Цифрова трансформація процесу заготівлі молока для компанії «Бель Шостка Україна»
масштаб | до 30 користувачів | Продукт | Закупівлі та склад |
---|---|---|---|
Тривалість проекту | 10 місяців | Рік кейсу | 2019-2020 |
Країна | Україна | Галузь | Агросектор і харчова промисловість |
Замовник | ПАТ "Бель Шостка Україна" |
Цілі і завдання проекту
Перед командою проекту ставилися такі цілі та завдання:
- Підвищити рівень контролю визначення якості закуповуваного молока
- Мінімізувати людський фактор при аналізі молока
- Удосконалити планування поставок
- Оптимізувати витрати на перевезення молока
- Оцифрувати процес ціноутворення на молоко
- Побудувати єдину систему для обліку, оплати і контролю якості молока, яку в майбутньому можна буде масштабувати
Опис проекту
У 2019 "Бель Шостка Україна", підприємство міжнародної Групи Бель, шукало спосіб перевести процеси, пов'язані із закупівлею, прийманням і аналізом якості молока в єдину систему. Функціонуюче на той момент програмне рішення, розроблене спеціально для приймання молока, не охоплювало всі необхідні процеси, а саме: облік витрат на перевезення, ціноутворення, інтеграцію з аналізатором молока та інші. Паралельно з цим рішенням на підприємстві користуються системою SAP, в окремих підрозділах – Word і Excel, деякі звіти дублювалися на папері. Дані були розрізнені, роботу з ними потрібно було оптимізувати. Вибір зробили на користь платформи IT-Enterprise.
Команда проекту оцифрувала робочі процеси кількох підрозділів: ділянки приймання молока в цеху твердих сирів, департаменту сировини, лабораторії та бухгалтерії. Після закінчення проекту всі співробітники, задіяні в цих напрямах, будуть працювати в системі, яка збирає і консолідує всі потрібні для їх роботи дані.
"За багато років люди звикають до старої системи. Вона знайома до найдрібніших подробиць, місцями зручна, місцями ні, але багато чого їй пробачається через те, що вона сприймається як частина великого організму під назвою виробничий процес. Тепер, коли виникла необхідність заміни старого на нове, в нашій свідомості відбулася революція. Це зовсім інший рівень, інша ідеологія, інші можливості, які раніше не можна було собі уявити. Так, було нелегко, як завжди буває, коли стикаєшся з чимось незнайомим. Крім того, що знадобилося занурюватись самому, часто доводилося виступати в ролі психолога для колег, рівень опору змінам у яких іноді наближався до критичної межі. Але ми зробили це ", - коментує проект Дмитро Пікус, керівник департаменту сировини компанії "Бель Шостка Україна".
У 2020 році компанії завершили ще один спільний проект – управління кадрами і підбором персоналу на платформі IT-Enterprise. В майбутньому планується, що система покриє й інші напрями, в тому числі управління виробництвом і контроль якості твердих сирів.
Ключові результати
- Інформація з первинних документів потрапляє в систему за лічені години і хвилини замість доби
- Час на формування щотижневого звіту для оплати постачальникам скоротився на 80%
- Витрати на збір і доставку молока на підприємстві розраховуються і розподіляються в 6 разів швидше
Результати роботи
Визначення якості молока стало точнішим
Раніше частина результатів аналізів молока вносилася до системи вручну, це призводило до помилок. В ході проекту було запроваджено набір цифрових інструментів для проведення "сліпого" методу аналізу при прийманні молока. Тепер співробітники лабораторії, приймаючи молоко, аналізують зразки без прив'язки до оператора, виконавця аналізів можна легко ідентифікувати. Ці кроки дозволили мінімізувати людський фактор і точніше визначати сорт молока.
До проекту всі показники якості сировини вводилися в систему вручну. Тепер, завдяки інтеграції нової системи із вимірювальними приборами, сорт молока та його показники визначаються автоматично.
Облік об’єму молока при закупівлі
Кількість молока при прийманні вимірюється обладнанням Tetra Pak. Фактична вага прийнятого молока автоматично розраховується системою виходячи з параметрів, знятих з цього обладнання. Якщо задекларовані в супроводжуючих документах параметри відрізняються від фактичних, система автоматично генерує акт про відхилення.
Діджиталізація процесу ціноутворення
Перед початком переговорів щодо закупівлі молока задається діапазон допустимих цін з урахуванням витрат на заготівлю. Суми оплат за молоко визначаються виходячи з кількості прийнятого молока і його сортності.
