IT.UA - home page

Документооборот

Документооборот существует в любой компании. От его правильной организации во многом зависит эффективность управленческих процессов. Важно, чтобы ваша информация была хорошо организована, сохранена и легкодоступна, чтобы была обеспечена ее конфиденциальность и безопасность.

Управление контентом как источником жизненной силы компании - это нечто большее, чем просто организация хранения и обработки информации. Эффективно управлять контентом невозможно без правильного построения бизнес-процессов и документооборота в компании. Для этого требуется надежная платформа, которая предоставляет целый ряд возможностей.

Система IT-Enterprise решит многие проблемы руководителей, связанные с управлением компанией, а также ответит на частые вопросы руководителей:

• Как быстро получить необходимую информацию?
• Как обеспечить эффективную структуру контента?
• Как получить полный контроль над документами?

Комплексным решением по управлению процессами, документооборотом и задачами в системе IT-Enterprise является SMARTMANAGER.

SMARTMANAGER – универсальный инструмент

• Единое окно для работы со всеми бизнес-процессами, документами, задачами
• Управление неструктурированными процессами путем создания кейсов, определения ответственных, постановки задач
• Организация личного планирования и выдача поручений методом работы с задачами
• Доступность в любой момент из любой точки мира. Работа на удобных платформах - корпоративная ERP-система, web-клиент, мобильное приложение
• Простой и понятный интерфейс для пользователей любого уровня
• Открытая платформа для самостоятельного развития и поддержки системы
• Надежность работы и безопасное хранение информации за счет встроенных механизмов защиты

Управление процессами документооборота на базе решения Smart Manager позволяет компании получить следующие преимущества:

• Оптимально организовать общий документооборот (входящую, исходящую корреспонденцию), внутренний документооборот (приказы, протоколы, регламенты, служебные записки и пр.)
• Регистрировать все входящие документы и обрабатывать их в электронном виде независимо от вида поступления (в бумажном или электронном), сокращая время на их обработку
• Создание проектов документов (исходящих и внутренних) становится более удобным за счет применения шаблонных форм, по унифицированным правилам, принятым в компании
• Согласование документов проходит быстрее за счет коллективной работы с ними, создания версий, применения электронно-цифровой подписи
• Повышается контроль исполнительской дисциплины как на уровне исполнителей, так и на уровне руководства компании за счет встроенных возможностей (автоматический контроль сроков, ответственных). Можно осуществлять мониторинг и контроль исполнения документов
• Функция привязки документов позволяет проводить целостный анализ вопроса
• За счет визуального отслеживания местонахождения документа и этапов его обработки можно получать сведения об истории жизненного цикла каждого документа
• Благодаря возможности оставлять комментарии, уточнения или замечания к документу можно оперативно вносить в него изменения и дополнения
• Уведомления и напоминания (push, email, sms) способствуют оперативному реагированию и решению задач, принятию решений, обработке документов
• Удобный и быстрый поиск документов по различным реквизитам, по контексту, по штрих/QR коду
• Архивное хранение документов с соблюдением всех законодательных норм и требований (ведение номенклатуры дел, формирование дел, списание документов в архив, уничтожение документов)
• Комплексный анализ документооборота компании с помощью статистических и аналитических отчетов (отчетность различных форматов)
• Благодаря возможности делегирования прав и полномочий можно не останавливать работу с любым бизнес-процессом на период отсутствия ответственных лиц

Решение SmartManager позволяет организовывать документооборот по всем видам деятельности компании и эффективно управлять им.