IT.UA - home page

Цілі і завдання проекту

• Організувати управління бюджетом руху грошових коштів в режимі реального часу
• Скоротити час на формування бюджету
• Формалізувати і уніфікувати операції по введенню і обробці даних про платежі і закупівлі
• Побудувати систему, яка дозволить працювати з бюджетом, договорами, специфікаціями і платежами в електронній формі

Опис проекту

ПрАТ "АПК-ІНВЕСТ" – вертикально-інтегрована агропромислова компанія з повним замкнутим циклом виробництва, що включає рослинництво, виробництво комбікормів, тваринництво, м'ясопереробку і реалізацію м'ясної продукції. Компанія є національним лідером промислового виробництва охолодженої свинини.

До впровадження системи бюджетування в компанії велося в Excel. Бюджет вівся в розрізі бізнес-сегментів і юридичних осіб. Дані збиралися починаючи з замовлення в закупівлю від механіків цехів, служб господарського забезпечення та інших служб виробничих майданчиків в кожному бізнес-сегменті. Далі заявки направлялися в департамент постачання для проведення тендерів, оцінки вартості і визначення календарних планів оплат.

Після опрацювання службою постачання дані відправлялися в департамент економіки та фінансів для формування консолідованого бюджету. Зведення консолідованого бюджету було трудомістким і супроводжувалося низкою проблем, властивим неспеціалізованим ІТ-рішенням.

Відділ казначейства відповідав за фінансовий контроль і обробляв до 100 платіжних доручень щодня. Співробітникам доводилося використовувати дані з розрізнених неструктурованих джерел, включаючи паперові копії контрактів і специфікацій.

У 2015 році компанія вирішила оптимізувати роботу фінансового департаменту і перевести управління бюджетом і закупівлями в спеціалізовану систему. Було потрібно мінімізувати людський фактор і отримати інструменти для оперативного управління та аналізу. Компанія вибрала рішення IT-Enterprise.

Через п'ять місяців в "АПК-ІНВЕСТ" система реалізувала запланований функціонал.

Протягом наступних кількох років система розширювалася і в підсумку покрила роботу інших напрямків: було побудовано взаємодія з базою договорів і клієнт-банків, розроблені звіти для аналізу фактичних потоків грошових коштів.

Команда проекту, що включала фахівців IT-Enterprise і "АПК-ІНВЕСТ", створила інструмент, який дозволяє побудувати наскрізний процес роботи з бюджетом, договорами, специфікаціями і платежами в електронній формі.

"Завдяки проекту співробітники по всьому ланцюжку системи бюджетування отримали необхідну і оперативну інформацію.

На виробництві профільний співробітник в рамках майбутнього ремонту або технічного обслуговування обладнання вносить заявки в базу даних, при цьому маючи можливість створювати заявки заздалегідь, у міру виникнення потреби. Після ініціації заявки замовник може відстежувати статус заявки.

Департамент постачання отримує в замовлення ідентифіковану заявку з єдиної номенклатури, має змогу об'єднати заявки з різних виробничих об'єктів в єдину поставку, враховувати історію поставок. Менеджер може автоматично створити специфікацію для підписання з контрагентом і заявити в бюджет майбутніх періодів оплати по цій специфікації.

Керівництво компанії одержало інструмент гнучкого управління бюджетним процесом. В процесі розгляду бюджету є можливість переходити від верхнього рівня статей до розшифровки в розрізі номенклатури, специфікацій і договорів. Реалізоване ІТ-рішення дозволяє комплексно розуміти план закупівлі та план фінансування компанії.

Хочу зазначити, що результатом ми задоволені. При цьому процес впровадження такого проекту є ресурсоємним і вимагає високого ступеня залучення та мобілізації ресурсів, до цього потрібно бути готовим”, - коментує Олексій Черниш, директор департаменту економіки і фінансів групи компаній "АПК-ІНВЕСТ".

Згодом в "АПК-ІНВЕСТ" почали використовувати й інші рішення IT-Enterprise: SmartSign для електронного документообігу та SmartTender для управління тендерами.

Ключові результати

• Компанія формує денний розподіл коштів, тижневий, місячний і річний бюджети в системі.
• Формування та аналіз бюджету займає до 1 години з моменту готовності окремих бюджетів на місцях, раніше зведення бюджетів в консолідований займало 1 день.
• Формування бюджетів на місцях суворо регламентовано, центри витрат працюють в рамках ресурсних довідників і статей обліку.
• З'явився інструмент відстеження процесу бюджетування, тепер в компанії можуть аналізувати статус виконання і знаходити вузькі місця.
• Фактичні бюджетні показники оновлюються в режимі реального часу.
• План фінансування закупівель формується на підставі специфікацій до договорів.