Сервіс ForceBPM спростив процес підготовки тендерів і час узгодження документів на 75% у «Епіцентр К»
| масштаб | 20 тисяч співробітників | kpi | Оптимізація бізнес-процесів |
|---|---|---|---|
| Продукт | Продажі | Тривалість проекту | 3 міс. |
| Рік кейсу | 2020 | Країна | Україна |
| Галузь | RETAIL | Замовник | Епіцентр К |
Управління бізнес-процесами підготовки тендерів на продаж у найбільшому торговельно-роздрібному підприємстві України «Епіцентр К».
Поставлені завдання, виклики та проблематика проєкту
- Масштаб мережі — 61 гіпермаркет.
- Департамент по роботі з корпоративними клієнтами перевантажений — зокрема, команда департаменту контролює те, щоб гіпермаркети не конкурували між собою у тендерних торгах.
- Значні часові витрати на узгодження участі у тендерах за рахунок територіальної розрізненості гіпермаркетів.
- У разі пандемії високі ризики зупинки паперових узгоджень.
- Паперові службові записки є потенційним джерелом передачі COVID-19.
«У мережі „Епіцентр К“ — 61 гіпермаркет. Така кількість об’єктів потребує значних часових витрат на узгодження участі в тендерах. Крім цього, в умовах пандемії паперові узгодження є потенційним джерелом передачі вірусу», — Наталія Козлова, керівниця команди ЕСМ-консалтингу, розповіла, як рішення IT-Enterprise допомогло з керуванням підготовкою тендерів у гіпермаркетах «Епіцентр К».
Дорожня карта та проєктні рішення
- Оптимізація бізнес-процесів за допомогою хмарного сервісу ForceBPM.
- Швидкий запуск проєкту за рахунок простого та швидкого інтерфейсу і SaaS-архітектури бізнес-рішення.
Команда ЕСМ-консалтингу IT-Enterprise запустили проєкт в експлуатацію. Користувачі, буквально, через клік переходять за посиланням до веб-браузера або мобільного застосунку та розпочинають роботу. Користувачі отримали простий і швидкий інтерфейс, зрозумілий навіть без попереднього навчання.
- Налаштовані та введені в експлуатацію два наймасовіші внутрішні процеси:
1) Узгодження участі у тендерах на продаж.
2) Узгодження банківської гарантії.
Реінжиніринг процесів зняв приблизно 50% навантаження з департаменту роботи з корпоративними клієнтами.
- Документи народжуються в результаті процесу, в основному, для звичної візуалізації.
Команда бізнес-аналітиків IT-Enterprise прописала архітектуру бізнес-процесів у ForceBPM так, що система сама генерує потрібні документи для участі у тендерах, розсилає їх необхідним користувачам і керівникам для погодження.
- Теплові карти процесів. Розширена аналітика для пошуку вузьких місць у процесах узгодження, що дозволяє побачити різні аналітики, наприклад, у розрізі середньої тривалості або у розрізі кількості документів по стадіях.
Результати проєкту
Мета — долучити 20 тисяч співробітників мережі «Епіцентр К» до використання мобільних девайсів і до комунікації команд у Smart Manager.
Фокус користувачів «Епіцентр К» зміщується з організації електронного документообігу на оптимізацію внутрішніх процесів, контроль метрик та виокремлення й усунення неефективностей.
Ефективність команди «Епіцентр К» забезпечують
- Інструмент управління бізнес-процесами ForceBPM, що дає високу швидкість роботи із завданнями та документами.
- Web-застосунок Smart Manager із простими рольовими інтерфейсами.
- SaaS-архітектура, що передбачає швидкий старт роботи користувачів-новачків і легку масштабованість.
Відеокейс за посиланням.