IT.UA - home page

Меню
Aside section
ПОВЕРНУТИСЯ ДО КЕЙСІВ

Сервіс ForceBPM спростив процес підготовки тендерів і час узгодження документів у «Епіцентр К» на 75%

RETAIL
Сервіс ForceBPM спростив процес підготовки тендерів і час узгодження документів у «Епіцентр К» на 75%
масштаб20 тисяч співробітниківkpiОптимізація бізнес-процесів
ПродуктПродажіТривалість проекту3 міс.
Рік кейсу2020КраїнаУкраїна
ГалузьRETAILЗамовникЕпіцентр К

Управління бізнес-процесами підготовки тендерів на продаж у найбільшому торговельно-роздрібному підприємстві України «Епіцентр К».

Поставлені завдання, виклики та проблематика проєкту

  • Масштаб мережі — 61 гіпермаркет.
  • Департамент по роботі з корпоративними клієнтами перевантажений — зокрема, команда департаменту контролює те, щоб гіпермаркети не конкурували між собою у тендерних торгах.
  • Значні часові витрати на узгодження участі у тендерах за рахунок територіальної розрізненості гіпермаркетів.
  • У разі пандемії високі ризики зупинки паперових узгоджень.
  • Паперові службові записки є потенційним джерелом передачі COVID-19.

«У мережі „Епіцентр К“ — 61 гіпермаркет. Така кількість об’єктів потребує значних часових витрат на узгодження участі в тендерах. Крім цього, в умовах пандемії паперові узгодження є потенційним джерелом передачі вірусу», — Наталія Козлова, керівниця команди ЕСМ-консалтингу, розповіла, як рішення IT-Enterprise допомогло з керуванням підготовкою тендерів у гіпермаркетах «Епіцентр К».

Дорожня карта та проєктні рішення

  • Оптимізація бізнес-процесів за допомогою хмарного сервісу ForceBPM.

  • Швидкий запуск проєкту за рахунок простого та швидкого інтерфейсу і SaaS-архітектури бізнес-рішення.

Команда ЕСМ-консалтингу IT-Enterprise запустили проєкт в експлуатацію. Користувачі, буквально, через клік переходять за посиланням до веб-браузера або мобільного застосунку та розпочинають роботу. Користувачі отримали простий і швидкий інтерфейс, зрозумілий навіть без попереднього навчання.

  • Налаштовані та введені в експлуатацію два наймасовіші внутрішні процеси:
    1) Узгодження участі у тендерах на продаж.
    2) Узгодження банківської гарантії.

Реінжиніринг процесів зняв приблизно 50% навантаження з департаменту роботи з корпоративними клієнтами.

  • Документи народжуються в результаті процесу, в основному, для звичної візуалізації.

Команда бізнес-аналітиків IT-Enterprise прописала архітектуру бізнес-процесів у ForceBPM так, що система сама генерує потрібні документи для участі у тендерах, розсилає їх необхідним користувачам і керівникам для погодження.

  • Теплові карти процесів. Розширена аналітика для пошуку вузьких місць у процесах узгодження, що дозволяє побачити різні аналітики, наприклад, у розрізі середньої тривалості або у розрізі кількості документів по стадіях.

Результати проєкту

43 гіпермаркета долучилися до підготовки тендерів у IT-Enterprise і є користувачами, решта у процесі.
на 75% скорочено час узгодження.
з 10 годин до 2,5 годин зменшилася середня тривалість узгодження документів.

Мета — долучити 20 тисяч співробітників мережі «Епіцентр К» до використання мобільних девайсів і до комунікації команд у Smart Manager.

Фокус користувачів «Епіцентр К» зміщується з організації електронного документообігу на оптимізацію внутрішніх процесів, контроль метрик та виокремлення й усунення неефективностей.

Ефективність команди «Епіцентр К» забезпечують

  • Інструмент управління бізнес-процесами ForceBPM, що дає високу швидкість роботи із завданнями та документами.
  • Web-застосунок Smart Manager із простими рольовими інтерфейсами.
  • SaaS-архітектура, що передбачає швидкий старт роботи користувачів-новачків і легку масштабованість.

Відеокейс за посиланням.

Get in touch

Отримати
нашу бізнес пропозицію
Отримати
нашу бізнес пропозицію
Заповнити форму