IT.UA - home page

Райффайзен Банк є частиною банківської групи «Райффайзен Банк Інтернаціональ АГ», Австрія. Банк пропонує широкий перелік стандартних та новітніх банківських послуг, якими користуються понад 2.5 млн клієнтів. 

Передумови

Райффайзен Банк та IT-Enterprise мають багаторічні партнерство та проєкти цифровізації на базі no-code/low-code платформи IT-Enterprise. Одним із таких проєктів є впровадження системи HR&Payroll, кором якої є оптимізація процесів обліку персоналу та заробітної плати працівників банку.

HR&Payroll-система покликана забезпечити високоефективне опрацювання інформації в єдиному IT-просторі, формування повної інформації для прийняття оперативних виважених управлінських рішень і підвищити рівень контрольованості бізнес-процесів завдяки фокусу на такі цифрові вимоги:

• охоплення всього спектру типових і специфічних функцій ведення даних про персонал та складання звітів;
• забезпечення процесу оформлення документів в електронній формі з використанням КЕП;
• виконання всіх законодавчих вимог щодо розрахунку заробітної плати та формування звітності;
• гнучкість налаштування системи під специфічні особливості банку та для забезпечення ідеології побудови процесів з урахуванням міжнародних стандартів;
• інтеграція системи з іншими програмно-технічними комплексами для завантаження/вивантаження даних щодо персоналу та заробітної плати.

Проєкт

Реалізація проєкту охопила комплексу цифровізацію основних процесів HR&Payroll, які згруповані в такі напрями: електронний персональний кабінет працівника, штатний розпис, адміністрування трудових відносин, розрахунок заробітної плати, формування звітності.

Впровадження системи HR&Payroll побудовано навколо цілей проєкту, які забезпечують:

• електронний сервіс взаємодії персоналу та банку;
• управління персоналом і нарахування заробітної плати у єдиному інформаційному просторі зі збереженням специфіки обліку в окремих підрозділах;
• ведення єдиної централізованої бази нормативно-довідкової інформації, зокрема в частині формування та ведення штатного розпису, роботи з персоналом, обліку використання робочого часу, нарахування заробітної плати тощо;
• ведення єдиної централізованої бази основних даних банку зокрема особової інформації працівників, пенсіонерів що працюють, звільнених, відсутніх у зв’язку з декретними відпустками тощо;
• ведення обліку використання робочого часу працівників із використанням довідників видів відсутності та присутності, графіків робочого часу, календаря робочих та вихідних днів тощо;
• формування штатного розпису структурних підрозділів будь-якого рівня та складності з використанням довідника посад, формування інформації щодо кількості працівників та вакантних посад тощо;
• ведення особових рахунків працівників з нарахування заробітної плати відповідно до законодавства України та внутрішньонормативних документів банку;

IT-рішення відповідно до вимог інформаційної безпеки, ІТ-підтримки, ІТ-архітектури, контролінгу та юридичних вимог банку.

Електронний персональний кабінет працівника/керівника

Райффайзен Банк запровадив електронний персональний кабінет — сервіс самообслуговування працівників та керівників, що забезпечив віддалену роботу працівників банку. Кількість користувачів системи, які користуються особистим кабінетом працівника та керівника, наразі понад 6 000 осіб.

У Райффайзен Банку впроваджено технологічну екосистему сервісів, з допомогою яких працівники можуть вирішувати будь-які питання за декілька кліків. Через систему IT-Enterprise співробітники банку керують своїм профілем, дізнаються детальну інформацію щодо зарплат, оформлюють відпустки тощо. 

