ПАТ Укрнафта зацифрувала управління закупівлями та постачанням, аналіз бюджету закупівель і закупівлю спецодягу в ERP IT-Enterprise

ПАТ Укрнафта — найбільша нафтовидобувна компанія України. Видобуток нафти та газу здійснювався на понад 1800 нафтових і 160 газових свердловинах. У структурі підприємства два бізнес-підрозділи «Укрнафта-Схід» і «Укрнафта-Захід», у складі яких шість нафтогазовидобувних управління, три газопереробні заводи тощо.

Передумови

До старту проєкту цифровізації Укрнафта мала незадовільний статус процесів: понад 20 розрізнених облікових систем, неуніфіковані бізнес-процеси, достатньо низький рівень їхньої автоматизації, значні витрати на консолідацію даних, незадовільні умови для централізованого управління та формування консолідованої звітності. Це стало поштовхом для старту проєкту цифровізації.

Характеристики стану бізнес-процесів зазнали кардинальних змін під час проєкту впровадження no-code/low-code платформи IT-Enterprise, як ядра IT-процесів компанії Укрнафта.

«Проєкт цифровізації забезпечив Укрнафту уніфікованими та оптимізованими процесами. Впровадження ERP-системи змінило підхід до роботи й кардинально збільшило рівень автоматизації процесів», — говорить Ольга Чухманенко, керівниця управління бізнес-додатків департаменту ІТ Укрнафта.

З 2022 року в Укрнафті сформована IT-команда для підтримки та впровадження ERP-системи першої та другої лінії підтримки, що розвиває бізнес-процеси й ініціює відтворення нових процесів

Управління закупівлями та постачанням

Процеси закупівель потребували масової участі персоналу, оскільки в них залучені ініціатори потреби, закупники, куратори, коло осіб, що погоджує відповідні документи. Одночасно, ці процеси достатньо часто змінюються відповідно до вимог законодавства та організаційних змін у компанії. Остання суттєва зміна відбулася у зв’язку зі зміною форми власності компанії.

Під час цифровізації розроблено документ консолідації, який дає змогу закупникам на відповідній стадії бізнес-процесу в рамках одного предмету закупівлі об’єднувати декілька заявок від різних структурних одиниць в один документі.

• Пошук залишків ТМЦ перед закупівлею​
  Створено інструмент пошуку наявних залишків на складах перед запуском у роботу нової заявки на закупівлю. Це дає можливість зменшити затримку запасів на складах та збільшити коефіцієнт їхнього оберту.
• Автоматична розсилка комерційних пропозицій постачальнику
  У ERP-системі передбачена автоматична розсилка комерційних пропозицій​ потенційним постачальникам, що дало змогу:​
  — прискорити процес формування комерційних пропозицій​;
  — мінімізувати кількість помилок (і неврахованих потенційних постачальників​);
  — контролювати керівникам закупівельних процесів наявність/своєчасність/якість відправлених комерційних пропозицій​.
• Консолідація заявок на закупівлю​​
  Для оптимізації закупівельних процесів розроблено інструмент консолідацію заявок на закупівлю від структурних одиниць, що дало змогу:
  — закупникам на відповідній стадії бізнес-процесу в рамках одного предмету закупівлі об’єднувати декілька заявок від різних структурних одиниць в один документ.​
  — спростити процедуру закупівлі через «укрупнення» позицій ​
• База постачальників​
  Налаштовано онлайн-відображення всіх наявних договорів/тендерів/пропонувань за обраним постачальником і можливість добору постачальникам за обраною групою товарів/послуг​
• Планування бюджету закупівель, коригування планових заявок, аналіз виконання бюджету закупівель ​
  (принципово змінено первинну розробку в частині планових заявок на закупівлю та аналізу бюджету — зараз це повністю розробка власної IT-команди)​
  — планові заявки формуються за конкретними ресурсами або групами ресурсів, відповідно до ознаки в класифікаторі ресурсів, автоматично визначається особа для погодження плану закупівель​;
  — формування плану бюджету закупівель у розрізі ЦФВ і за компанією в цілому​;
  — відстежування факту виконання бюджету в режимі онлайн​;
  — можливість коригувань планових значень бюджету окремим документом, зі збереженням первинних планових значень​.

