IT.UA - home page

Цілі проєкту

Перед командою реалізації проєкту ставилися наступні завдання:

• побудувати єдиний інформаційний простір на основі галузевого рішення e-Port;
• забезпечити інтеграцію державних органів, експедиторів та ІТ-системи порту в єдину інформаційну платформу;
• підвищити ефективність управління портовою логістикою;
• скоротити час проведення документів;
• забезпечити актуальність оперативної портової інформації;
• підвищити виконавську дисципліну в порту;
• забезпечити прозорість процедур закупівель.

Опис проєкту

Ми живемо в час, коли все дуже швидко змінюється, такі ж вимоги пред'являються і до сучасного бізнесу. Можна згадати багато компаній, які колись були лідерами у своїй ніші, а сьогодні на їх місце приходять інноваційні стартапи. Порти також мають навчитися адаптуватися, щоб бути конкурентоспроможними: пропонувати саме те, чого вимагає ринок в даний момент і те, чого немає у конкурентів. Важливо, що цей процес адаптації має бути постійним!

Стивідорна компанія «Ольвія» — велике портове підприємство, раніше відоме під назвою Спеціалізований морський порт «Октябрьск». Воно функціонує з 1966 року і завдяки тому, що навігаційний період триває цілий рік, є одним з найважливіших морських транспортних хабів України.

Порт розвивався як центр надання транспортних, промислових і комерційних послуг. Зростаючі потреби міжнародної торгівлі вимагали розвитку підприємства: порт перетворювався в хаб для міжнародних виробничих і дистрибуційних мереж. Керівництво порту поставило амбіційні завдання, які можна вирішити завдяки мінімізації витрат і підвищення прибутковості роботи порту: скорочення витрат порту і скорочення часу портового обслуговування.

Прагнення керівництва до оптимізації використання ресурсів і скорочення витрат призвело до необхідності впровадження комплексної ІТ-системи для автоматизації ряду завдань планування і управління. Керівництву порту важливо знати, чи повністю використовуються ресурси існуючої інфраструктури і досягається максимальна віддача при даній завантаженні порту.

Для розв'язання поставлених завдань було вирішено впровадити спеціалізоване галузеве рішення для портів e-Port, побудоване на базі ERP-системи IT-Enterprise.

Рішення складається з декількох функціональних блоків:

• Портова логістика — реєстрація надходження, переміщення і вибуття вантажів. Система призначена не тільки для фіксації фактичних значень, але для планування майбутньої діяльності, виходячи з вхідних даних та наявних заявок.
• Єдине вікно — підсистема обміну електронними документами з клієнтами порту і державними контролюючими органами.
• Електронний документообіг — рішення для формування, передачі по маршруту і зберігання електронних документів, а також для обміну ними з іншими зацікавленими сторонами, в тому числі і за допомогою мобільних пристроїв.
• Інтеграція з Укрзалізницею (УЗ) — спеціалізоване рішення для формування перевізних документів і замовлення подачі залызничних вагонів.
• Електронні закупівлі — рішення, що підвищує ефективність централізованих закупівель великого підприємства завдяки відкритим тендерним процедурам, реалізованим в системі ProZorro через електронну торгівельну площадку SmartTender.biz.

У числі перспективних завдань даного проєкту — впровадження системи бухгалтерського та фінансового обліку — ці модулі використовують дані вже розгорнутих підсистем, тому впроваджуються в останню чергу.

Система відкрита, і самі користувачі при необхідності можуть розвивати її, додаючи нові типи документів, і вводити нові бізнес-процеси. Ці дії не вимагають залучення кваліфікованим ІТ-фахівців.

Ключові фактори проєкту

Результати роботи

Побудувати єдиний інформаційний простір

Для вирішення поставлених завдань було впроваджено спеціалізоване галузеве рішення для портів e-Port, побудоване на базі ERP-системи IT-Enterprise. Це рішення відстежує ефективність роботи підрозділів і служб підприємства, а також надає керівництву загальну картину стану робіт в порту.

Документ часто проходить узгодження в декількох службах порту. Раніше на підприємстві діяв паперовий документообіг, внаслідок чого документи повільно просувалися по стадіях, а іноді і зовсім губилися. Тепер візування документів реалізовано в електронній формі, співробітники не покидають своїх кабінетів, документи не втрачаються, а важливі рішення приймаються оперативно.

Інтеграція державних органів, експедиторів та ІТ-системи порту

Важлива проблема, яку потрібно вирішити завдяки впровадженню ІС — це паперовий документообіг між портом і контролюючими органами (Митниця, Державна Екологічна інспекція тощо). Якщо раніше документи везли на візування у відповідне відомство і витрачали на це багато часу, то впровадження в порту системи електронного документообігу та її інтеграція з ІС держорганів повністю зняло цю проблему: затримки часу, зайві поїздки залишилися в минулому.

Забезпечити актуальність оперативної портової інформації

Одна з «родзинок» проєкту є робоче місце тальмана. Раніше тальман протягом робочого дня всю оперативну інформацію заносив в свій блокнот, і лише в кінці дня ця інформація переносилася в комп'ютер і ставала доступною для аналізу і прийняття рішень керівництвом. Тепер у кожного тальмана в порту є мобільний пристрій, за допомогою якого можна оперативно внести інформацію в систему і отримати вказівки від керівництва. Завдяки такому підходу в ІС порту завжди міститься актуальна оперативна інформація.

Підвищити виконавську дисципліну в порту

Керівники підприємства активно користуються системою, навіть перебуваючи у відрядженнях. Для доступу до необхідної для прийняття рішення інформації досить мати доступ до Інтернету — система підтримує роботу з різними мобільними платформами.

Забезпечити прозорість процедур закупівель

Всі потреби підрозділів порту консолідуються в єдиний план закупівель. А завдяки інтеграції ІС порту з системами партнерів закупівлі підприємства проводяться через систему ProZorro, торги оголошуються на електронному торгівельному майданчику SmartTender.biz