IT.UA - home page

ПрАТ АК Київводоканал найстаріше і найпотужніше водопостачальне підприємство України та одне з найбільших у Європі. Першу чергу міського водогону було споруджено та запущено у 1872 році. Сьогодні вода з різних джерел — Дніпра, Десни та артезіанських свердловин проходить складні технологічні процеси її обробки перед подачею до споживачів.

Київський водопровід складається з близько ≈4,2 тис. км мереж — щодня цю відстань долає 700 млн літрів чистої води, які потрапляють до осель і підприємств Києва.

Стічні води, часто зі сміттям, по трубопроводах долають ≈3 тис. км та надходять до очисних споруд, де відбувається їхнє механічне та біологічне очищування.

Забезпечують ці життєво необхідні процеси для ≈3,5 млн абонентів-киян ≈7 тис. співробітників підприємства.

Перші впровадження автоматизації бізнес-процесів на платформі IT-Enterprise були реалізовані з 2008 року. У 2015 році керівництво ПрАТ АК Київводоканал шукало шляхи підвищення ефективності управління підприємством. Зокрема, головними завданнями були позначені — об'єднання усіх підрозділів підприємства в єдиній інформаційній системі та поетапний перехід до електронного документообігу — paperless.

Майданчиком комплексної цифровізації стала українська ERP-система, no/low-code платформа IT-Enterprise.

Етапи проєкту

Безперервний розвиток цифровізації ПрАТ АК Київводоканал відбувається поетапно і всередині єдиного цифрового середовища — впровадження модулів «1+1+1…», і, стратегічно, в напрямку безпаперового документообігу — paperless.

Цифрова трансформація за підтримки команди IT-Enterprise триває понад 10 років, безперервно. Головні функціональні модулі та проєкти наводимо нижче.

Управління ТОРО

Впровадження модуля управління технічним обслуговуванням і ремонтом обладнання (ТОРО) Smart EAM — це об'єктивна нагальна потреба компанії, яка має в обслуговуванні ≈7 тис. км мереж, десятки водопровідних насосних і каналізаційних насосних станцій, 450 од. спецтехніки тощо.

Відповідні інженерні підрозділи ведуть всередині цифрової системи ієрархічний перелік активів і обладнання, карти технічного обслуговування та інтерактивні схеми розміщення активів.

Також інженери управляють активами та ресурсами — слідкують за станом, проводять оновлення, підтримують в актуальному стані інформацію щодо основних фондів і ведуть облік ремонтних робіт.

Управління якістю

Лабораторії водоканалу реєструють всі проби води, які відбираються в точках контролю на водопровідних мережах, реєструються результати контролю, контролюються відхилення.

Підприємство ретельно контролює якість і склад води на кожному етапі, ведеться безперервний контроль якості процесів водопідготовки — щодня відбирається та аналізується близько 1 тис. проб.

Управління закупівлями

Для закупівельного підрозділу впроваджена заявкова компанія щодо товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Компанія використовує майданчик для закупівель SmartTender.biz.

Фахівці з закупівель в системі опрацьовують потреби до закупівель, виконують узгодження пропонованих постачальників матеріалів з замовниками, розміщують замовлення постачальникам і відстежують факт отримання.

Електронний документообіг

Кожен офіційний документ, згідно зі стандартами законодавства, має бути внесений до системи й опрацьований в цифровому середовищі діловодами, керівниками, іншими співробітниками, що долучені до бізнес-процесів узгодження документів.

Головний критерій і напрямок руху компанії це поетапний перехід до електронного документообігу — paperless. В умовах локдауну у 2020 році впроваджені модулі електронного документообігу допомогли підтримати безперервну роботу компанії, зокрема не припиняти розгляд проєктної документації по виданих технічних умовах.

Також електронний документообіг суттєво спростив комунікації співробітникам компанії та споживачам послуг під час повномасштабної агресії.

Цифровізація охопила всі види офіційного листування компанії, як внутрішнього, так і зовнішнього:

• облік внутрішнього листування — службові записки, накази, розпорядження.
• облік зовнішнього листування — вхідні листи, відповіді на вхідні листи, вихідні листи.
• електронне погодження договорів — основні умови (проєкти) договорів, договори.
• електронне погодження інших документів — проєктної документації, переліків боржників для претензійної роботи, до відключення від послуг.

