IT.UA - home page

Меню
Aside section
ПОВЕРНУТИСЯ ДО КЕЙСІВ

Львівська міська рада повністю відмовилася від паперових документів і перейшла до електронного документообігу

Державні та комунальні установи
Львівська міська рада повністю відмовилася від паперових документів і перейшла до електронного документообігу
масштаб1700 співробітниківПродуктЕлектронний документообіг і BPM
Тривалість проекту8 місяцівРік кейсу2020
КраїнаУкраїнаГалузьДержавні та комунальні установи
ЗамовникЛьвівська міська рада

У грудні 2018 року Львівська міська рада оголосила відкритий конкурс на найкращий проєкт модернізації системи електронного документообігу.

Переможцями було визнано команду IT-Enterprise із найкращою пропозицією розгортання нових технологій та інструментів електронного урядування, а також рішенням, яке дозволило автоматизувати обмін документами у всіх підрозділах Львівської міської ради та допомогло оцінювати завантаження співробітників в режимі реального часу.

Завдяки спільній роботі команди міськради та IT-Enterprise була створена єдина інформаційна система для обміну документами, яка наразі покриває всі підрозділи міськради  від депутатів до комунальних підприємств.

В системі ведеться все внутрішнє листування між комунальними підприємствами та установами, обробляються звернення та запити мешканців міста, відстежується навантаження на підрозділи.

Міська рада планує продовжувати роботу над проєктом: в майбутньому львів'яни зможуть замовляти, сплачувати та отримувати державні послуги онлайн, в особистому електронному кабінеті.

Мешканці міста матимуть змогу самостійно стежити за статусами своїх запитів, чи то видача довідки про місце проживання, чи то реєстрація земельної ділянки, чи то дозвіл на розміщення зовнішньої реклами, а також записуватися на приймання до керівників міської ради онлайн.

Перед командою проєкту ставилися такі завдання та цілі:

  • перевести документообіг міської ради в електронну форму;
  • підвищити ефективність та якість роботи міської ради;
  • скоротити час обробки документів, в тому числі внаслідок роботи користувачів системи із мобільних пристроїв;
  • автоматизувати  процеси створення, погодження, затвердження та обробки документів у рамках системи електронного документообігу міської ради з використання КЕП; 
  • підвищити якість контролю виконання управлінських рішень;
  • допомогти оцінювати завантаження департаментів та ефективність роботи учасників документообігу;
  • скоротити обсяг паперових документів та допомогти заощадити кошти на витратних матеріалах.

Ключові результати проєкту

Завдяки системі з’явилась можливість оцінювати швидкість опрацювання документів на кожній зі стадій. 

Підвищено швидкість роботи — що допомагає формувати KPI співробітників.

Єдина прозора система

До початку проєкту у Львівській міській раді існувала система, що не підтримувала використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Через це поряд із фізичними оригіналами документів існували їх електронні двійники, співробітникам доводилося витрачати час та ресурси на копіювання, на організацію зберігання паперів та на пошуки їх віртуальних копій.

В ході проєкту IT-Enterprise була створена єдина система, в якій фіксується кожна дія з документом, чи то відповідь на запит жителя, чи то листування між підрозділами або введення наказу. Потреба створювати паперові копії документів зникла.

Статус документа можна відстежити в будь-який момент: при створенні зверненню присвоюється номер і призначається виконавець, який підписує документ кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Кожну дію з документом або перепризначення на іншого співробітника можна переглянути в кілька кліків. Всі документи, які виникають під час опрацювання, пов'язані з початковим і доступні в єдиному ланцюжку.

Після впровадження системи керівники отримали можливість аналізувати завантаження кожного співробітника і відстежувати темпи обробки документів підрозділами.

Оптимізація процесів

Одним із завдань проєкту була оптимізація документообігу. Команда проєкту проаналізувала шлях кожного документа, щоб знайти вузькі місця і прибрати їх. При цьому аналізувались і уточнювались призначення кожної операції, її тривалість, участь різних підрозділів.

В результаті було описано і оптимізовано процеси для більш ніж 60 типів документів  від вхідних і вихідних листів, указів і доручень до відповідей на звернення громадян. Це дозволило скоротити час на створення, погодження та передачу на виконання документів та завдань.

Відмова від паперу

Робота міськради передбачає створення та обіг величезної кількості паперових документів.

Завдяки проєкту в березні 2020 року у Львівській міськраді повністю відмовилися від паперового листування між інституціями та установами. Так, всього за три місяці 2020 року в систему ввели майже 100 тисяч документів. Раніше всі вони мали дублюватися на папері.

«Ми будемо розвивати систему та покривати нею функції різних підрозділів. Наприклад, незабаром запускаємо електронну реєстрацію документів виконавчого комітету»,  додає Андрій Москаленко, заступник міського голови з питань розвитку.

Відповідність законодавству України

Згідно з українським законодавством, електронні документи набувають такої ж юридичної чинності, як і паперові, коли підписуються електронним підписом.

Електронний підпис  це унікальний файл-ключ, який неможливо підібрати. Він видається конкретному власникові та працює тільки в парі з його особистим паролем.

Система IT-Enterprise побудована таким чином, що будь-які зміни, які вносяться в документ, обов'язково підтверджуються підписом. Завдяки в системі можна відстежити, хто вніс коментар, правку або змінив статус документа.

До того ж система повністю відповідає сертифікатам безпеки та законодавству України щодо технічного захисту інформації, що було важливим для цього проєкту.

Get in touch

Отримати
нашу бізнес пропозицію
Отримати
нашу бізнес пропозицію
Заповнити форму