IT.UA - home page

Цілі проєкту

• Перевести документообіг інституту в електронну форму.
• Підвищити ефективність роботи співробітників.
• Скоротити час на обробку документів.
• Оптимізувати управління проєктами.
• Підвищити виконавську дисципліну.
• Створити сховище електронних документів в єдиній системі.

Опис проєкту

АТ КІЕП більше 85 років займається розробкою проєктів і будівництвом теплових і атомних електростанцій, електроцентралей, наданням інжинірингових послуг для електростанцій і для об'єктів промислового та житлово-цивільного призначення. Фахівцями АТ КІЕП спроєктовані десятки об'єктів в Україні та за кордоном.

У 2019 року в компанії прийняли рішення перевести роботу з усією документацією в електронну форму. Нова система повинна була покрити роботу більш ніж 500 співробітників інституту і допомогти вести проєкти більш прозоро. В результаті пошуку і оцінки компанії, яка допомогла б впровадити електронний документообіг, АТ КІЕП віддало перевагу IT-Enterprise.

«Перехід від паперового до електронного документообігу — вимога часу, в сучасних умовах це необхідно. Крім переводу документів в електронну форму ми хотіли організувати їх зберігання в єдиній системі, отримати можливість відстежувати маршрут і статус кожного документа, працювати з пов'язаними документами.

Система IT-Enterprise допомагає нам завжди бути в курсі статусів проєктів, ефективніше планувати наші терміни і ресурси», — відзначає Олександр Фоменко, директор з розвитку та управління АТ КІЕП.

Ключові результати

• Співробітники отримали можливість працювати віддалено.
• У компанії з'явився зручний інструмент для відстеження статусу проєктів.
• Автоматизація бюджету: система допомагає оцінювати витрати, підводити підсумки і планувати фінанси по кожному проєкту.
• Скоротився час обробки і проходження документів.
• З'явилася можливість відстежувати історію кожного документа, зв'язок між документами, обговорення.
• Вся інформація про договір зберігається разом, це спрощує роботу і заощаджує час на пошук.
• Створено єдине сховище електронних документів.
• Підвищилася виконавська дисципліна.

Результати роботи

• Оптимізація процесу роботи з кожним документом

На старті проєкту група співробітників КІЕП і IT-Enterprise проаналізувала і описала бізнес-процеси для більш ніж 40 типів документів. В ході роботи фахівці оцінювали доцільність кожного кроку в маршруті проходження документа і оптимальність кожного процесу. В результаті зафіксували процес для кожного документа і скоротили надлишкові операції, на які витрачалися ресурси і час.

• Елементи управління проєктами

У рішення для АТ КІЕП увійшли специфічні розробки, пов'язані з управлінням проєктами та проєктною документацією конструкторського інституту. Один з документів, який формується в системі і стає списком завдань за проєктом, — план проєктних робіт. Під кожен пункт цього плану в подальшому створюється список завдань, якими можна управляти і розраховувати вартість їх виконання.

У новій системі можна оцінювати статуси виконання проєкту в цілому і в розрізі кожного документа, дати дедлайнів, вартість завдань. Таким чином, система забезпечила оперативний доступ до управлінської звітності, що дозволило точніше будувати прогноз і приймати виважені управлінські рішення.

• Трекінг виконання робіт співробітниками

При виконанні роботи співробітник ставить відповідний статус в документі, при необхідності створює пов'язаний із завданням документ. Керівник перевіряє статус роботи, після підтвердження завдання вважається виконаним, це відбивається на сумі оплати праці співробітнику. Всі документи зберігаються в єдиній електронній базі, у користувачів є можливість звернутися до будь-якого з документів, а також оцінити час, витрачений на виконання завдання.

• Зручний обмін документами без паперу

В результаті проєкту всі співробітники інституту працюють в єдиній системі. Будь-який документ узгоджується всіма учасниками онлайн і підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП). При листуванні з зовнішніми контрагентами відповіді приєднуються до відправлених документів, всі етапи узгоджень і правок видно в єдиних ланцюжках, які допомагають відстежити кожну зміну в документі.

«Системи електронного документообігу вносять в організації хороший елемент дисципліни. При веденні трудомістких проєктів завжди є ризик втратити якийсь документ, а в системі завдяки взаємозв'язкам і чіткому регламенту втратити щось просто неможливо. Завдяки переведення документообігу в електронну форму мінімізуються помилки, до того ж керівники не витрачають час на контроль, адже система сама дає підказки виконавцям і бере на себе рутинні функції», — коментує Наталія Козлова, керівниця проєктів IT-Enterprise.