Раніше ці суми розраховувалися в Excel, інформацію для них потрібно було вводити вручну. Зараз розрахунки проводять в системі IT-Enterprise, дані для них автоматично підтягуються з товарно-транспортних накладних.
Документування взаємодії з постачальниками молока
Інформація щодо під'їзних шляхів до ферм, поголів'я худоби і прогнозованих обсягів поставок молока фіксується співробітниками департаменту сировини за допомогою планшетів або смартфонів і миттєво потрапляє до системи. Ці дані систематизуються і допомагають приймати зважені рішення щодо співпраці з контрагентами.
"Будь-яке велике підприємство стикається з проблемою ротації кадрів. У компанії з'являються нові люди, йдуть старі. Це абсолютно нормальний процес, до якого всі звикли. Однак після кожної ротації нового співробітника потрібно інтегрувати і занурювати в роботу. Іноді доводиться розповідати все, що відбувалося у нас протягом багатьох років, намагаючись не упустити важливі нюанси. Зараз, коли в новій обліковій системі реалізована функція документування роботи з постачальниками молока, ми отримали можливість вести і зберігати історію цієї роботи, систематизувати і аналізувати дані, на їх основі оцінювати роботу співробітників з прив'язкою до конкретних KPI's. Завдяки можливості використовувати новий обліковий систему в мобільних пристроях, фахівці можуть вносити необхідні дані з будь-якої локації, де є доступ до інтернету. Нові співробітники зможуть швидше зануритися в процеси і почати працювати за своїми KPI's, оскільки всі дані для їх роботи доступні в системі ", - відзначає Дмитро Пікус.
Вдосконалене планування поставок
Раніше план поставок молока на місяць формувався вручну в Excel. В ході проекту були впроваджені інструменти, які дозволяють будувати план поставок автоматично. Плани будуються за аналогією із попередніми періодами. Рішення дозволяє регулювати план за різними критеріями. Наприклад, можна додати в графік обсяги попереднього періоду по парних або непарних днях.
На підставі цього плану система пропонує оптимальну послідовність точок завантаження молоковоза на кожному маршруті. Потім цей маршрут затверджується логістом, після цього система формує заявки на транспорт в кілька кліків.
Електронні ТТН
Товарно-транспортні накладні генеруються на підставі заявки на транспорт, до моменту прибуття сировини ці документи вже є в системі, їх не потрібно вводити вручну. Після доставки молока співробітники можуть легко ідентифікувати будь-яку партію, це покращує загальну простежуваності на підприємстві.
Електронні ТТН відображають всі операції з молоком в системі: від заявки на транспорт для його збору та доставки до розрахунку його вартості. Це забезпечує прозорий облік і контроль на всіх етапах.
"Робота з сировиною на виробництві передбачає злагоджену взаємодію цілої команди. Коли виникають проблеми, потрібно швидко знайти необхідні документи і відповідальних за різні етапи процесу співробітників. Зараз, коли в новій обліковій системі з'явилася можливість за допомогою електронної ТТН буквально пронизувати весь процес збору, транспортування та приймання молока з легкою ідентифікацією осіб, що вносять зміни в електронні ТТН, робота прискорилася і стала набагато комфортніше ", - говорить Дмитро Пікус.
Зручний облік транспортно-заготівельних витрат
Вартість молока залежить в тому числі від витрат на його заготівлю. Раніше ці дані були розрізненими, інтегрувалися вручну в електронних таблицях, де потім консолідувалися. Зараз всі дані для розрахунку витрат на заготівлю молока збираються із пов'язаних документів, витрати розраховуються в системі автоматично.
Імпорт даних про оплати за молоко
В системі налаштований імпорт виписок банку про фактично здійснені оплати за молоко. Завдяки їм бухгалтерія своєчасно і точно проводить розрахунки з постачальниками.
Новий рівень цифрової трансформації
Як зазначає керівник проекту з боку IT-Enterprise Павло Тимофєєв, такі проекти допомагають компаніям перейти на новий рівень управління бізнес-процесами. "Підприємства, які хочуть покращувати свої показники і залишатися конкурентоспроможними, повинні регулярно переглядати підходи і впроваджувати нові практики. Ручне введення інформації все ще поширене, але воно явно програє в швидкості і веде до помилок в даних, які зведені до мінімуму при використанні цифрових рішень".