IT.UA - home page

Меню
Product

Закупки и логистика

Управление договорами

Сквозной автоматизированный бизнес-процесс по управлению контрактно-договорной деятельностью предприятия

Question

Система позволяет эффективно решать задачи

Классификация типов договоров, маршрутов их согласования и обработки

Организация единого централизованного хранилища договоров и договорных документов

Переход к электронному безбумажному согласованию контрактно-договорных документов в режиме реального времени

Использование шаблонов типовых договоров и автоматизированное формирование мульти-язычных текстов договоров

Оперативное оповещение ответственных и служб предприятия о необходимости обработки, корректировки и согласования

Расчет финансовой ответственности (расчет санкций)

Формирование актов сверки по договорам, контроль исполнения по суммам и номенклатуре в любой момент времени, контроль поступлений и платежей

Использование цифровой подписи для согласования договорных документов

Система позволяет автоматизировать работу по управлению договорами на всех этапах их жизненного цикла: согласование, ведение спецификаций, анализ исполнения, контроль платежей и условий оплаты по договорам, поддержка архивов.

Ведение картотеки договоров и изменений к договорам

Единая картотека договоров и изменений к ним предоставляет следующие возможности.

  • Ведение договоров различных типов, гибкое разделение доступа к типам договоров для групп пользователей.
  • Регистрация договоров, контрактов, соглашений
  • Автоматическая нумерация договоров. Ведение параллельной нумерации
  • Фиксация параметров договоров – состояние, период действия, вид деятельности, область деятельности, тип договора, инициатор, подразделение и исполнитель, тип расчетов, условия расчетов, валюта и стоимость контракта, базовая валюта расчетов и т. д.
  • Поддержка архива договоров
  • Формирование текста договора по подготовленным шаблонам
  • Хранение оригиналов договоров и версий их подготовки
  • Регистрация протоколов согласования и урегулирования по контрактам. Анализ их прохождения и сроков согласования
  • Регистрация дополнительных соглашений по изменению условий договора. Проведение изменений

Согласование договоров

Система позволяет автоматизировать процедуру согласования договоров, для чего используются следующие методики и процедуры:

  • электронное согласование договоров
  • удаленное визирование, визирование с мобильных устройств
  • типовые и уникальные регламенты
  • формирование пакетов оригиналов к листам визирования
  • типовые маршруты согласования для внутрикорпоративных и внешних договоров
  • электронные цифровые подписи (ЭЦП)

Ведение спецификаций к договорам

Основные возможности, предоставляемые системой для ведения спецификаций к договорам, перечислены ниже.

  • Описание разных типов спецификаций к договорам: на поставку продукции, на закупку ТМЦ, на услуги и пр. возможность формирования и анализа исполнения спецификаций нескольких типов по одному договору
  • Описание спецификаций по грузополучателям/грузоотправителям, условиям поставки и оплаты
  • Описание номенклатуры (продукция, услуги, ТМЦ) по спецификациям, фиксация количества, цен и сроков выполнения. Возможность задания цен в любой аналитической валюте
  • Выписка документов по спецификациям, привязка номенклатуры документов к номенклатуре спецификаций для анализа исполнения
  • Контроль цен и количества в документах в соответствии со спецификациями, возможность запрета отгрузки либо оприходования по неутвержденным в договоре ценам и запрета превышения количества
  • Отслеживание изменений номенклатуры спецификаций, количества и цен по периодам изменений и периодам действия
  • Анализ исполнения спецификаций по сумме и номенклатуре
  • Сводное планирование и анализ выполнения договоров по номенклатуре

Анализ исполнения договоров

В системе предусмотрены следующие возможности для анализа текущей ситуации с исполнением договоров:

  • подготовка сводного анализа выполнения договоров по стоимости за любой период в валюте договоров, а также в валюте анализа по выбранному типу курсов
  • описание финансовых санкций (штрафы, пени и т. д.) и сроков наступления ответственности по договорам
  • подготовка актов сверки по договорам за любой период
  • подготовка аналитических справок и сводок по договорам

Контроль платежей и условий оплаты по договорам

Для контроля платежей по договорам, а также условий оплаты по ним система предоставляет следующие возможности:

  • формирование различных условий оплаты по договорам (предоплата, оплата после отгрузки в течение заданного количества дней, частичные оплаты, оплаты по графику, с момента уведомления об отгрузке …) с привязкой условий оплаты к произвольным событиям договорного процесса
  • формирование графиков оплат и поступлений согласно условиям оплаты
  • средства контроля условий оплаты

Система обеспечивает отражение расчетов по договорам в бухгалтерском контуре. Система обеспечивает автоматическое ведение оборотных ведомостей по расчетам в разрезе договоров и валют расчетов по каждому бухгалтерскому счету расчетов. Система предусматривает получение отчетов о ходе выполнения и текущем состоянии договорных обязательств за произвольный период времени.

Advantages

Преимущества нашей системы

Сокращение трудоемкости обработки и согласования договорных документов

Снижение длительности цикла согласования договорных документов

Многоуровневый контроль полноты и актуальности информации на всех стадиях жизненного цикла договорных документов

Снижение риска несвоевременного выполнения условий заключенных договоров и оплаты по ним

Автоматизированное формирование и контроль исполнения календарного плана платежей в соответствии с условиями оплат, зафиксированных в договорных документах

Получение аналитической информации по структуре договоров и дополнительных соглашений, а также быстрый механизм получения сводной информации по состоянию договорных документов

Доступ к информации с любых устройств: планшеты, смартфоны, компьютеры. Работа на различных платформах: iOS, Android, Windows…

Остались вопросы?

Get in touch

Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму