Впровадження системи бюджетування в АТ Укрзалізниця: створення фінансового хабу в умовах воєнного стану
| масштаб | більше 3000 користувачів | kpi | створення єдиної інформаційнійної системи фінансового управління |
|---|---|---|---|
| Продукт | Фінанси | Тривалість проекту | 6 днів |
| Рік кейсу | 2022 | Країна | Україна |
| Галузь | Логістика, перевезення, транспортування | Замовник | АТ Укрзалізниця |
АТ Укрзалізниця — національний перевізник вантажів і пасажирів. Забезпечує 82% вантажних і майже 50% пасажирських перевезень, які здійснюються усіма видами транспорту. За обсягами вантажних перевезень українська залізниця займає четверте місце на Євразійському континенті, поступаючись, зокрема, залізницям Китаю та Індії.
З 2 березня 2022 року за постановою Кабінету Міністрів України №185 АТ Укрзалізниця уповноважена виступати фінансовим хабом для забезпечення функціонування держави в умовах воєнного стану.
В рекордні терміни з 2 по 7 березня 2022 року були імплементовані процеси для роботи всіх військових адміністрацій та профільних міністерств в єдиній інформаційній системі фінансового управління IT-Enterprise в АТ Укрзалізниця.
Наразі в системі фінансового управління працює 43 філіали плюс АТ Укрзалізниця, 25 військових адміністрації і 6 профільних міністерств. Разом працює 74 бізнес-одиниці. Користувачами системи є 3186 особи.
Проєкт цифровізації є виключно цікавим як за масштабністю структури, так і за глибиною пропрацювання процесів.
Команда АТ Укрзалізниця повністю пропрацювала концепт системи фінансового управління і, спираючись на значний досвід команди IT-Enterprise, разом впровадили і підпорядкували бізнес-процеси з підготовки бюджету, проведення платежів, управління ліквідністю.
Кейс “Підготовка бюджету”
Бізнес-процес підготовки бюджету складається з послідовних 10 кроків, які охоплюють роботу з “потребою” та з “бюджетом”.
1. Ініціація “потреби” в фінансуванні
Першим кроком є підготовка “ковзаючого бюджету” руху грошових коштів (Cash Flow), який планується на 3-х місячний горизонт планування.
АТ Укрзалізниця використовує ролінгове планування, що дозволяє кожного місяця планувати “потребу” і фінансування на 3-х місячний горизонт планування: найближчий місяць — має назву оперативний план; далі йдуть ролінг-1 і ролінг-2.
Кожного місяця ці періоди зміщуються на 1 місяць вперед. Це дає змогу отримувати в системі “потребу” та “бюджет” на 3 місяці вперед і формувати “Платіжні календарі” для управління ліквідністю на доволі великий горизонт планування.
Загалом ролінгове планування дозволяє актуалізовувати ліквідність на 3 місяці вперед, управляти касовими розривами (Cash Gap) та приймати завчасні управлінські рішення.
2. Процес погодження “потреби”
На даному кроці найбільш важливими є інструменти, які використовуються в процесі погодження.
Наприклад, керівник підрозділу, може погоджувати як окремо кожну “заявку-потребу”, так і може бачити й аналізувати “зведену потребу” по власному підрозділу. Для цього використовуються окремі інструменти фінансового аналізу, які дозволяють побудувати інтерактивні форми аналізу; подивитися зведену “потребу” у різних розрізах і порівняти її з планом, який був запланований в попередньому місяці; зробити порівняльну характеристику і, далі, акцептувати “заявки-потреби” з накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
3. Консолідація “потреби” на рівні групи
Для цього формується “форма бюджету” де відображаються всі показники: факт, прогноз до кінця періоду (потрібен для того, щоб вийти на прогнозні залишки до кінця місяця), “потреба” до кінця місяця вперед.
4. Винесення “потреби” на бюджетний комітет
Бюджетний комітет приймає рішення чи залишити “потребу”, чи зменшити, виходячи з певних об’єктивних чинників.
5. Встановлення лімітів на “потребу”
Результатом бюджетного комітету є документ, який лімітує суму витрат по кожному центру фінансової відповідальності та типу статей (захищені та незахищені статті). Ці показники надалі доводяться до Центрів фінансової відповідальності (ЦФВ).
6. Корегування “потреби” під встановлені ліміти
На даному кроці ЦФВ мають скорегувати скоуп своїх “заявок-потреб” відповідно до лімітів, які були встановлено.
Система IT-Enterprise автоматично контролює, щоб скореговані “заявки-потреби” не перевищували ліміт, який було встановлено по ЦФВ. І дозволяє проаналізувати зведені відхилення між “потребою” і встановленими лімітами та скорегованими заявками можна на рівні бюджетної форми, в яку додаються окремі показники, які дозволяють це виконати.
7. Формування та погодження “бюджетів” філій
Кожен філіал готує проєкт “бюджету” по філіалу, який затверджується відповідно до тих регламентів, які прийняти на філіалі (АТ Укрзалізниця має філіальну організацію структури, де кожен філіал під себе формує бюджет).
Для формування електронної версії “бюджету” використовується конструктор друку бюджетів, який дозволяє доволі гнучко на основі сконфігурованої форми сформувати друковану форму для накладання КЕП.
8. Формування “консолідованого бюджету” по групах
“Консолідований бюджет” містить в собі всю необхідну аналітику та початкові залишки.
А також: початкову “потребу” і ліміт, який був встановлений по кожному ЦФВ після бюджетного комітету; всі ролінги — плани, що були затверджені в попередніх періодах; “бюджет”, розподілений по періодах.
9. Балансування “бюджету”
Якщо “бюджет” на даному етапі вийшов незбалансованим — тобто на окремих періодах є від’ємні залишки — то можна виконати операцію “балансування бюджету”. Це може бути або запозичення кредитів, або покриття від’ємного залишку шляхом продажу валюти, або конверсії валюти.
10. Затвердження “бюджету”
На останньому кроці бізнес-процесу “бюджет” запускається на погодження — для зручності акцептування використовуються мобільний застосунок SmartManager або версія системи у web-клієнт RMD. Для накладання КЕП підтримуються всі типи ключів: файлові, апаратні, хмарні.
Ключові показники
Відеокейс "Впровадження системи бюджетування в АТ Укрзалізниця: створення фінансового хабу в умовах воєнного стану" за посиланням.