Штатний розпис

Формування і коригування штатного розпису здійснюється на підставі сформованої організаційної структури банку. HR&Payroll-система підтримує ведення штатного розпису через бізнес-процеси за напрямами:

• формування штатного розпису банку та внесення змін до наявного штатного розпису
  Для кожної штатної одиниці визначаються ключові параметри — назва посади, кількість, категорія, рівень підпорядкування, ранг, бізнес-лінія, статус тощо. Зміни в штатний розпис вносяться у випадку коригування умов оплати праці, введення нових посад, зміни назв, рангів чи структурних змін через формування переліку змін.
• формування матриці посадових окладів
  Посадові оклади працівників банку визначаються на основі матриці, яка містить інформацію про ранги та схему окладів із коефіцієнтами. Для різних вертикалей існують окремі матриці, що підтримуються в системі через довідники рангів та коефіцієнтів. Схема окладів формується за видами категорій у розрізі груп підрозділів банку.

Адміністрування трудових відносин

HR&Payrol-система забезпечує підтримку всіх основних процесів управління персоналом, зберігання необхідної інформації про працівників, одержання доступу до інформації згідно із повноваженнями, забезпечення актуальності, цілісності та повноти інформації про персонал.

Перелік основних функцій щодо адміністрування трудових відносин налаштовано із використанням принципу залежності від часу, це:

• ведення персональних даних;
• ведення кадрових операцій по працівниках, формування кадрових наказів;
• ведення трудових договорів, договорів цивільноправового характеру;
• оформлення документів в електронній формі з використанням КЕП;
• автоматизований розрахунок усіх видів стажу, невикористаної відпустки;
• статистична, аналітична звітність
• облік листків непрацездатності;
• розрахунок лімітів відпусток та компенсацій;
• автоматичне створення пільг залежно від внесених документів та заявок;

Система IT-Enterprise забезпечує процес формування, обробки простих та групових документів, необхідних для ведення кадрової роботи. А також автоматичне формування всіх наказів з допомогою шаблонів банку підписання наказів КЕП. Після виконання всі дані відповідно наказу відображаються в персональній картці працівника.

Розрахунок заробітної плати

HR&Payroll-система консолідує низку детальних процесів щодо нарахування і виплати заробітної плати, основні реалізовані функції, це:

• розрахунок і виплата заробітної плати за першу половину місяця;
• розрахунок і виплата премій, зокрема, квартальних, річних, разових;
• остаточний розрахунок заробітної плати за місяць;
• розрахунок відпускних для працівників;
• індивідуальний повний розрахунок працівників, які звільняються;
• утримання аліментів, інших разових та періодичних утримань (згідно з законодавчими та внутрішніми нормативними документами банку);
• перерахунок зарплати окремих працівників, у разі необхідності, після проведеного загального розрахунку за місяць, включно з минулими і майбутніми періодами;
• розрахунок відрахувань обов’язкових податків, внесків та зборів із нарахованої заробітної плати з одночасним формуванням бази даних для подальшого складання щомісячних і квартальних звітів;
• формування бухгалтерських проводок у розрізі балансових рахунків (зв’язок із контролінгом);
• завантаження інформації про преміювання працівників;
• формування внутрішньої та зовнішньої звітності по заробітній платі, а також різного роду аналітичної користувацької звітності;
• можливість перегляду, друку та оплати по всіх розрахунках.

Крім цього забезпечено формування звітності, що пов’язана з нарахуванням та виплатою заробітної плати, утриманням (перерахуванням) податків та єдиного соціального внеску.

Формування звітності 

HR&Payroll-система забезпечує формування пакету звітності відповідно до вимог чинного законодавства України:

• державної статистичної, податкової звітності та інших звітних форм згідно із законодавством України;
• розпорядчих та внутрішньонормативних документів банку;
• внутрішньої оперативної звітності для контролю та прийняття управлінських рішень.

Характеристики проєкту

Проєкт цифровізації процесів управління персоналом і нарахування заробітної плати, впровадження системи HR&Payroll та електронного персонального кабінету працівника у Райффайзен Банку працює з:

Спільна робота команд Райффайзен Банку та IT-Enterprise дала змогу побудувати ефективну систему, що працює в екосистемі банку і продуктивно щоденно розв'язує завдання комунікації і професійної взаємодії працівників банку і банку, як структури.