IT.UA - home page

Меню
Aside section
ПОВЕРНУТИСЯ ДО КЕЙСІВ

Діджиталізація закупівель компанії РУШ (EVA та VARUS) із SmartTender, економічний ефект електронних тендерів у 250 мільйонів гривень у рік

RETAIL
Діджиталізація закупівель компанії РУШ (EVA та VARUS) із SmartTender, економічний ефект електронних тендерів у 250 мільйонів гривень у рік
масштаб11 тис співробітниківkpiДіджиталізація закупівель
ПродуктЗакупівлі та складТривалість проекту2 міс.
Рік кейсу2020КраїнаУкраїна
ГалузьRETAILЗамовникРУШ (EVA та VARUS)

Лінія магазинів EVA — це найбільша національна мережа магазинів краси та здоров'я, що пропонують широкий асортимент декоративної косметики, товари для догляду за обличчям і тілом, біжутерії, аксесуарів, побутових товарів, а також по догляду за дітьми. Сьогодні більш 8 000 000 чоловік є користувачами програми лояльності EVA МОЗАЇКА.

За 17 років компанія зросла до більш ніж 1 000 магазинів по всій території України, представила більше 30 000 асортиментних позицій, а також створила 42 власні торгові марки. Сьогодні штат співробітників мережі налічує більше 11 000 чоловік. EVA дотримується найвищих стандартів роботи з клієнтами і високого рівня корпоративної культури, що відображено в моделі сервісу компанії «EVA — це найкраща подруга, яка дарує щастя бути собою».

Процеси діджиталізації і закупівель в EVA

Компанія РУШ (Лінія магазинів EVA) закуповує товари, роботи та послуги, необхідні для забезпечення своєї діяльності. Що охоплює все, що закуповується не для продажу нашим покупцям, а необхідно для повноцінної роботи підприємства й розвитку мережі магазинів EVA. Це некомерційні закупівлі.

Вибір постачальників здійснюється виключно на конкурсних засадах. Для цього в 2013 році було створено підрозділ — Департамент некомерційних закупівель — з наступними завданнями:

  • систематизація та стандартизація об'єктів некомерційних закупівель;
  • організація та проведення конкурсів (тендерів) з вибору постачальників;
  • контроль дотримання постачальниками своїх тендерних зобов'язань в частині цін, умов поставки та якості.

«Система досконально формалізована у вигляді простих і зрозумілих кожному співробітнику "Правил некомерційних закупівель". Завдяки цьому сьогодні будь-яка заявка на закупівлю оформляється й узгоджується в заздалегідь передбаченій для цього формі в системі електронного документообігу компанії.

На корпоративному порталі на підставі систематизації нашого досвіду створені рішення, що дозволяють оперативно організувати конкурс із вибору та погодження постачальників будь-яких видів товарів, робіт і послуг — від офісного паперу до складського обладнання. Ми маємо величезний досвід у проведенні нестандартних, багатоетапних і навіть креативних тендерів.

У контексті подальшої діджиталізації цих процесів наша головна мета — робота над систематизацією того, що ми хочемо купити, щоб забезпечити компанії придбання якісно-оптимальних товарів і послуг з мінімально можливими цінами в найкоротші терміни», — Дмитро Шевченко, директор з контролю закупівель і тендерів Лінії магазинів EVA і мережі супермаркетів VARUS, голова тендерного комітету.

Процес переходу до онлайн-закупівель

За період з 2013 по 2019 роки Департаментом некомерційних закупівель було організовано понад 2 000 публічних конкурсів на поставку товарів, робіт і послуг. У кожен свій тендер запрошувалось 200-250 учасників. І при цьому співробітники тендерного відділу зобов'язані були кожному надіслати запрошення, зателефонувати та нагадати про терміни надання комерційної пропозиції.

Подальша «склейка» всіх пропозицій в один зведений лист — це трудомісткий та відповідальний процес. При системному підході до закупівлі і використанні електронного майданчика досить «завантажити» запит з основними параметрами закупівлі та відстежувати хід конкурентної боротьби онлайн. Тим часом співробітники департаменту готують нові конкурси.

Перехід до електронних закупівель був непростим: на онлайн-майданчик не можна додати щось із запізненням — всі складові тендерного завдання, всі умови тендеру повинні бути спочатку і однозначно зрозумілі всім його учасникам. Щоб переналаштуватися, потрібно було докласти чимало зусиль для систематизації та стандартизації закупівель.

