IT.UA - home page

Компанії, що входять до корпорації Біосфера є найбільшими виробниками та дистриб'юторами на ринку України товарів для дому, гігієни, професійного вжитку, приватних торгових марок категорії non-food в Україні. Експортний ринок продукції охоплює понад 30 країн з регіонів Східної, Центральної та Північної Європи, Середньої та Центральної Азії, Південної Америки й Африки.

Корпорація має 13 власних і 10 дистрибутивних брендів, 1000+ найменувань продукції, 40 млн одиниць продукції продається щомісяця та потужні виробничо-логістичні комплекси у Дніпрі, Фастові, Летичеві.

Біосфера є прикладом сучасної формації компаній, які мають некласичну структуризацію управління, а саме — наявність горизонтальних рівнів управління всередині вертикальної структури менеджменту. Подібна система взаємовідносин між компаніями та підрозділами є результатом багаторічного розвитку корпорації, який гарантує мобільність, ефективність дій та швидкі комунікації між всіма гравцями корпоративної шахівниці.

Старт співпраці

HR та IT-департаменти Біосфера разом стали замовником цифровізації напрямку з управління кадровим резервом і підбору персоналу всередині корпорації. Мета — зв’язати та підпорядкувати всі компанії й підрозділи єдиним цифровим стандартам й бізнес-процесам щодо виконання рекрутинг-завдань.

Рішення Рекрутинг від IT-Enterprise створено за принципом підвищення ефективності пошуку співробітників і мінімізації щоденної рутинної роботи. Завдяки чому фокус зусиль фахівців з підбору персоналу змістився на особисту взаємодію з кандидатами та на проведення об'єктивного аналізу і вибору.

Рішення з Рекрутингу у базовій конфігурації розв'язує наступні завдання зі швидкого формування власної бази кандидатів і співробітників:

• додавання вподобаних кандидатів у свою базу з сайтів пошуку роботи та із соціальних мереж;
• публікація вакансій на сайтах пошуку роботи та в соціальних мережах;
• отримання інформації щодо результатів спілкування з кандидатами;
• регламентація бізнес-процесу підбору персоналу від формування “заявки на підбір персоналу” до “наказу прийняття на роботу”;
• інформування учасників бізнес-процесу з підбору персоналу про хід роботи над закриттям вакансії;
• аналітика процесу підбору персоналу в різних розрізах: за рекрутерами, за посадами, за періодами тощо.

Впровадження. Стандартні задачі

Процес впровадження рішення Рекрутинг від IT-Enterprise нараховує п’ять стандартних кроків, по яких виконувались наступні роботи:

1. Синхронізація з Active Directory (AD).
Контролер домену Active Directory зберігає всю інформацію про інфраструктуру та користувачів, тому він легко використовується для входу у програмне забезпечення (ПЗ). Всі дані користувачів (логіни та паролі) зберігаються в єдиній базі даних, що спрощує роботу з ними. Тому, ми синхронізували доступи до програмних продуктів (ПП), які вже використовують співробітники Біосфери, із рішенням Рекрутинг від IT-Enterprise. Також за допомогою AD реалізуються безпекові політики.

2. Синхронізація з наявним обліковим програмним продуктом (ПП).
Налаштована синхронізація між обліковим програмним продуктом, який використовує корпорація Біосфера із рішенням Рекрутинг від IT-Enterprise, а саме з довідником посад, довідником персоналу, довідником підрозділів.

Синхронізація між системами “обліковий програмний продукт ↔ рішення Рекрутинг від IT-Enterprise” відбувається щоденно за планувальником. З періодичністю 1 раз на день замовник отримує у рішенні Рекрутинг від IT-Enterprise оновлення інформації щодо звільнених співробітників і прийнятих новачків. Таким чином довідник персоналу та довідник підрозділів постійно підтримуються в актуальному стані.

3. Налаштування бізнес-процесу “проходження заявки на підбір персоналу”.
Одне зі стандартних завдань — налаштування бізнес-процесу “проходження заявки на підбір персоналу” — виконувалася у межах модуля “Управління кадровим резервом – Підбір персоналу”. І дозволяє відстежувати й аналізувати інформацію за наступними критеріями та фільтрам: дата створення, стадія бізнес-процесу, статус, виконавець по стадії, профіль посади, відповідальний рекрутер, ініціатор, підрозділ, керівник тощо.

Стандартний екран заявки та сама “заявка на підбір персоналу” містить наступні інформаційні розділи:
— основна інформація (ПІБ, посаду, підрозділ, заробітну плату тощо);
— додаткова інформація (обов'язки, досвід роботи, спеціальні навички, умови роботи, додаткові вимоги тощо);
— опис для публікації на сайтах пошуку персоналу;
— опис публікації у соціальних мережах.

Стандартний функціонал заявки включає опис “обов'язків”: роль посади, область відповідальності, повноваження, основні функціональні обов'язки, ієрархію підпорядкування, ключові критерії тощо.

4. Налаштування бізнес-процесу “проходження кандидата”.
Налаштування бізнес-процесу “проходження кандидата” також є стандартною дією при впровадженні рішення Рекрутинг, яка прив'язується до бізнес-процесу “проходження заявки на підбір персоналу”.

