Remote management: які компанії отримають максимальну користь від системи керування проєктами під час кризи
Андрій Кушнір, керівник проєктів IT-Enterprise, про управління проєктами та про те, які компанії отримають максимальну користь від системи керування проєктами під час кризи.
Керування проєктами — це можливість отримати прогнозовані результати й виконувати проєкти без перевитрат і в точно визначений термін. На старті це дає змогу швидко й зручно отримувати їхній опис — формувати структуру завдань (робіт), терміни, трудомісткість, ресурси, фінансові показники.
В ході проєкту якісне управління дозволяє отримувати оперативну аналітику про статус завдань (окремо для тих, які на критичному шляху проєкту), зрив термінів (зокрема потенційних), доступність ресурсів, поточні фінансові показники. Завдяки спеціальним системам управління проєктами менеджери можуть автоматично отримувати дані про процес виконання завдань.
Якщо відбулися зміни, завдяки управлінню проєктами керівники отримують можливість швидко переформатувати проєкт — «заморозити» виконання завдання (роботи), автоматично посунути невиконані завдання.
Галузі, в яких найкраще застосовувати систему керування проєктами (СКП)
Системи керування проєктами (СКП) знадобляться будь-якій компанії, яка веде проєктну діяльність, адже управляти термінами та бюджетами потрібно практично всім. Ось декілька галузей, для яких система управління проєктами критична, і для яких оптимізація приносить швидкі результати:
- R&D (в чистому вигляді — інжинірингові, науково-дослідні й дослідно-конструкторські компанії).
- Важке виробництво (авіавиробництво, машинобудівництво тощо) зі своїми підрозділами розробки нової продукції.
- Ремонтне виробництво (мережеві графіки).
- Будівництво.
Насправді управління проєктами давно вийшло за межі цих галузей. Але якщо компанія працює в одній із цих сфер і досі не використовує спеціалізовані системи, оптимізація й робота з ними приємно здивує результатами.
Головні цінністі керування проєктами в організації
Головна цінність — це забезпечення керованості всіма процесами проєкту. Сюди входять:
- Просте й зручне формування проєкту на стадії планування за етапами, списками робіт, термінами, ресурсами, з урахуванням зв'язків між всіма роботами.
- Гнучке налаштування будь-якої складової управління проєктом — структури, нормативів, фінансових та економічних показників.
- Зручний збір й аналіз даних про фактичний стан проєкту на основі завдань, узгоджених документів та реальних подій.
- Розрахунок здійсненності проєкту й потрібних ресурсів: матеріали та обладнання, фінансові результати, завантаженість персоналу.
- Безперервність управління всіма складовими проєкту: відображення факту виконання робіт, автоматичний перерахунок показників, зсув термінів і виділення додаткових ресурсів, контроль фінансів тощо.
- Своєчасне рішення про припинення/тимчасове призупинення/продовження проєкту на основі аналізу даних його планових та фактичних показників. У системі можна налаштувати автоматичні сигнали «project good/bad» залежно від цих показників.
- Управління як окремим проєктом, так і групою проєктів, об'єднаних будь-якими складовими, наприклад, спільними ресурсами.
- Управління програмами й портфелями проєктів.
- Розгорнута аналітика проєкту.
В результаті менеджери отримують можливість приймати рішення щодо дій в проєкті на основі автоматизованого план-фактного аналізу. Вони керують не «паперовим» проєктом, а всіма сферами діяльності бізнесу, які необхідні для того, щоб він був успішним. В «Систему керування проєктами» входить планування, прогнозування, підготовка бізнесу (часто доводиться перелаштовуватись на ходу), кооперація команд, керування персоналом та багато іншого.