IT.UA - home page

Цілі й завдання проєкту

• Організувати управління бюджетом руху грошових коштів у режимі реального часу
• Скоротити час на формування бюджету
• Формалізувати й уніфікувати операції з введення та обробки даних про платежі й закупівлі
• Побудувати систему, яка дає змогу працювати з бюджетом, договорами, специфікаціями та платежами в електронній формі

Опис проєкту

ПрАТ «АПК-ІНВЕСТ» — вертикально інтегрована агропромислова компанія з повним замкнутим циклом виробництва, що включає рослинництво, виробництво комбікормів, тваринництво, перероблювання й реалізацію м’ясної продукції. Компанія є національним лідером промислового виробництва охолодженої свинини.

До впровадження системи бюджетування в компанії велося в Excel. Бюджет вівся в розрізі бізнес-сегментів і юридичних осіб. Дані збиралися  із замовлення в закупівлю від механіків цехів, служб господарського забезпечення та інших служб виробничих майданчиків у кожному бізнес-сегменті. Далі заявки направлялися в департамент постачання для проведення тендерів, оцінки вартості та визначення календарних планів оплат.

Після опрацювання службою постачання дані відправлялися в департамент економіки та фінансів для формування консолідованого бюджету. Зведення консолідованого бюджету було трудомістким і супроводжувалося низкою проблем, властивим неспеціалізованим ІТ-рішенням.

Відділ казначейства відповідав за фінансовий контроль і обробляв до 100 платіжних доручень щодня. Співробітникам доводилося використовувати дані з розрізнених неструктурованих джерел, включно з паперовими копіями контрактів і специфікацій.

У 2015 році компанія вирішила оптимізувати роботу фінансового департаменту й перевести управління бюджетом і закупівлями в спеціалізовану систему. Було потрібно мінімізувати людський чинник і отримати інструменти для оперативного управління та аналізу. Компанія вибрала рішення IT-Enterprise.

Через п’ять місяців в «АПК-ІНВЕСТ» система реалізувала запланований функціонал.

Протягом наступних кількох років система розширювалася та  у підсумку покрила роботу інших напрямів: було побудовано взаємодія з базою договорів і Клієнт-банків, розроблені звіти для аналізу фактичних потоків грошових коштів.

Команда проєкту, що включала фахівців IT-Enterprise і «АПК-ІНВЕСТ», створила інструмент, який дає змогу побудувати наскрізний процес роботи з бюджетом, договорами, специфікаціями та платежами в електронній формі.

«Завдяки проєкту співробітники за всім ланцюжком системи бюджетування отримали необхідну й оперативну інформацію.

На виробництві профільний співробітник у рамках майбутнього ремонту або технічного обслуговування обладнання вносить заявки в базу даних, при цьому має можливість створювати заявки заздалегідь, у міру виникнення потреби. Після ініціації заявки замовник може відстежувати статус заявки.

Департамент постачання отримує в замовлення ідентифіковану заявку з єдиної номенклатури, має змогу об’єднати заявки з різних виробничих об’єктів у єдине постачання, враховувати історію постачання. Менеджер може автоматично створити специфікацію для підписання з контрагентом і заявити в бюджет майбутніх періодів оплати по цій специфікації.

Керівництво компанії одержало інструмент гнучкого управління бюджетним процесом. У процесі розгляду бюджету є можливість переходити від верхнього рівня статей до розшифровки в розрізі номенклатури, специфікацій і договорів. Реалізоване ІТ-рішення дало змогу комплексно розуміти план закупівлі та план фінансування компанії.

Хочу зазначити, що результатом ми задоволені. При цьому процес впровадження такого проєкту є ресурсомісткий і вимагає високого ступеня залучення та мобілізації ресурсів, до цього потрібно бути готовим», — коментує Олексій Черниш, директор департаменту економіки та фінансів групи компаній «АПК-ІНВЕСТ».

Згодом в «АПК-ІНВЕСТ» почали використовувати й інші рішення IT-Enterprise: SmartSign для електронного документообігу та SmartTender для управління тендерами.

Ключові результати

• Компанія формує денний розподіл коштів, тижневий, місячний і річний бюджети в системі.
• Формування та аналіз бюджету займає до 1 години з моменту готовності окремих бюджетів на місцях, раніше зведення бюджетів у консолідований займало 1 день.
• Формування бюджетів на місцях суворо регламентовано, центри витрат працюють у рамках ресурсних довідників і статей обліку.
• З’явився інструмент відстеження процесу бюджетування, тепер у компанії можуть аналізувати статус виконання і знаходити вузькі місця.
• Фактичні бюджетні показники оновлюються в режимі реального часу.
• План фінансування закупівель формується на підставі специфікацій до договорів.