IT.UA - home page

Володимир Михайлов — технічний директор компанії IT-Enterprise, яка більше 30 років займається автоматизацією бізнес-процесів для великого бізнесу та державних підприємств. У своєму інтерв'ю він розповідає про сучасні системи електронного документообігу, електронного діловодства в українському бізнесі та державному секторі, а також — про тренди та рішення в цій сфері. 

Для початку просте запитання: що таке електронний документообіг, і для чого він потрібен?

— Електронний документообіг — це переведені в цифровий формат усі процеси по роботі з документами підприємства або установи. Замість паперів формату А4 — файли та цифрові таблиці, замість підписів і чорнильних печаток — електронний цифровий підпис та інші інструменти верифікації. Кожна юридична особа, незалежно від форми власності, розмірів, сфери діяльності працює з документами. Якісь із цих документів необхідно періодично переглядати та коригувати, якісь передавати іншим особам: державним службам, партнерам, контрагентам. Для цього документ необхідно надрукувати, узгодити з певними людьми, можливо, внести правки, потім відправити на підпис відповідальної людини, поставити печатку та провести цю ж процедуру з іншою стороною. Електронний документообіг дозволяє перенести весь цей бізнес-процес у цифровий вимір, відмовитися від паперу та заощадити величезну кількість часу та ресурсів.

Електронний документообіг — закономірний етап розвитку, частина цифрової трансформації світу в цілому. Колись усі документи писалися вручну майстрами каліграфії, це було не дуже швидко та зручно. Потім з'явилися друкарські машинки — писати стало набагато швидше та зручніше. Комп'ютери дали можливість змінювати документи та створювати необмежену кількість копій без особливих зусиль. Але в будь-якому випадку все зводилося до роботи з паперами: від печатки та підпису до відправки. Зараз, в еру діджиталізації, Інтернет, цифрові підписи, електронні бази даних, програмні рішення повністю замінили собою паперові носії та формують системні процеси е-документообігу.

Тобто, програми для електронного документообігу — це такі собі системи обміну цифровими документами між підприємствами й іншими юридичними особами?

— І так, і ні. Всі програми електронного документообігу можна умовно розділити за їх призначенням на два типи: зовнішні та внутрішні. Внутрішній документообіг — це все, що пов'язано з проведенням документів всередині підприємства, зовнішній документообіг — робота з документами з іншими компаніями, установами тощо.

Програми е-документообігу можна порівняти зі смартфоном. У кожного смартфона є операційна система — вона знає, де лежить який файл, як вони взаємодіють, з її допомогою ваш смартфон працює, та ви можете робити з ним якісь дії. Це — внутрішній документообіг. Такі системи дозволяють ефективно розпоряджатися документами всередині компанії, вести електронну базу документів, перенаправляти їх від однієї особи або відділу до іншого всередині компанії.

Система зовнішнього документообігу — це як браузер, за допомогою якого ви виходите з вашого смартфона в Інтернет. Вона дозволяє вашим документам "вийти в світ", потрапити до інших підприємств або установ, будучи при цьому офіційно підписаними та маючи юридичну силу.
Цей поділ досить умовний, адже існують і комплексні системи управління підприємством, в яких є модулі і для зовнішнього, і для внутрішнього користування. Але якщо говорити саме про документообіг, він має право на життя.

Чому це актуально для українських підприємств? Які причини переходу до електронного документообігу в бізнесі та державному секторі?

— Якщо просто — це вимога часу. Сьогодні кожен ринок — глобальний. Підприємствам доводиться конкурувати не тільки зі своїми співвітчизниками, й чим більше підприємство — тим сильніша конкуренція. В таких умовах будь-яка оптимізація означає підвищення ефективності та перевага над конкурентами.
Для розвинених країн це вже давно не в новинку. Культура електронного документообігу вкоренилася, й ніхто не використовує в офісах папки, папір і печатки. Український бізнес тільки дозріває для такого переходу, і першими на цей шлях стають великі підприємства. Якщо, скажімо, на заводі працює 10 000 чоловік, він випускає складну технічну продукцію, проводить безліч закупівель та укладає нові контракти, це передбачає величезну кількість документів. Електронний документообіг означає чітку систему, за допомогою якої процесами обміну й обліку документів можна керувати. Всі документи можна знайти в кілька кліків, з будь-якого пристрою, з будь-якої точки Землі, де є Інтернет.
У нас був реальний кейс, ключовим запитом якого була наступна теза: "Можливість ставити завдання підлеглим і відправляти документи, перебуваючи при цьому у виробничому цеху або на промисловій виставці". Ми зробили це — і клієнт щасливий, тому що все, що йому потрібно для управління компанією — це телефон. Це дуже зручно й економить багато часу, а час — це гроші.

