IT.UA - home page

Львівська міська рада — це орган місцевого самоврядування, який представляє територіальну громаду міста Львова та здійснює від її імені та в її інтересах управління справами міста. У міськраді наразі працюють 2000 штатних працівників.

Команда IT-Enterprise продовжує розвивати інноваційні продукти, запроваджені в рамках цифровізації процесів Львівської міськради.

Про деталі співпраці розповів заступник директора з управління проєктами ЛКП «Міський центр інформаційних технологій» Львівської міської ради Дмитро Довбета.

Проєкт

Перший проєкт з впровадження електронного документообігу завершився у 2020 році. Після фіналізації великого проєкту далі цифровізація з додатковим функціоналом розширюється на інші напрямки діяльності Львівської міської ради.

Наразі Львівська міська рада працює в IT-Enterprise в наступних проєктах: сервіси «Портал мешканця» і «Квартирна черга», інтеграція з Microsoft 365 на базі хмарних рішень, блок кадрового обліку. Е-архів став одним з нових кейсів співпраці.

Е-архів

З 2020 року команда Львівської міської ради оперує усіма документами короткотривалого терміну дії лише у цифрі.

Зараз триває наступний етап — зацифрування документів тривалого зберігання та забезпечення їхнього зберігання згідно з правилами законодавства з відображенням місцеперебування документа в папері в фізичному архівному сховищі.

Всі документи в е-архіві зберігаються структуровано, розділено, з фіксацією фізичного місцеперебування (ряд, полиця тощо) в системі згідно з чинним законодавством. Фактично всі документи підготовлені для передачі в Державну архівну службу України в цифровому вигляді.

Запровадження електронного архіву забезпечило швидкодію роботи з документами, час на пошук документа в системі IT-Enterprise займає до 1 хвилини.

«Очікувано, що матеріали е-архіву будуть мати попит серед істориків, розслідувачів, українців, які хочуть встановити своє походження, родове дерево тощо. До прикладу, в рамках створення Львівського е-архіву заплановано зацифрувати журнал поховань на міських цвинтарях XIX століття, часів Австро-Угорщини», — відзначив Дмитро Довбета.

Завдяки навігації, запроваджений е-модуль дозволить не тільки швидше знаходити документи в фізичному вимірі (офлайн), але і ознайомлюватися попередньо з їх вмістом. Це значно прискорює процеси.

Важливо також, що фахівці IT-Enterprise запропонували модуль зі зручним та функціональним інтерфейсом, що буде корисно для кінцевого користувача. Наразі розпочався і триває процес зацифрування документів.

«Попри те, що повна відмова від зберігання важливих документів офлайн — перспектива не найближчого часу, наразі спостерігаємо ажіотажний попит на створення е-архівів від органів місцевого самоврядування, які активно впроваджують і інші цифрові інструменти та рішення. Львівська міськрада безумовно є одним з лідерів цих процесів. Вони розпочали їх задовго до того, як це стало мейнстримом в країні», — наголосив засновник і СЕО компанії IT-Enterprise Олег Щербатенко.

Як відзначили у Львівській міськраді, співпраця з IT-Enterprise розпочалася, коли фахівці мерії шукали професійну команду для створення комплексного рішення системи е-документообігу, елементи якої були б гнучко пов’язані на архітектурному рівні. 

Інтеграція з Microsoft 365 на базі хмарних рішень

Інтеграція з Microsoft 365 — це питання збереження в онлайн всіх файлів (документів, розпоряджень, постанов, вхідного-вихідного листування, службових записок тощо) і забезпечення роботи користувачів комфортно, з будь-якого місця і в єдиному цифровому розташуванні.

Зокрема, реалізовано рішення, що підвищує безпеку роботи з вкладеними документами: при віддаленій роботі бланки документів навіть на персональних комп'ютерах працівників відкриваються для редагування одразу в хмарі, а не в локальних десктопних версіях програм Microsoft.

Наразі фахівці запроваджують інтеграцію внутрішніх робочих процесів міської ради з Microsoft 365 на базі хмарних рішень. Це забезпечить оперативність, зручність і швидкість роботи користувачів і підтримку від IT-відділу Львівської міської ради.

Процес інтеграції з Microsoft 365 було розпочато вже після повномасштабного вторгнення рф, що значно підвищило гнучкість і мобільність працівників міської ради, які можуть працювати, навіть з укриттів, підкреслив Довбета.

Портал мешканця

Проєкт з впровадження «Порталу мешканця» відбувся у 2021 році в колаборації з компанією EPAM, яка відповідала за фронтенд, своєю чергою команда IT-Enterprise розробляла бекенд і внутрішню частину порталу.

Громадяни можуть, користуючись комп'ютером або мобільним телефоном, подавати заявку на отримання адміністративних послуг (АП), наприклад оформлення в оренду комерційної нерухомості, запис на послугу «Прописка» тощо. 

Подача заявок, оплата послуг і отримання інформації громадянами відбувається суто онлайн без відвідування ЦНАПів тощо. Якщо документ потребує фізичної видачі, то система сповіщає через SMS про статус готовності, час і місце його отримання.

Квартирна черга

Це онлайн сервіс, через який громадяни можуть отримати від влади житло відповідно до певних критеріїв. Раніше опрацювання цих послуг забезпечувалося старим програмним забезпеченням (ПЗ), що не відповідало сьогоденним потребам Львівської міськради.

В рамках проєкту сервіс «Квартирна черга» відтворено на платформі IT-Enterprise, плюс до сервісу прив’язані електронні документи, які формує Львівська міська рада при наданні цієї адміністративної послуги (АП).

При заповненні вебкартки «Квартирної черги» автоматично підтягуються електронні документи громадянина. Згідно з алгоритмом відбувається автоматичний розрахунок місця в черзі, надається номер і відповідно до певної періодичності йде автоматичний перерахунок. 

Вся інформація знаходиться в єдиній системі, тож можна побачити обґрунтованість місця в черзі згідно з документами Львівської міськради. Ця інформація є можливою для запиту на порталі для відстежування руху черги. 

Управління кадрами

Для Львівської міської ради запроваджено також і кадровий модуль, що є особливо зручно для її HR-служби. Великий обсяг робіт стосувався налаштування звітності для своєчасного подання в державні органи.

Зараз опрацьовується додатковий функціонал цього модулю, зокрема, запровадження автоматизованих показників ефективності. У майбутньому планується автоматизація рекрутингу і супроводження спеціаліста в його кар’єрному зростанні. 

«Співпраця з великими компаніями, на кшталт IT-Enterprise, не тільки оптимізує роботу, робить її більш ефективною і прозорою, а й значно підвищує безпеку інформаційних систем», — резюмував Дмитро Довбета.

Єдине цифрове середовище

Особливо зручно використання єдиної платформи IT-Enterprise для управління всіма проєктами і напрями роботи Львівської міської ради. 

Забезпечена єдина спільна довідникова база, інформаційна прозорість, пов'язаність проєктів між собою і використання єдиного цифрового простору, завдяки чому легко можна знайти повний ланцюжок необхідної інформації.

У 2020 році Львів переміг у конкурсі «Дієва Громада» від Міністерства цифрової трансформації України у номінації «Кращий документообіг».

Кейс щодо того як «Львівська міська рада повністю відмовилася від паперових документів і перейшла до електронного документообігу» за посиланням