Внедрение электронного документооборота SMART MANAGER в Министерстве инфраструктуры Украины
| масштаб | 300 сотрудников | kpi | обработку документов в электронной системе |
|---|---|---|---|
| Продукт | Документооборот и BPM | Длительность проекта | 1 год |
| Год кейса | 2015 | Страна | Украина |
| Отрасль | Государственные и коммунальные учреждения | Заказчик | Министерство инфраструктуры Украины |
Цели проекта
Министерство инфраструктуры Украины занимается формированием и реализацией государственной политики в сферах авиационного, автомобильного, железнодорожного морского, речного городского электротранспорта. Мининфраструктуры является центральным органом исполнительной власти в сфере транспорта, дорожного хозяйства, предоставления почтовых услуг и развития инфраструктуры.
Руководство министерства поставило задачу полностью перейти на электронный документооборот, чтобы добиться:
- повышения эффективности и качества работы Министерства
- сокращения сроков прохождения документов и повысить исполнительскую дисциплину служащих министерства
- прозрачности документооборота
Описание проекта
Министерство – это орган государственной исполнительной власти, в котором на законодательном уровне регламентированы правила ведения документооборота. Повышенные требования предъявляются к скорости обработки документов больших объемов и к безопасности их хранения.
В системе реализовано применение электронной цифровой подписи для визирования электронных документов и наложения резолюций (фиксации решений).
Усилиями специалистов IT-Enterprise система была интегрирована с сайтом министерства и с системой электронного взаимодействия с органами исполнительной власти (СЭВ ОИВ), т.е. документы между министерствами и ведомствами передаются исключительно в электронном виде.
Подключаемые решения для данной задачи
Результаты работы
В результате внедрения системы электронного документооборота на основе модуля SmartManager комплексной ERP-системы IT-Enterprise документы государственного уровня создаются и обрабатываются в электронном виде. Статистика показывает, что ежемесячно в системе создается и обрабатывается около 2 тыс. документов, формируется около 32 тыс. резолюций/задач. Время на создание, обработку и подписание электронных документов существенно сократилось.
Достигнута экономия средств министерства благодаря экономии расходных материалов.
Примечательной особенностью реализации данного проекта стало то, что все 100% сотрудников аппарата министерства являются активными пользователями системы.
В результате внедрения проекта обработка всех документов осуществляется согласно регламентированных бизнес-процессов.
Благодаря внедрению электронного документооборота – он стал прозрачным и контролируемым как на уровне Министерства в целом, так и на уровне подразделений.