Впроваджується послідовний підхід переходу до безпаперового документообігу — paperless. Від паперових заяв контрагентів на розробку документів до електронної подачі заяв і документів контрагентами в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Раніше контрагенти збирали необхідний пакет документів і в паперовому вигляді направляли на розгляд компанії. Після впровадження трансформованого бізнес-процесу контрагент використовує можливості віддаленої електронної подачі повного пакета електронних документів.

Пакет документів містить заяву, оформлену, згідно з формою, а також перелік необхідних супровідних документів.

Весь пакет документів контрагент завіряє в електронному вигляді, використовуючи КЕП, і онлайн-сервіс документообігу обміну електронними юридично значущими документами Signy.

Інтеграція з особистим-кабінетом споживача і вебсайтом

Зацифровано та спрощено отримання звернень споживачів і передача їх до онлайн-сервісу електронного документообігу Signy.

ПрАТ АК Київводоканал надає комунальні послуги великій кількості замовників як юридичним, так і фізичним особам. Компанія прагне робити це якомога якісніше і тому впровадила інтеграцію з Signy, що забезпечує роботу з електронними документами в особистому кабінеті споживача.

Онлайн-сервіс Signy розв'язав завдання «отримання звернень споживачів — передача їх в систему електронного документообігу» та дав такі результати:

• споживачі отримали можливість працювати з документами в електронному вигляді;
• об’єднано розділену мікросервісну структуру в єдиний процес обробки документів:
  — кабінет споживача;
  — систему білінгу;
  — систему внутрішнього документообігу;
• скоротилися витрати часу на роботу з юридично значущими паперами та її організацію;
• з’явилася можливість управляти документами дистанційно.

Тепер операції з рахунками, актами й іншими документами в особистому кабінеті ПрАТ АК Київводоканал виконуються за кілька клаців і з будь-якого гаджета.

Споживачі, користуючись функціями корпоративного сайту ПрАТ АК Київводоканал, можуть поставити питання за багатьма напрямки, і ці питання в залежності від контексту автоматично реєструються в системі документообігу у вигляді завдань для відповідних служб компанії.

Управління договірною діяльністю

Управління договірною діяльністю охоплює планування, укладення, виконання та контроль за виконанням договорів між сторонами і відбувається виключно в електронному форматі.

Управління казначейством

Впроваджено модуль щодо оперативного управління фінансами. Організована заявкова компанія і ведення руху грошових коштів.

Фінансова служба в системі планує використання грошових коштів, веде заявки на платежі, узгоджує платежі, веде платіжний календар.

Проєктна робота

Важливою стороною реалізації проєкту стала командна робота, а також самостійний розвиток процесів інструменти no/low-code платформи IT-Enterprise і силами центру компетенції компанії.

Наприклад самостійно реалізуються індивідуальні задачі — дистанційний збір, моніторинг, групування, відстежування, аналіз даних з точок обліку, лічильників для надійного контролю і оптимізації виробничих процесів.

Ключові показники

Комплексна цифровізація дає інструменти для ефективного управління всіма бізнес-процесами та покращує керованість всередині ПрАТ АК Київводоканал і відносин «компанія і замовники» у форматах B2B (компанія — комерційні споживачі) і B2C (компанія — споживачі), що дозволяє отримати наступні ефекти.

А також покращення швидкості реагування відповідних служб, зменшення часу на прийняття управлінських рішень керівниками та відповідальними особами.

Для прийняття управлінських рішень використовуються аналітичні звіти за актуальними даними.

Загалом, ці показники дозволяють компанії відстежувати ефективність впровадження цифровізації та приймати управлінські рішення для подальшого вдосконалення бізнес-процесів.

Навіть в поточних складних умовах ПрАТ Київводоканал розвивається і впроваджує нові цифрові бізнес-процеси.

Кейс ПрАТ АК «Київводоканал» скоротив час обробки документів на 24% завдяки Smart Manager від IT-Enterprise — за посиланням.