В IT-Enterprise розповіли як у перші тижні війни створювали автоматизовану систему закупівель ОВА із АТ Укрзалізниця
З березня 2022 року через спеціальну автоматизовану систему Казначейство на платформі IT-Enterprise, яка розгорнута в Укрзалізниці, за заявками обласних військових адміністрацій (ОВА) проведено понад 2000 платежів на загальну суму 5 млрд 370 млн.
Впровадження екстреного алгоритму закупівель стало рятівним для цілої низки українських підприємств, які змогли відновити або активізувати роботу. Комплексна автоматизована система управління фінансовими потоками запрацювала вже в перших числах березня, через тиждень після повномасштабного вторгнення російської армії в Україну. В процес були залучені фахівці обласних військових адміністрацій (ОВА), міністерств, Укрзалізниці.
На початку тотальної війни бізнес не працював, гостро постала задача запустити бізнес, щоб економіка запрацювала. Зокрема, в березні, отримавши замовлення від держави на постачання товарів, відновили роботу підприємства, продукція яких критично потрібна у воєнний час. Автоматизована система створила можливості для оперативних розміщення та оплати заявок, а також забезпечила максимальну прозорість процесів.
«Через пару днів після вторгнення ми отримали задачу максимально швидко створити автоматизовану систему, — відзначає Олег Щербатенко, CEO IT-Enterprise. — Команда була мотивована так, що 10-12 людей з нашого боку працювали фактично цілодобово, відволікаючись лише на декілька годин сну та на те, щоб чинити супротив агресору, здійснюючи DDOS-атаки на ворожі сервери.
Висококваліфікована команда спеціалістів Укрзалізниці, яка працювала в режимі 24/7, зробила все можливе і неможливе, щоб ці критично важливі процеси імплементувати в практичну площину. Фахівці з боку обласних адміністрацій та профільні міністерства, також були максимально включені в процес, тож автоматизацію було здійснено в нереально короткі строки, менше ніж за тиждень, завдяки наполегливості всіх учасників і тому факту, що сторони мали цифрову зрілість, працювали не з паперовими носіями, а мали основу для розвитку автоматизованих процесів. Певною мірою це знаковий кейс, але тоді ми не думали про це, просто всі разом робили все що мали».
«Впровадження такого рішення дало можливість в режимі онлайн, попри географічну віддаленість замовників та платників, організувати безперебійний процес забезпечення населення продовольчими та медичними товарами навіть в тих регіонах, де ведуться активні бойові дії», — відзначив Микола Гриненко, заступник директора Департаменту Закупівель АТ Укрзалізниця.
Наразі процес оплати заявок виглядає так:
- Обласна військова адміністрація (ОВА), яка є Замовником, в автоматизованому режимі формує заявку на оплату в системі Укрзалізниці, на базі рахунку структурованого формату, який виставляється постачальником.
По кожній обласній військовій адміністрації (ОВА) в розрізі профільних міністерств встановлюються ліміти, визначені на державному рівні. Введення заявок з перевищенням встановлених лімітів не допускається. - На заявку Замовником накладається кваліфікований електронний підпис (КЕП), після цього заявку перевіряє та погоджує профільне міністерство з накладанням КЕП.
Робота міністерств та інших учасників процесу виконується як через web-інтерфейс, так і через мобільний застосунок для цілей оперативного акцептування платежів. - Надалі заявка проходить ланцюжок погодження відповідно до внутрішніх регламентів Укрзалізниці з автоматизованим контролем відповідного фінансування.
Статус кожної заявку весь час відбивається в режимі online, тож відповідальна особа в обласній військовій адміністрації (ОВА) бачить на якому етапі перебуває платіжка. - Після оплати заявки в особистому кабінеті Замовника з'являється відповідна інформація та представник ОВА «в один клік» оприлюднює її на майданчику електронних державних закупівель ProZorro через тендерний майданчик SmartTender.biz.
- Кожного дня в системі формується звіти про статус зареєстрованих, погоджених та оплачених рахунків, які подається до Офісу Президента України.
Як відомо, особливості проведення публічних закупівель для забезпечення потреб функціонування держави в умовах воєнного стану передбачені відповідною Постановою Кабміну від 2 березня 2022 року № 185. Йдеться про закупівлю продовольчих товарів і пакувальних товарів, пального, лікарських засобів, вакцин, медичних виробів та обладнання, будівельних матеріалів для першочергових робіт на пошкоджених бойовими діями об’єктах.
Закупівля таких товарів здійснюється за тристоронніми договорами, в яких Замовниками закупівель виступають обласні військові адміністрації (ОВА) або центральні органи виконавчої влади, а платником — Укрзалізниця з бюджетних коштів. При цьому визначення кола постачальників, цін, обсягів закупівель, умов попередньої оплати віднесено (залежно від категорії товарів) до компетенції Мінагрополітики, Міністерство охорони здоров’я, Міненерго, Мінекономіки, Мінрегіону.
У квітні Кабмін ухвалив зміни в постанову від 2 березня 2022 року №185, зобов'язавши заявника оприлюднювати повідомлення про закупівлю протягом 5 днів після узгодження цін на товари. У зв’язку з чим було реалізовано механізм такої публікації «в один клік» безпосередньо з платіжної системи.