообігу ЦНАП Вінницькій області, над яким працювала команда фахівців корпорації IT-Enterprise.
Даний проєкт є складовою частиною всеосяжної стратегії застосування інформаційних технологій для побудови сучасної інфраструктури з надання послуг громадянам територіальної громади Вінниччини.
Доступність сучасних ІТ дозволяє владі застосовувати їх для надання громадянам широкого спектра адміністративних послуг.
Завдяки технологіям e-government створюються якісні механізми управління містом, ефективні форми організації співпраці з громадянами і бізнесом.
В ході реалізації комплексного проєкту були проаналізовані і оптимізовані процеси роботи ЦНАП та впроваджені засоби автоматизації документообігу центрів.
За допомогою інформаційної системи, реалізованої на базі ERP-системи IT-Enterprise, вдалося підвищити ефективність роботи адміністраторів ЦНАП.
Ведеться робота над побудовою та впровадженням регіонального порталу адміністративних послуг Вінницької області.
Перед командою реалізації проєкту ставилися наступні завдання:
- побудувати єдиний інформаційний простір і єдиний реєстр заяв громадян
- підвищити ефективність і якість надання адміністративних послуг
- скоротити час обробки заяв громадян
- забезпечити прозорість документообігу
- підвищити організаційну, управлінську та виконавську дисципліну ЦНАП
- оперативно контролювати своєчасність надання адміністративних послуг
- збирати статистичні дані та надавати аналітичну звітність
Рішення, що підключаються для даного завдання — Smart Manager.
Ключові показники
Проєкт
У рамках впровадження комплексної ERP-системи IT-Enterprise проводився аналіз чинних і подальша оптимізація процесів обслуговування заявників.
Оптимізація процесів обслуговування громадян
Схема процесу надання кожної послуги деталізувати до окремих операцій в кожному процесі, починаючи від звернення заявника і до отримання результату.
При цьому аналізувалися й уточнювалися призначення кожної операції, її тривалість і конкретний виконавець. Мета даної фази проєкту впровадження ІТ-системи — усунути зайві операції.
Електронна черга
Щоб швидко збирати всю необхідну інформацію від заявника, в ЦНАП зосереджені різні адміністративні служби.
Завдяки централізації збір даних здійснюється набагато швидше, і громадяни економлять свій час.
Але централізація адміністративних задач призводить до того, що ЦНАП просто не впоралися зі шквалом паперової роботи.
На щастя, розв'язувати дані проблеми під силу завдяки застосуванню сучасних інформаційних технологій.
Організація електронної черги для доступу до адміністративних послуг — це реальний інструмент підвищення ефективності обслуговування громадян.
Завдяки цьому рішенню робота між адміністраторами розподіляється таким чином, щоб потік відвідувачів безперервно і рівномірно просувався.
Заявник же завдяки впровадженню електронної черги направляється саме до того фахівця, який здатний розв'язувати його проблему.
Електронна черга — не просто засіб диспетчеризації, вона має потужний аналітичний інструмент, завдяки якому керівник ЦНАП бачить реальний рівень попиту на кожну адмін послугу і може збільшувати кількість адміністраторів на послуги з підвищеним рівнем попиту.
Крім балансування завантаженості адміністраторів електронна черга дозволяє керівнику порівнювати ефективність роботи адміністраторів на основі простих і зрозумілих метрик (кількість часу, необхідного на обслуговування відвідувача; кількість обслужених відвідувачів протягом робочого дня).
Оптимізація роботи адміністраторів ЦНАП
Працюючи з відвідувачами, адміністратор часто виконує ручні рутинні операції. Навіть якщо тривалість такої операції становить десяток секунд, протягом дня на них витрачається багато часу.
Завдяки ІТ-системі співробітники ЦНАП витрачають менше часу на рутинні операції, а відвідувачі економлять особистий час.
Аналізуючи час виконання операцій, а також їх кількість, за допомогою засобів аналітики в ІТ-системі керівник ЦНАП може легко визначити проблемні ділянки, відшукати резерви і вжити заходів щодо виправлення ситуації.