Закупки и логистика
Управление договорами
Сквозной автоматизированный бизнес-процесс по управлению контрактно-договорной деятельностью предприятия
Система позволяет эффективно решать задачи
Классификация типов договоров, маршрутов их согласования и обработки
Организация единого централизованного хранилища договоров и договорных документов
Переход к электронному безбумажному согласованию контрактно-договорных документов в режиме реального времени
Использование шаблонов типовых договоров и автоматизированное формирование мульти-язычных текстов договоров
Оперативное оповещение ответственных и служб предприятия о необходимости обработки, корректировки и согласования
Расчет финансовой ответственности (расчет санкций)
Формирование актов сверки по договорам, контроль исполнения по суммам и номенклатуре в любой момент времени, контроль поступлений и платежей
Использование цифровой подписи для согласования договорных документов
Система позволяет автоматизировать работу по управлению договорами на всех этапах их жизненного цикла: согласование, ведение спецификаций, анализ исполнения, контроль платежей и условий оплаты по договорам, поддержка архивов.
Ведение картотеки договоров и изменений к договорам
Единая картотека договоров и изменений к ним предоставляет следующие возможности.
- Ведение договоров различных типов, гибкое разделение доступа к типам договоров для групп пользователей.
- Регистрация договоров, контрактов, соглашений
- Автоматическая нумерация договоров. Ведение параллельной нумерации
- Фиксация параметров договоров – состояние, период действия, вид деятельности, область деятельности, тип договора, инициатор, подразделение и исполнитель, тип расчетов, условия расчетов, валюта и стоимость контракта, базовая валюта расчетов и т. д.
- Поддержка архива договоров
- Формирование текста договора по подготовленным шаблонам
- Хранение оригиналов договоров и версий их подготовки
- Регистрация протоколов согласования и урегулирования по контрактам. Анализ их прохождения и сроков согласования
- Регистрация дополнительных соглашений по изменению условий договора. Проведение изменений
Согласование договоров
Система позволяет автоматизировать процедуру согласования договоров, для чего используются следующие методики и процедуры:
- электронное согласование договоров
- удаленное визирование, визирование с мобильных устройств
- типовые и уникальные регламенты
- формирование пакетов оригиналов к листам визирования
- типовые маршруты согласования для внутрикорпоративных и внешних договоров
- электронные цифровые подписи (ЭЦП)
Ведение спецификаций к договорам
Основные возможности, предоставляемые системой для ведения спецификаций к договорам, перечислены ниже.
- Описание разных типов спецификаций к договорам: на поставку продукции, на закупку ТМЦ, на услуги и пр. возможность формирования и анализа исполнения спецификаций нескольких типов по одному договору
- Описание спецификаций по грузополучателям/грузоотправителям, условиям поставки и оплаты
- Описание номенклатуры (продукция, услуги, ТМЦ) по спецификациям, фиксация количества, цен и сроков выполнения. Возможность задания цен в любой аналитической валюте
- Выписка документов по спецификациям, привязка номенклатуры документов к номенклатуре спецификаций для анализа исполнения
- Контроль цен и количества в документах в соответствии со спецификациями, возможность запрета отгрузки либо оприходования по неутвержденным в договоре ценам и запрета превышения количества
- Отслеживание изменений номенклатуры спецификаций, количества и цен по периодам изменений и периодам действия
- Анализ исполнения спецификаций по сумме и номенклатуре
- Сводное планирование и анализ выполнения договоров по номенклатуре
Анализ исполнения договоров
В системе предусмотрены следующие возможности для анализа текущей ситуации с исполнением договоров:
- подготовка сводного анализа выполнения договоров по стоимости за любой период в валюте договоров, а также в валюте анализа по выбранному типу курсов
- описание финансовых санкций (штрафы, пени и т. д.) и сроков наступления ответственности по договорам
- подготовка актов сверки по договорам за любой период
- подготовка аналитических справок и сводок по договорам
Контроль платежей и условий оплаты по договорам
Для контроля платежей по договорам, а также условий оплаты по ним система предоставляет следующие возможности:
- формирование различных условий оплаты по договорам (предоплата, оплата после отгрузки в течение заданного количества дней, частичные оплаты, оплаты по графику, с момента уведомления об отгрузке …) с привязкой условий оплаты к произвольным событиям договорного процесса
- формирование графиков оплат и поступлений согласно условиям оплаты
- средства контроля условий оплаты
Система обеспечивает отражение расчетов по договорам в бухгалтерском контуре. Система обеспечивает автоматическое ведение оборотных ведомостей по расчетам в разрезе договоров и валют расчетов по каждому бухгалтерскому счету расчетов. Система предусматривает получение отчетов о ходе выполнения и текущем состоянии договорных обязательств за произвольный период времени.
Преимущества нашей системы
Сокращение трудоемкости обработки и согласования договорных документов
Снижение длительности цикла согласования договорных документов
Многоуровневый контроль полноты и актуальности информации на всех стадиях жизненного цикла договорных документов
Снижение риска несвоевременного выполнения условий заключенных договоров и оплаты по ним
Автоматизированное формирование и контроль исполнения календарного плана платежей в соответствии с условиями оплат, зафиксированных в договорных документах
Получение аналитической информации по структуре договоров и дополнительных соглашений, а также быстрый механизм получения сводной информации по состоянию договорных документов
Доступ к информации с любых устройств: планшеты, смартфоны, компьютеры. Работа на различных платформах: iOS, Android, Windows…
Остались вопросы?
Как проходит внедрение
Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму
наше бизнес предложение
наше бизнес предложение