Важливо, що обидва бізнес-процеси описав замовник самостійно, спираючись на власний досвід, тонке налаштування бізнес-процесів вже здійснювали фахівці IT-Enterprise.

На кожній стадії бізнес-процесу “проходження кандидата” налаштовані відповідні права доступу, також паралельно налаштовані й групи користувачів.

Налаштування груп користувачів здійснював замовник самостійно, команда IT-Enterprise надавали консультаційну підтримку.

5. Налаштування розсилок.
При надходженні “заявки на підбір персоналу” на ту чи іншу стадію бізнес-процесу здійснюється розсилка email листів зацікавленим особам за статусом цієї заявки.

Впровадження. Нестандартні задачі

Процес впровадження рішення Рекрутинг від IT-Enterprise мав два нетипові запита, які були налаштовані індивідуально під замовника.

1. Підбір персоналу у режимі “прив'язка до профілів посад”. Реалізовано вперше.
Класичний модуль Рекрутинг працює у двох режимах:

• “Вільний”: рекрутер вказує будь-яку посаду без прив'язки до будь-яких картотек. Наприклад, фахівець вказує посаду “водій” та відбувається пошук кандидата за цим запитом.
  
• “Прив’язка до “Штатного розкладу”: рекрутер вказує посаду з жорсткою прив'язкою до “позиції штатного розкладу”.
  
  Штатний розклад — це окремий модуль, який ведеться відповідно до законодавства, внутрішніх документів компанії тощо.
  
  За потреби створити “заявки на підбір персоналу” замовник прив'язує її до “позиції штатного розкладу”, і на основі цієї прив'язки система автоматично використовує необхідні параметри опису вакансії (рівень заробітної плати, досвід роботи тощо).

Вперше в рішенні Рекрутинг для корпорації Біосфера та за активної участі її команди, реалізована схема підбору персоналу у режимі “Прив'язка до профілів посад”*.

Картотека “Профіль посади” містить короткий опис вакансії (посадова інструкція в тезовому вигляді) та дозволяє вказати:
— чіткі параметри: наприклад, досвід роботи від 5 років, права категорії В, первинні навички обслуговування автомобіля (заміна олії) тощо;
— розширені параметри: наприклад, компанії, у яких співробітник працював до (назви) і яким надається перевага або небажані компанії;
— компетенції, які повинен мати співробітник, якщо компанія-замовник використовує словник компетенцій.

*Зазначене рішення дозволяє працювати як без модуля “Штатний розклад”, так і у разі подальшого масштабування та розвитку рішень (наприклад, додавання модуля “Штатний розклад”) органічно працювати з іншими модулями IT-Enterprise.

Класична схема використання картотеки “Профілів посад” — це прив’язка до модуля “Штатний розклад”. Один “профіль посади” (опис посади) може бути прив'язаний до кількох позицій штатного розкладу — це традиційна схема.

Замовник отримав можливість при формуванні “заявки на підбір персоналу” обирати необхідний “профіль посади” й отримувати з “профілю посади” опис вакансії. Далі замовник переводить “заявку на підбір персоналу” по бізнес-процесу на рекрутера. Рекрутер своєю чергою бачить усі необхідні вимоги щодо посади і починає пошук.

2. Делегування повноважень узгодження “заявок на підбір персоналу”.
При реалізації рішення з підбору персоналу у режимі “прив'язка до профілів посад” вирішено завдання делегування повноважень узгодження “заявок на підбір персоналу”.

Делегування* налаштовано у зв'язці з довідником персоналу та довідником підрозділів. Налаштовані фільтри: 
— керівник середньої ланки може заповнювати “заявку на підбір персоналу” тільки на вакансію свого підрозділу; 
— керівник вищої ланки — на всі підрозділи, які йому підпорядковуються.

Реалізована схема делегування дозволяє у кожному підрозділі обрати два співробітники, які можуть оформляти “заявки на підбір персоналу”. Критерії обрання співробітника, якому делегуються повноваження узгодження, можуть бути різноманітні — їх вказує замовник самостійно та довільно — на картці того чи іншого профілю посади.

*Зазначене рішення реалізовувано тільки для модуля Рекрутинг, хоча при масштабуванні може бути використане й в інших модулях IT-Enterprise для замовника.

Ключові показники

Основні вимоги компаній-замовників щодо кастомізації рішення Рекрутинг з практики впровадження, це:

1. Налаштування бізнес-процесів для різних типів “заявок на підбір персоналу”.
Наприклад, “заявка на підбір персоналу топменеджмент” та “заява на підбір персоналу співробітник”. Як правило подібні заявки мають окремі маршрути узгодження — відповідно потрібно і налаштування різних типів бізнес-процесів.

2. Доналаштування рішення до конкретних вимог замовника.
Компанії-замовники з нетиповими структурами управління часто мають індивідуальні вимоги до “заявки на підбір персоналу” та до її кастомізації, як-от: окремі довідники, додаткові поля заявки, за якими будується звітність і внутрішня аналітика компанії.

Наприклад, “заявка на підбір персоналу” може бути розширена окремими розділами: формальні вимоги до кандидата (обов'язкові та бажані), нестандартний процес відбору кандидатів, ключові критерії, нотатки тощо.