Малі та середні підприємства не в повній мірі готові до застосування таких систем — вони часто не бачать в них потреби. Якщо компанія з 10 людей витрачає пару годин одного зі співробітників на місяць для обробки всіх документів, їм не потрібна система внутрішнього документообігу. Зовнішній е-документообіг такі підприємства використовують, в основному, як крок у відповідь на використання е-документообігу партнерами, для зручності ведення справ.

Що стосується державного сектора, то тут справи йдуть по-іншому. У 2018 році Кабінет Міністрів України видав Постанову №55 "Деякі питання документування управлінської діяльності", відповідно до якої електронна форма роботи органів виконавчої влади є основною. Прецедентом стала відмова КМУ приймати внутрішні документи не в електронному форматі. З січня 2019 роки так само роблять і міністерства. Це може й не всім подобається, хоча насправді це позитивний крок. 

Чому? Чи не краще дати державному сектору "дозріти" так само, як бізнесу?

— Тому що без ультимативного переходу до електронного документообігу його довелося б чекати роками. Державний сектор — досить консервативний, за рідкісними винятками команд новаторів на місцях.

Бізнес іде на цей крок, маючи конкретну мету та розпорядження керівних осіб. Можна вважати, що в державному секторі все відбувається так само, тільки керуючою особою є КМУ. При діючій законодавчій базі, нехай навіть при виділенні коштів, але без чіткого розпорядження процес зависає, відбуваються дії "для галочки". В результаті — немає ефективності. Коли є директива та тиск зверху — тоді починає відбуватися реальне впровадження, й електронний документообіг може запрацювати системно в держсекторі.

Те, що електронний документообіг поліпшить роботу держорганів, не піддається сумніву. Крім явних бонусів у вигляді швидкості й економії ресурсів, це допоможе їм стати більш прозорими. Поточне законодавство передбачає публікацію розпоряджень, постанов та інших нормативно-правових актів у відкритому доступі. Деякі держоргани виконують цю вимогу, деякі — лише частково, але в будь-якому випадку процес опублікування даних вимагає ресурсів. Електронний документообіг означає, що всі документи початково будуть створені в цифровому форматі та можуть бути автоматично опубліковані для громадськості (на сайтах держслужб тощо).

 Які рішення для електронного документообігу є у вашої компанії?

— Перш за все, наш флагманський продукт, ERP-система IT-Enterprise, містить модуль електронного документообігу ще з початку 1990-х. Як частина комплексної системи управління підприємством, він був незамінний, але довгий час залишався просто модулем. 5-7 років тому ми помітили інтерес до рішень е-документообігу та виділили його в окремий продукт — SmartManager. Це рішення IT-Enterprise призначене для великих гравців — великих підприємств, заводів, холдингів, яким потрібен як внутрішній, так і зовнішній оборот.
Лінійка програмних продуктів MASTER — це проект, створений за підтримки нашої команди, орієнтований передусім на малий і середній бізнес, а також на держсектор як коробкове рішення. MASTER стартував із базового рішення для бухгалтерського обліку в 2017 році. Зараз ми маємо ряд галузевих конфігурацій: MASTER:Бюджетні установи, MASTER:Зарплата і кадри, MASTER:ЖКГ, MASTER:HoReCa, MASTER:Агро, MASTER:Retail. Наступний етап розвитку — два рішення, націлених саме на цифровізацію документообігу — MASTER:Документообіг Обмін і облік і MASTER:Документообіг Комплексне рішення.

MASTER:Документообіг Обмін та облік — це система зовнішнього документообігу, яка просто надає компаніям можливість обмінюватися документами в електронному вигляді. Це рішення — просте, його можна розгорнути менш ніж за тиждень, включаючи реєстрацію всіх користувачів. Його цільова аудиторія — підприємства, яким поки не потрібна система внутрішнього документообігу, але яким доводиться мати справу з зовнішнім. Це ті ж держустанови, на яких йде тиск "зверху", але які поки не готові до комплексних змін.

MASTER:Документообіг Комплексне рішення задовольняє базову потребу організації в обміні та обліку, але крім цього — забезпечує класифікацію, зберігання документів, узгодження та рецензування, підготовку документів, звітність, аналітику. Це повноцінна система документообігу, яка може бути встановлена на комп’ютери досить великого підприємства або держустанови.