В цілому всі тендери великі, технічно складні, місткі — і не кожен онлайн-майданчик міг підійти. Тому, перш ніж зробити свій остаточний вибір, кілька років команда компанії РУШ (Лінія магазинів EVA) «моніторили» і тестували різні електронні торгові майданчики. За цей час було перевірено 18 різних електронних торгових майданчиків (ЕТМ).

Виявилося, що SmartTender найбільш відповідає специфіці закупівель компанії. Розробники системи та фахівці, які супроводжують її, дійсно розуміють всі нюанси проведення таких складних, довгострокових тендерів. Крім того, для постачальників передбачена безкоштовна реєстрація, що істотно підвищує конкуренцію. А для організаторів тендерів — є гнучка система пакетів послуг.

Результати роботи в електронних закупівлях

З електронним торговим майданчиком SmartTender працюємо не так давно — з 1 січня 2020 року. Головні наші досягнення за цей час — систематизація закупівель і більш якісна підготовка технічних завдань, а також залучення більшої кількості перспективних постачальників до наших торгів. Тому департаменти, які ініціюють ту чи іншу закупівлю, стали ще більш скрупульозно підходити до підготовки конкурсів.

За рахунок роботи на майданчику підвищилася конкуренція в закупівлях, а з нею зросла наша економія.

економія від 10-15% дає компанії правильно організований тендерний процес. Використання ресурсу SmartTender ще більше збільшує цей ефект.
250 мільйонів гривень у рік — планова «тендерна економія», при обсязі витрат EVA, що становить близько 1 мільярд гривень щорічно.

Переваги автоматизації закупівельного процесу

З досвіду компанії РУШ (Лінія магазинів EVA) найбільш помітні та важливі наступні безумовні переваги онлайн-закупівель над традиційними офлайн-тендерами:

  • Швидкість проведення конкурсу — це дуже важливо в умовах швидкого розвитку.
  • Високий рівень конкурентної складової — більше потенційних постачальників і більше шансів на отримання мінімальної ринкової ціни.
  • Підвищені вимоги до якості тендерних завдань — це створює необхідність у систематизації роботи, що також дає позитивний результат саме по собі.
  • Прозорість конкурсу для його учасників — підвищує рівень довіри з боку постачальників і партнерів.

Економічний ефект від проведення онлайн-торгів

Приклад перший. Разовий тендер на поставку обладнання для одного з об'єктів компанії РУШ (Лінія магазинів EVA). Комерційні пропозиції від учасників тендеру стратували із мінімальною ціною у 7,4 мільйона гривень.

економія 700 тисяч гривень є результатом проведення онлайн-торгів.

Приклад другий. Тендер з самостійної закупівлі будівельних матеріалів, які передаються будівельним підрядникам.

економія на вартості у 38% в результаті переходу на самостійну закупівлю будматеріалів для відкриття нових магазинів EVA.

Закупівельний процес в EVA

«Системне адміністрування некомерційних закупівель почалось 7 років тому. На сьогоднішній день система та фахівці в області організації даного процесу є кращими, і не тільки в нашій країні. Ми активно вивчали світовий досвід, шукали зарубіжних консультантів, щоб поліпшити свою роботу, але системніше нас, ми нікого не знайшли. Можливо, саме тому сьогодні вже до нас, фахівців компанії «РУШ», звертаються, як до експертів в області некомерційних закупівель.

З нашого досвіду можу сказати, що для успішної організації процесу некомерційних закупівель потрібні дві групи фахівців. Перші — добре розуміють, який товар / послуга їм потрібна, знають всі їх тонкощі та деталі. Другі — добре розбираються в усіх нюансах тендерних процедур.

У нашому випадку департаменти дають заявку на закупівлю і повинні сформулювати детальний технічний опис її предмета. А фахівці тендерного відділу забезпечують проведення прозорого конкурсу, здійснюють після-тендерний ціновий і технічний контроль. Істотно полегшує роботу документальна й електронна формалізація процесу.

На початку нашої роботи з онлайн-майданчиком ми зіткнулися з ситуацією, коли до торгів були допущені всі компанії, що подали заявку. У підсумку на ціновому тендері переміг абсолютно незнайомий постачальник. Як виявилося, демпінг переслідував одну мету — «засвітитися» на великому тендері, а зовсім не забезпечити надійні, довгострокові поставки. Щоб уникнути в подальшому таких ситуацій — ми перейшли на роботу з попередньою фільтрацією постачальників на першому етапі тендера та фінальними торгами серед перевірених компаній», — Дмитро Шевченко, директор з контролю закупівель і тендерів Лінії магазинів EVA і мережі супермаркетів VARUS, голова тендерного комітету.

Get in touch

Отримати
нашу бізнес пропозицію
Отримати
нашу бізнес пропозицію
Заповнити форму