Впровадження системи казначeйства й управління ліквідністю в АТ Укрзалізниця
| масштаб | більше 3000 користувачів | kpi | створення єдиної інформаційнійної системи фінансового управління |
|---|---|---|---|
| Продукт | Витрати і контролінг | Тривалість проекту | 6 днів |
| Рік кейсу | 2022 | Країна | Україна |
| Галузь | Логістика, перевезення, транспортування | Замовник | АТ Укрзалізниця |
З 2 березня 2022 року за постановою Кабінету Міністрів України №185 АТ Укрзалізниця уповноважена виступати фінансовим хабом для забезпечення функціонування держави в умовах воєнного стану.
Наразі в системі фінансового управління працює 43 філіали плюс АТ Укрзалізниця, 25 військових адміністрації і 6 профільних міністерств. Сукупно працює 74 бізнес-одиниці. Користувачами системи є 3186 особи.
Команда АТ Укрзалізниця повністю пропрацювала концепт системи фінансового управління і, спираючись на значний досвід команди IT-Enterprise, разом впровадили і підпорядкували бізнес-процеси з підготовки бюджету, проведення платежів, управління ліквідністю.
Кейс “Проведення платежів”
Після погодження “бюджету” стартує процес “проведення платежів” і здійснення оплат. Бізнес-процес складається з послідовних 7 кроків, розглянемо кожен детально:
1. Генерація заявок на оплату
На кроці старту генерації оплат на основі поданих до “бюджету” заявок формуються заявки на оплату.
В єдиній інформаційної системи фінансового управління дотримується наступний принцип: документ вводиться один раз і далі виконується трансформація документа в інші документи згідно з бізнес-процесом.
Заявки на оплату генеруються по заявках, що є включеними до “бюджету”. Також зберігається вся історія трансформації від подачі заявки в план платежів майбутніх періодів до проведення оплати (виписка банку).
2. Ініціація надбюджетних заявок
Позапланові заявки — заявки, які не були включені до “бюджету” — можуть автоматично збільшувати бюджети або проходити окрему процедуру збільшення “бюджету” по матриці погодження. На цьому кроці відбувається автоматичний контроль договірних умов і контроль поточних зобов'язань і зобов'язань після оплати.
Кожна заявка проходить бюджетний контроль і в разі, якщо “бюджету” недостатньо, видається відповідний протокол контролю “бюджету”. В такому випадку потрібно прийняти рішення щодо зміни “бюджету”: це може бути або перерозподіл або збільшення.
Для оперативного аналізу консолідованого статусу виконання “бюджету” використовується консолідована “Зведена форма” інтерактивного аналізу виконання “бюджету”. В цій формі можна побачити всі аналітичні розрізи, в яких ведеться “бюджет”: статті, Центри фінансової відповідальності (ЦФВ), філії, валюти, показники (початковий бюджет, зміна бюджету, резерв, факт виконання, залишки).
“Зведеною формою” користуються ЦФВ, консолідовано на рівні групи, казначейства філіалів. Форма працює з урахуванням всіх типів доступів.
Працює контроль доступу до заявок:
— ЦФВ бачать заявки всіх підрозділів, але в рамках свого ЦФВ;
— підрозділи бачать заявки по всім ЦФВ, але в рамках свого підрозділу.
3. Зміна “бюджету”
У випадку дефіциту “бюджету” розпочинається процедура зміни “бюджету”. Для цього використовуються матриці погодження надбюджетів.
Матриця бюджетів визначає перелік осіб, які погоджують "бюджет", відповідно до критеріїв: діапазон сум, статті (захищені/незахищені), тип ЦФВ.
4. Процес погодження
Для зручності погодження та акцептування використовуються мобільний застосунок SmartManager або версія системи у web-клієнт RMD. Відбувається накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на електронну версію заявки.
5. Формування реєстрів платежів
На цьому кроці заявки стають доступними для включення в “реєстр філіалів”, для цього використовується інтерфейс “реєстр платежів”.
Кожен філіал після погодження скоупу заявок, формує реєстр, включає в цей реєстр заявки та запускає його на погодження відповідно до встановленого* бізнес-процесу. (*виділяються різні типи реєстрів, які мають свої маршрути погодження).
Автоматично формується електронна версія реєстру на яку накладається КЕП.
6. Формування консолідованих реєстрів по групі
Після погодження “реєстру філіалів” заявки стають доступними для додавання у “корпоративний реєстр”*.
*Значна кількість реєстрів обумовлена тим, що АТ Укрзалізниця має повністю централізовану модель фінансового управління. Все управління оплатами виконується з єдиного інформаційного фінансового центру і для цього використовуються “корпоративні реєстри”. Також активно використовуються інструменти аналізу як-от: пріоритетність платежів, доступність залишків та інші критерії, по яким заявки додаються в реєстр.
Автоматично формується друкована форма “реєстру платежів" з QR-кодами, який відправляється на погодження і на який накладається КЕП.
7. Проведення оплати
На фінальному кроці бізнес-процесу “Проведення платежів” відбувається процес здійснення оплат і відстежування статусів проведення оплати, як-от:
- погоджено до оплати;
- направлено в банк (коли платіжка вивантажена в Клієнт-Банк);
- відхилено банком (статус в оперативному режимі відхилених банком оплат);
- проведено банком (відстеження через завантаження статусів з проміжної виписки банку. Підтримується MT940 — особливий тип повідомлень SWIFT, який використовується для надсилання та отримання виписок з банківського рахунку на кінець дня. Тип повідомлення 940 — це стандарт SWIFT для електронної передачі даних виписки з рахунку);
- сплачено (після проведення виписки банку).
Для компаній, які управляють значним обсягом платежів перелік цих статусів і їх відстежування є вкрай необхідним для того, щоб в оперативному режимі бачити проведення оплат.
Кейс “Управління ліквідністю”
АТ Укрзалізниця активно використовує інструмент управління ліквідністю — “Платіжний календар” від IT-Enterprise.
“Платіжний календар” відображає інформацію на поточну дату та на весь горизонт планування відображає прогноз надходжень, платежів і прогнозовані залишки.
Інструмент дає змогу побачити потенційні касові розриви (Cash Gap), провести аналіз виконання оперативного фінансового плану, подивитися прогноз виконання оперативного фінансового плану до кінця періоду. Та, з урахуванням трендів, побачити яким чином буде виконано оперативний план, проаналізувати динаміку, залишки тощо.
“Платіжний календар” дозволяє виконувати бізнес аналіз за наступними напрямками:
- фактичних оплат на поточний момент;
- аналіз виконання оперативного плану та прогноз виконання;
- прогноз надходжень і платежів на різні горизонти планування;
- динаміка залишків на рахунках;
- грошовий потік по різним видам діяльності;
- аналіз за міжфірмовими угодами (InterCompany);
- потенційні касові розриви (Cash Gap);
- незбалансованість платежів і надходжень.
Ключові показники
Відеокейс "Оперативне фінансове управління в АТ Укрзалізниця" за посиланням.