IT.UA - home page

Цілі і завдання проєкту

Перед командою проєкту ставилися такі цілі та завдання:

• Підвищити ефективність і прозорість роботи управління персоналом.
• Оцифрувати і автоматизувати процеси по управлінню персоналом, які ефективніше виконувати за допомогою спеціалізованої програми.
• Скоротити час на табелювання, зробити процес оперативним і прозорим.
• Зробити процес підбору та найму більш зручним.

Опис проєкту

ПАТ «Бель Шостка Україна» є частиною Групи Бель — світового експерта в сфері виробництва порційного сиру. На підприємстві працює понад 300 співробітників. Компанія мала потребу в рішенні для управління персоналом, яке відповідало б вимогам законодавства і постачальник якого зміг би забезпечити його постійне оновлення і підтримку.

До цього на підприємстві користувалися системою, яка була досить складною в оновленні та технічній підтримці. Вибір зробили на користь рішення на платформі IT-Enterprise.

Можливості системи дозволили оптимізувати процеси управління персоналом і зробити більш зручним обслуговування і супровід програми. Рішення вже використовувалося сотнями клієнтів і акумулювало кращі практики середніх і великих компаній України, що теж вплинуло на вибір.

Проєкт впровадження тривав 11 місяців і вівся повністю віддалено, без виїздів на завод і в офіси. В ході проєкту були впроваджені такі модулі: штатний розклад, управління кадрами, табельний облік, розрахунок заробітної плати, підбір персоналу, інтеграція з системою контролю і доступу співробітників.

«Ще в середині 2018 роки ми зіткнулися з тим, що система для управління персоналом, впроваджена близько 10 років тому, абсолютно не відповідала сучасним вимогам у частині контрольованості, прозорості та масштабованості бізнес-процесів. Ми провели аналіз ринку існуючих системних рішень і відібрали кілька компаній для участі в тендері.

Рішення від IT-Enterprise було вибрано по ряду вагомих причин

• Поєднання вартості і можливостей запропонованого рішення.
• Відповідність нашим вимогам до IT-безпеки, можливості гнучких налаштувань доступу в розрізі користувачів і ролей.
• Можливість масштабування і самостійної доопрацювання продукту.

Ми вперше реалізували великий IT-проєкт у віддаленому режимі, і спочатку це викликало складності у ключових користувачів системи. Незважаючи на важкий старт, за рахунок значних зусиль всієї проєктної команди, постійної доступності для онлайн-нарад співробітників IT-Enterprise, їх уважності до всіх наших зауважень і вимог, ми змогли завершити проєкт з мінімальним відставанням від початкового графіка, не відчувши негативного впливу пандемії і карантинних заходів», — говорить Ігор Клімов, начальник IT-служби компанії «Бель Шостка Україна».

Після навчання «Бель Шостка Україна» сформувала на базі підприємства власний центр компетенцій силами фахівців внутрішньої IT-служби. Це дозволило вирішувати завдання безпосередніх користувачів більш гнучко і оперативно.

Паралельно на цій же платформі розгорнули управління заготівлею молока і взаємовідносинами з постачальниками. Функції системи планується розширювати на управління виробництвом твердих сирів і контроль якості цієї продукції.

Ключові результати

• Створено єдиний інформаційний простір підприємства, що підтримує оперативне управління персоналом.
• Налаштований максимальний збір та подання інформації в різних розрізах для прийняття оперативних рішень, пов'язаних з управлінням персоналом.
• Виконана автоматизація кадрового обліку з урахуванням зручності для користувачів.
• Доопрацьовано оперативний облік робочого часу персоналу.
• Налагоджено розрахунок заробітної плати за уніфікованими алгоритмами.
• Створено автоматизовану систему підбору персоналу.

Результати роботи

• Зручне табелювання і документообіг в електронній формі

На старті команда проєкту провела реінжиніринг процесів і запропонувала оптимізувати частину з них. Завдяки оптимізації бізнес-процесу табель стало зручніше звіряти перед направленням бухгалтеру із зарплати.

• Відповідність законодавству

При управлінні персоналом і розрахунку заробітної плати народжується колосальна кількість документації. Всі виплати, нарахування, відрахування, лікарняні та відрядження повинні розраховуватися і супроводжуватися документами відповідно до законодавства. Якщо у компанії немає рішення, яке підтримує ведення обліку відповідно до державних норм, навантаження співробітників зростає в рази. Система IT-Enterprise оперативно враховує всі зміни в законодавстві і надає актуальні оновлення, завдяки їй «Бель Шостка Україна» вдалося знизити навантаження співробітників, що працюють в Управлінні персоналом.

• Синхронізація з системою контролю доступу

Для частини співробітників підприємства заробітна плата розраховується відповідно до відпрацьованого часу. Для точного розрахунку виплат служба табелювання звіряється з прохідною, де співробітники фіксують час перебування на роботі.

В ході проєкту команда інтегрувала рішення з системою контролю доступу на вході. У рішенні, запропонованому IT-Enterprise, перевірку здійснювати зручніше і швидше.

• Зручний процес підбору персоналу

Система допомогла полегшити і автоматизувати процес підбору персоналу. Зараз весь цикл від заявки на пошук співробітника до публікації вакансій на сайтах, збору резюме, відгуків від зацікавлених кандидатів автоматизований, його більше не потрібно супроводжувати вручну.

Резюме кандидатів зв'язуються з заявками на вакансії, їх видно в єдиному ланцюжку. Рішення підтримує пошук по всіх ключових словах резюме і критеріям вакансій. Система допомагає швидше закривати позиції і в кілька кліків дізнаватися про статус кожної з них.

• Віддалене впровадження

Весь проєкт впровадження, включаючи первинне обстеження і навчання співробітників, був реалізований онлайн, без особистих зустрічей. Це стало можливим завдяки налагодженим процесам всередині команди клієнта й проєктній методології IT-Enterprise.

«Сучасні технології комунікації та налагоджений роками процес впровадження уможливили реалізацію таких проєктів онлайн. Цей формат взаємодії спрощує процес для всіх сторін і значно скорочує час, який компанії витрачають на проєкт», — відзначає Сергій Сич, керівник проєктів IT-Enterprise.