У Львівській міськраді розповіли як спільно з ІТ-Enterprise оцифровують процеси — e-архів, едине цифрове середовище, інтеграція з Microsoft 365
Команда IT-Enterprise продовжує розвивати інноваційні продукти, запроваджені в рамках цифровізації процесів Львівської міськради, і наразі працює над створенням e-архіву. Про деталі співпраці розповів заступник директора з управління проєктами ЛКП «Міський центр інформаційних технологій» Львівської міської ради Дмитро Довбета.
Мерія Львова співпрацює з компанією IT-Enterprise з 2018 року. В межах цієї співпраці вже запроваджено низку унікальних рішень з цифровізації. Е-архів стане одним з наступних напрацювань.
E-архів
Завдяки навігації, запроваджений е-модуль дозволить не тільки швидше знаходити документи в фізичному вимірі (офлайн), але і ознайомлюватись попередньо з їх вмістом.
Це значно прискорить процеси. Важливо також, що фахівці IT-Enterprise запропонували модуль зі зручним та функціональним інтерфейсом, що буде корисно для кінцевого користувача.
Наразі розпочався і триває процес оцифрування документів.
«Очікувано, що матеріали е-архіву будуть мати попит серед істориків, розслідувачів, українців, які хочуть встановити своє походження, родове дерево тощо. До прикладу, в рамках створення Львівського е-архіву заплановано оцифрувати журнал поховань на міських цвинтарях XIX століття, часів Австро-Угорщини», — відзначив Дмитро Довбета.
В рамках запровадження е-архіву мерія також має на меті впровадити обмін даними із Державним архівом. Утім це питання на перспективу.
«Попри те, що повна відмова від зберігання важливих документів офлайн — перспектива не найближчого часу, наразі спостерігаємо ажіотажний попит на створення е-архівів від органів місцевого самоврядування, які активно впроваджують і інші цифрові інструменти та рішення. Львівська міськрада безумовно є одним з лідерів цих процесів. Вони розпочали їх задовго до того, як це стало мейнстримом в країні», — наголосив засновник і СЕО компанії IT-Enterprise Олег Щербатенко.
Як відзначили у Львівській міськраді, співпраця з IT-Enterprise розпочалась, коли фахівці мерії шукали професійну команду для створення комплексного рішення системи е-документообігу, елементи якої були б гнучко пов’язані на архітектурному рівні. За цей час було створено низку проєктів, які продовжують працювати та розвиватись шляхом розширення їх функціоналу.
Інтеграція з Microsoft 365 на базі хмарних рішень
Наразі фахівці запроваджують інтеграцію внутрішніх робочих процесів міської ради з Microsoft 365 на базі хмарних рішень.
Зокрема, реалізовано унікальне рішення, що підвищує безпеку роботи з вкладеними документами: при віддаленій роботі бланки документів навіть на персональних PC працівників відкриваються для редагування одразу в хмарі, а не в локальних десктопних версіях програм, встановлених на персональних носіях працівників.
Процес інтеграції з Microsoft 365 було розпочато вже після повномасштабного вторгнення рф, що значно підвищило гнучкість і мобільність працівників міської ради, які можуть працювати, навіть з укриттів, підкреслив Довбета.
Управління кадрами
Для Львівської міської ради запроваджено також і кадровий модуль, що є особливо зручно для її HR-служби. Зараз опрацьовується додатковий функціонал цього модулю, зокрема, запровадження автоматизованих показників ефективності. У майбутньому планується автоматизація рекрутингу і супроводження спеціаліста в його кар’єрному зростанні.
«Співпраця з великими компаніями, на кшталт IT-Enterprise, не тільки оптимізує роботу, робить її більш ефективною і прозорою, а й значно підвищує безпеку інформаційних систем», — резюмував Дмитро Довбета.
Львівська міська рада є органом місцевого самоврядування, в якому наразі працюють 2 тисячі штатних працівників.
У 2020 році Львів переміг у конкурсі «Дієва Громада» від Міністерства цифрової трансформації України у номінації «Кращий документообіг».