Аналіз бюджету закупівель

Метою автоматизації бізнес-процесу контролю бюджету закупівель була безпосередня оптимізація процесу закупівель. Результат було досягнуто через:
— обмеження подання ініціаторами заявок на закупівлю/оформлення договорів сумами затвердженого поточного бюджету;​
— інформування ініціаторів закупівлі про поточний залишок бюджету на етапі погодження заявок на закупівлю/договорів та перегляд у системі поточного стану виконання бюджету на закупівлю.​

Складники процесу аналізу бюджету закупівель

• Вхідною інформацією є процес планування закупівлі у форматі планової потреби/затверджених планових заявок. Аналітичний розріз: статті бюджету закупівлі, інвестпроєкт, структурна одиниця, центр фінансової відповідальності.​
• ​Використання бюджету фіксується у форматі резерву за заявкою/договором (залежно від ланцюга пов’язаних документів) і факту виконання.​
  На відповідних стадіях бізнес-процесу заявки на закупівлю та протоколу погодження договорів передбачено виконання процедури контролю бюджету — відповідальний працівник аналізує вільний залишок за статтею бюджету та виконує в системі дію погодження/відхилення.
• Вільний залишок за статтею бюджету може бути змінено з допомогою документу Коригування бюджету закупівлі, документ змінює поточну суму за статтею бюджету — у сучасних умовах дозволено перекидання сум між статтями без збільшення загального бюджету закупівель​.

Закупівля спецодягу

Розвиток функціоналу було направлено на максимальну автоматизацію масових процесів та інтеграцію із суміжними модулями ERP-системи.​ Тож повністю уніфіковано й автоматизовано бізнес-процеси за напрямами​:

• довідник для збереження норм за професіями та додатково в розрізі підрозділів;​
• фасетний класифікатор ресурсів за спецодягом;
• карти дозволених замін для аналогів та зв’язки еталонного ресурсу з фасетним (розмірним)​;
• формування плану видавання (індивідуальний та груповий) спецодягу на підставі норм, з урахуванням раніше виданих позицій (і аналогів)​;
• формування передачі в експлуатацію на підставі плану видавання спецодягу з урахуванням залишків на складі​;
• автоматичне списання спецодягу після завершення термінів експлуатації​;
• формування заявок на закупівлю на підставі плану видавання спецодягу (з урахуванням та без залишків на складах)​;
• формування особистих карток з обліку спецодягу в кабінеті працівника та кабінеті керівника​.

Результат

Під час проєкту комплексної цифровізації Укрнафта, реалізовано головну вимогу до створення первинних документів, як-от:

• правило однієї точки входу, що дало змогу уникнути дублювання подій;
• максимальне наближення місця створення документів до місць виникнення подій;
• максимальна автоматизація визначення реквізитів.

Автоматизована фінансова функція дає змогу досліджувати рух та залишки ТМЦ у розрізі інвестиційних проєктів та обліковувати відповідні витрати (є власною розробкою з обліку інвестиційних проєктів).

«Функція закупівель приєдналася до ERP однією з перших. Завдяки автоматизації ми бачимо увесь наш процес: від планування закупівель до постачання товарів на склад. Можемо подивитися історію проходження заявки та оцінити швидкість роботи кожного учасника процесу. Крім того, ERP інтегрована із закупівельними майданчиками, і зацікавлені особи отримують повідомлення, коли Укрнафта оголошує тендер. Отже, ми можемо переглядати історію закупівель, бачити динаміку зміни цін, тенденції до подорожчання чи здешевлення», — Сергій Мирний, директор департаменту закупівель та матеріально технічного забезпечення Укрнафта.

IT-Enterprise є цифровим партнером Укрнафта і працює над посиленням ефективності компанії.