ПАТ Укрнафта цифровізувала управління персоналом, розрахунок заробітної плати та атестацію робочих місць в ERP IT-Enterprise

ПАТ Укрнафта — найбільша нафтовидобувна компанія України. Станом на 2024 рік видобуток нафти та газу здійснювався на 1 807 нафтових і 164 газових свердловинах. У структурі підприємства два бізнес-підрозділи «Укрнафта-Схід» і «Укрнафта-Захід», у складі яких шість нафтогазовидобувних управління, три газопереробних заводи тощо.

Проєкт

З допомогою інструментів IT-Enterprise оптимізовані та уніфіковані бізнес-процеси, наводимо ключові підпроєкти, які є прикладами співпраці між IT-командою Укрнафта та командою розробника.

«Сьогодні величезна частина роботи з кадрового адміністрування виконується в ERP. Ми вносимо в систему та формуємо на друк накази, табелі, графіки відпусток, штатні розписи, вивантажуємо звіти, довідки, передаємо документи для оплати на бухгалтерію, отримуємо заявки на відпустки від працівників, проєкти табелів від табельників. Тепер навіть складно уявити, як усе це можна робити без ERP. Ми постійно беремо участь у тестуванні нових функціоналів, вносимо пропозиції щодо доопрацювань, зокрема через часті зміни законодавства та диджиталізацію в державі», — зазначає Оксана Бойчук, старша фахівчиня групи кадрових сервісів.

Управління персоналом і розрахунок заробітної плати

Цифровізація напряму управління персоналом і розрахунку заробітної плати ґрунтувалася з урахуванням особливостей бізнес-процесів і використання майже всіх можливих елементів нарахувань та утримань відповідно до чинного законодавства. Це суттєво ускладнило проєкт впровадження, але одночасно забезпечило повноту автоматизації процесів і суміжних процесів, як-от: планування та облік навчання, атестація робочих місць, медогляди.

Повністю уніфіковано й автоматизовано бізнес-процеси по напрямках:​

• управління організаційною структурою і штатним розкладом​
• довідник персоналу і всі види кадрових операцій​
• військовий облік​
• облік використання робочого часу (включно з табелювання водіїв із подорожніх листів)​
• оцінювання персоналу за KPI​
• розрахунок заробітної плати (включно з автоматичною звітністю в Медок)​

Автоматизовано силами власної IT-команди Укрнафта на ERP-платформі:

• кабінет самообслуговування працівника​
• кабінет самообслуговування керівника (штатний розпис, табель, навчання, відпустки, облік переміщень та вакцинацій)​
• планування та облік навчання навчально-курсових комбінатів​
• державна та управлінська звітність за персоналом та оплатою праці (включно з консолідацією показників від роздрібу)​
• інтеграція із системою пропускних пунктів в офіси (звітність, контроль доступів)​
• автоматизація атестації робочих місць​

Кабінет керівника для бізнесу — це інструмент для управління персоналом. Він містить, як інформаційні блоки, наприклад, штатний розклад, облік робочого часу тощо. Так і активні функції для створення заявки на відпустку підлеглих (не ІТР), відрядження, погодження графіку відпусток підлеглих, заповнення оперативної інформації щодо підлеглих. ​

Кабінет працівника для працівника — це інструмент для самостійної ініціації кадрових подій та отримання особистої інформації, перевірки персональних даних, нарахування виплат та зручний інтерфейс для оформлення заявок на відрядження та відпустки. 

Під час розроблення функціоналу кабінету використане правило однієї точки входу. Тобто всі заявки, у результаті погодження та обробки, перетворюються у відповідні накази та документи нарахування/виплати.​

Атестація робочих місць

Для нафтовидобувної компанії є обов’язковим врахування наявності робочих місць зі шкідливими умовами і є важливим та регулярним процесом автоматизації. Автоматизація дала нагоду відмовитися від паперових носіїв, оптимізувати роботу з персоналом, спростити своєчасне проведення переатестації відповідно до чинного законодавства.

Автоматизований облік атестації робочих місць у прив’язці до посад штатного розпису забезпечує повний контроль та прозорість над призначенням працівникам спеціальних доплат і відпусток, пов’язаних зі шкідливими умовами праці, накопиченням спецстажу.

Результат

Результатом проєкту є завершення автоматизації основних процесів і відмова від локальних облікових систем завдяки впровадженню обліку в ERP​-системі IT-Enterprise.

«HR-процеси одними з перших автоматизовувалися в ERP. Для цього ми мали спочатку зібрати інформацію про процеси в кожній структурній одиниці, уніфікувати їх, а вже потім автоматизувати. В ERP повноцінно функціонують процеси кадрового адміністрування, обліку робочого часу, нарахування зарплати та премій, державна та управлінська звітність. Окремо виділю кабінети працівника та керівника, наші власні розробки», — коментує Роксолана Кудляк, менеджерка HR-проєктів з автоматизації в Укрнафта.

IT-Enterprise є цифровим партнером Укрнафта і працює над посиленням ефективності компанії.