Також в кінці 2018 роки ми закінчили роботу над сервісом SmartSign. Це — хмарний сервіс для зовнішнього документообігу, що дозволяє обмінюватися електронними документами та підписувати їх. Він може бути вбудований у будь-яку СЕД або ж використовуватися як хмарне рішення через браузер. Це — максимально простий продукт, яким можуть користуватися всі, наприклад, малі підприємства, яким потрібно обмінюватися документами з клієнтом в електронному вигляді.

Зі SmartManager все ясно — це модуль ERP-системи, комплексне рішення для дуже великих замовників. А які переваги є у MASTER:Документообіг?

— По-перше, MASTER:Документообіг — це повнофункціональне коробкове рішення. Процедури документообігу — досить типові, тому, на відміну від інших систем, цей продукт можна просто встановити, та він підійде практично для будь-якого підприємства.

По-друге, MASTER:Документообіг не вимагає яких-небудь послуг впровадження, запрошення програміста з нашого боку. Будь-яка людина з боку замовника може самостійно почати роботу в системі та, в разі виникнення питань, звернутися по допомогу до вбудованого гіду.

По-третє, — це служба підтримки. Це один із головних плюсів MASTER. В цілому, ми розуміли, що при роботі з новим продуктом у користувачів будуть виникати питання, тому вклали чимало зусиль на створення та забезпечення злагодженої роботи служби підтримки. Користувач будь-якого з продуктів MASTER може звернутися в колл-центр у будь-який час і негайно отримати необхідну допомогу.

Те, що MASTER розроблений на платформі IT-Enterprise, дає можливість безкоштовно інтегрувати його з іншими нашими продуктами. Якщо, припустимо, компанія придбає MASTER:Документообіг Обмін і облік, а через якийсь час виявляється, що їй потрібна і внутрішня система документообігу, вони просто сплачують різницю у вартості продукту MASTER: Документообіг Комплексне рішення. Програми будуть працювати разом без будь-яких зусиль і додаткового конфігурування.

Крім того, продукти MASTER мають сучасний адаптивний web-інтерфейс, web-клієнт, що підтримує файли звичайного ПК, інструменти візуалізації аналітики, мобільний клієнт і безліч інших корисних сервісів. Це — сучасний продукт, що відповідає вимогам ринку в наші дні.

Чи є у ваших продуктів для електронного документообігу успішні кейси впровадження?

— Звичайно, основою наших успішних кейсів є впровадження документообігу як частини ERP-системи. Один з останніх прикладів — успішне впровадження SmartManager для Центру надання адміністративних послуг у Вінницькій області, й це — дуже хороший приклад співпраці замовника та постачальника системи. Ми дуже цінуємо, коли замовник йде в ногу з сучасними трендами та відкрито формує свої вимоги до системи.

Нам потрібно було підвищити прозорість і прискорити роботу Центру. Після впровадження електронного документообігу, ефективність роботи Центру дійсно зросла. В середньому, адміністратор ЦНАП отримав 1 годину економії робочого часу, який раніше витрачався на пошук та обробку документів. Вся інформація, документація та деякі послуги стали доступні громадянам в режимі онлайн. Кількість візитів до ЦНАП скоротилося в 1,5 рази, а кількість наданих послуг зросла на 15%. Це досить непогані показники й істотний бонус до роботи Центру, який видно неозброєним оком усім учасникам процесу.

Ці показники — типові? Яка ймовірність того, що результат впровадження документообігу буде таким самим і для інших установ або компаній?

— Він і не буде — тут все працює трохи по-іншому. Це геометрична прогресія: чим більше в компанії документів, чим вона масштабніша, тим більшим буде ефект від впровадження СЕД. Наше рішення може скоротити час, необхідний на роботу з документами, в середньому до 30-60 хвилин на день. Можна взяти час, який витрачається в середньому на цей процес в компанії зараз і співвіднести його з зарплатами співробітників. Хтось виграє десятки, хтось сотні тисяч, хтось — мільйони гривень.

Головна перевага для замовника — а це найчастіше керуючий менеджер вищої ланки або власник — це його розвантаження. Коли ТОПи не вимушені відволікатися та присвячувати весь свій час рутинним завданням, вони можуть займатися стратегічним управлінням. До якого економічного ефекту це призведе для окремого підприємства — передбачити практично неможливо, але різниця буде суттєвою.

Що зараз зупиняє ринок від переходу до електронного документообігу?

