IT.UA - home page

Система позволяет автоматизировать работу по управлению договорами на всех этапах их жизненного цикла: согласование, ведение спецификаций, анализ исполнения, контроль платежей и условий оплаты по договорам, поддержка архивов.

Ведение картотеки договоров и изменений к договорам

Единая картотека договоров и изменений к ним предоставляет следующие возможности.

• Ведение договоров различных типов, гибкое разделение доступа к типам договоров для групп пользователей.
• Регистрация договоров, контрактов, соглашений
• Автоматическая нумерация договоров. Ведение параллельной нумерации
• Фиксация параметров договоров – состояние, период действия, вид деятельности, область деятельности, тип договора, инициатор, подразделение и исполнитель, тип расчетов, условия расчетов, валюта и стоимость контракта, базовая валюта расчетов и т. д.
• Поддержка архива договоров
• Формирование текста договора по подготовленным шаблонам
• Хранение оригиналов договоров и версий их подготовки
• Регистрация протоколов согласования и урегулирования по контрактам. Анализ их прохождения и сроков согласования
• Регистрация дополнительных соглашений по изменению условий договора. Проведение изменений

Согласование договоров

Система позволяет автоматизировать процедуру согласования договоров, для чего используются следующие методики и процедуры:

• электронное согласование договоров
• удаленное визирование, визирование с мобильных устройств
• типовые и уникальные регламенты
• формирование пакетов оригиналов к листам визирования
• типовые маршруты согласования для внутрикорпоративных и внешних договоров
• электронные цифровые подписи (ЭЦП)

Ведение спецификаций к договорам

Основные возможности, предоставляемые системой для ведения спецификаций к договорам, перечислены ниже.

• Описание разных типов спецификаций к договорам: на поставку продукции, на закупку ТМЦ, на услуги и пр. возможность формирования и анализа исполнения спецификаций нескольких типов по одному договору
• Описание спецификаций по грузополучателям/грузоотправителям, условиям поставки и оплаты
• Описание номенклатуры (продукция, услуги, ТМЦ) по спецификациям, фиксация количества, цен и сроков выполнения. Возможность задания цен в любой аналитической валюте
• Выписка документов по спецификациям, привязка номенклатуры документов к номенклатуре спецификаций для анализа исполнения
• Контроль цен и количества в документах в соответствии со спецификациями, возможность запрета отгрузки либо оприходования по неутвержденным в договоре ценам и запрета превышения количества
• Отслеживание изменений номенклатуры спецификаций, количества и цен по периодам изменений и периодам действия
• Анализ исполнения спецификаций по сумме и номенклатуре
• Сводное планирование и анализ выполнения договоров по номенклатуре

Анализ исполнения договоров

В системе предусмотрены следующие возможности для анализа текущей ситуации с исполнением договоров:

• подготовка сводного анализа выполнения договоров по стоимости за любой период в валюте договоров, а также в валюте анализа по выбранному типу курсов
• описание финансовых санкций (штрафы, пени и т. д.) и сроков наступления ответственности по договорам
• подготовка актов сверки по договорам за любой период
• подготовка аналитических справок и сводок по договорам

Контроль платежей и условий оплаты по договорам

Для контроля платежей по договорам, а также условий оплаты по ним система предоставляет следующие возможности:

• формирование различных условий оплаты по договорам (предоплата, оплата после отгрузки в течение заданного количества дней, частичные оплаты, оплаты по графику, с момента уведомления об отгрузке …) с привязкой условий оплаты к произвольным событиям договорного процесса
• формирование графиков оплат и поступлений согласно условиям оплаты
• средства контроля условий оплаты

Система обеспечивает отражение расчетов по договорам в бухгалтерском контуре. Система обеспечивает автоматическое ведение оборотных ведомостей по расчетам в разрезе договоров и валют расчетов по каждому бухгалтерскому счету расчетов. Система предусматривает получение отчетов о ходе выполнения и текущем состоянии договорных обязательств за произвольный период времени.