— В основному, це — відсутність ініціативи. У випадку з бізнесом, є ряд підприємств, які просто не готові до таких рішень. Так і тут: перш ніж встановлювати систему електронного документообігу, необхідно провести комп'ютеризацію підприємства. Ви здивуєтеся, але в 2019 році це — все ще невирішена задача для надиво великої кількості підприємств. Інші ж просто не бачать сенсу, і це означає, що система їм поки не потрібна.
Що стосується державного сектора, тут є ще й внутрішній опір. Часто тут працюють досить зрілі люди, які не відчувають ентузіазму відносно інновацій. Уявіть, що людина пропрацювала 35-40 років на держпідприємстві, а завтра до неї приходить керівник і каже: "З цього дня ніякої паперової документації — надсилайте документи через СЕД мені на ЕЦП". Деяким складно перенавчатися, деякі бояться скорочень через впровадження системи та саботують її впровадження. Практика показує, що навчання — не такий вже й складний процес, а хвиль скорочень в тих органах, де вже запровадили електронний документообіг, не було.

В цілому це — закономірний і поступовий процес, який рано чи пізно повинен відбутися. Тому не варто боятися — потрібно бути готовим до того, що світ змінюється.

Чи є у вас інформація про те, як електронний документообіг у державному секторі реалізований в інших країнах?

— Перед випуском на ринок MASTER:Документообіг ми шукали приклади та спілкувалися з багатьма компаніями. Нас вразив досвід Литви — там вже більше 20 років на ринку присутня компанія Nevda. Вона впроваджує та підтримує індивідуальні інформаційні системи для організацій державного сектора та комерційних компаній, в тому числі з СЕД. У них реалізований єдиний сервер центральних органів управління, коли компанія встановлює систему — вона підключається до цього сервера. Далі центральний орган просто підключає свої дочірні структури. В них також передбачено розміщення даних для держорганізацій у хмарі, про що у нас поки доводитися тільки мріяти.

Для держави це зручно — єдиний сервер забезпечує уніфікацію рішень і гарантує впровадження в усіх структурах. Дистриб'ютор рішення бере на себе все обслуговування та підтримку, і замовнику не потрібно переживати про підтримку та оновлення системи.

Нагадаю, Литва — це країна, яка 28 років тому була частиною СРСР разом з нами. Проте в них електронний документообіг у державному секторі функціонує на порядок краще та вже досить давно. В інших розвинених країнах, наскільки мені відомо, все відбувається схожим чином.

Ви згадали, що нашим структурам поки залишається тільки мріяти про хмарні технології, хоча перехід в хмару — це глобальний тренд. Чому так, і які ще тренди простежуються в сфері електронного документообігу?

— Так, хмара — це безумовно глобальний тренд, але в нашому випадку є законодавчі рамки. Проблема полягає в тому, що хмарні рішення функціонують як сервіс, тобто беруть плату за "підписку", а не одноразову покупку рішення. Державний сектор так не може — фінансування виділяється саме на одноразову покупку. Другий момент — це вимоги до безпеки. Кожна держструктура повинна мати у себе вибудувану систему безпеки, але на практиці це дуже дорого і складно, тому систем захисту належного рівня у нас немає. Але, тим не менше, вважається, що хмара, дата-сервери якої захищені всіма можливими засобами, є менш безпечним місцем зберігання даних, ніж власні сервери та системи.

Що стосується трендів в цілому, нас чекає тотальна цифровізація. Системи управління, документообігу, обліку — все це стає доступнішим, і скоро буде практично в будь-якій компанії. Однозначно, в тренді будуть "коробкові" рішення, які не потребують довгого налаштування, готові до використання відразу після покупки.

Важливим трендом буде масштабованість рішень, інтеграція з додатковими інструментами та функціоналом. Якщо компанія вирішить, що крім СЕД їм потрібен ще й автоматизований бухгалтерський облік, вона захоче, щоб ці рішення були інтегровані, та на їх поєднання не довелося витрачати величезний ресурс.

Ще один тренд — low-code платформи. Ніхто не хоче залежати від розробників і вводити кожну конфігурацію крізь довгий, витратний процес. Сучасні рішення повинні бути простими та доступними для конфігурації людьми, які не розуміють в програмуванні нічого.

Ну й останнє — все більша автоматизація, передача все більшого числа завдань машинам і алгоритмам. Технології штучного інтелекту та машинного навчання, які поки обережно впроваджуються передовими компаніями, через певний час стануть таким же звичайним явищем, як і звичайний ноутбук. Це змінить світ — швидкість обробки даних і прийняття рішень зросте в рази. Ми поки не знаємо, до чого це призведе, але майбутнє однозначно за цими технологіями.