IT.UA - home page

Цели проекта

Министерство образования и науки Украины – государственный орган исполнительной власти Украины, который является главным органом в системе центральных органов исполнительной власти и реализует государственную политику в сфере образования и науки, научно-технической и инновационной деятельности. Центральный аппарат Министерства состоит из 20 департаментов.

В 2014 году, после смены руководства министерства и реорганизации его структуры, было принято решение о необходимости совершенствования информационной инфраструктуры Министерства с тем, чтобы она соответствовала современным требованиям. Одно из требований времени – переход на безбумажный документооборот и упрощение для граждан возможностей обратится в органы власти для решения текущих вопросов.

Перед внедряемой в Министерстве системой ставились следующие задачи:

• Поддержание полного жизненного цикла информации от ее создания или ввода извне до уничтожения, когда она теряет актуальность и ценность;
• Создание единого информационного пространства для хранения и работы со всеми типами документов в Министерстве (преодоление информационного хаоса);
• Повышение контроля исполнительской дисциплины и прозрачности движения документов;
• Сокращение сроков согласования и утверждения документов;
• Сокращение времени на поиск информации;
• Гарантия сохранности документа;
• Переход на безбумажную технологию.

Описание проекта

В качестве платформы для реализации электронного документооборота в ходе отрытого тендера был выбран модуль SmartManager комплексной ERP-системы IT-Enterprise. Функционал SmartManager значительно превосходит возможности обычной системы хранения и управления электронными документами. Работа с системой начинается с анализа существующих в организации бизнес-процессов (в том числе и процессов документооборота). В большинстве случаев эти процессы требуют усовершенствования, и лишь после их согласования с руководством ИТ-специалисты приступают к внедрению функционала SmartManager.

От SmartManager требовалось обеспечить работу с документами любого типа (сгенерированные внутри Министерства, а также входящие и исходящие): регистрация, согласование и их надлежащее исполнение. Возможность формирования, наложения и исполнения резолюций и поручений. Так как Министерство – государственный орган, его уполномоченные лица должны иметь возможность налагать резолюции и подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи.

Руководители подразделений должны иметь возможность осуществлять контроль за исполнением поручений. SmartManager – не просто ИТ-платформа для организации электронного документооборота в соответствии с бизнес-процессами организации. Это – эффективный инструмент управления командами исполнителей. Поэтому в модуле SmartManager реализован богатый функционал для контроля за ходом исполнения задач.

Для отказа от бумажных документов и перехода на «цифру» система должна позволять информировать сотрудников о необходимости обработки документов по e-mail. В дополнение к адресной рассылке e-mail SmartManager позволяет контактировать с сотрудниками посредством интерактивных push-сообщений, проходящих в системе.

Конечно, в системе реализованы и привычные функции организации электронного документооборота: ведение электронного архива, формирование истории обработки документов в системе, построение произвольных связей между документами для упорядочивания неструктурированной информации, хранение и работа с электронными оригиналами документов различных форматов (Word, Excel, PDF, файлы иллюстраций), организация быстрого полнотекстового поиска документов по любому реквизиту, передача отработанных документов в архив.

Подключаемые решения для данной задачи

Решение для электронного документооборота на базе IT-Enterprise.SmartManager

Ключевые факторы проекта

Результаты работы

В результате выполненного проекта внедрения SmartManager удалось организовать упорядоченное и надежное электронное хранилище документов. Время поиска нужного документа в новой системе сократилось на порядок. Безопасность и сохранность документов в системе обеспечена благодаря развитой и гибко настраиваемой системе разграничения прав доступа к элементам хранилища.

Внедрение электронных регламентов позволило унифицировать и стандартизировать процедуры обработки документов. В рамках всего министерства обеспечена полная прозрачность документооборота, повышена эффективность и управляемость бизнес-процессов.

Корпоративная база знаний с накопленным опытом решения типовых вопросов предотвращает появление узких мест и «незаменимых» сотрудников. Благодаря SmartManager удалось добиться полного контроля цикла обработки документов с момента их создания/получения до завершения исполнения/архивирования на всех управленческих уровнях.

Благодаря созданию универсальной платформы работы с электронными документами любых форматов значительно повысилась скорость выполнения работ сотрудниками Министерства, значительно снизилось число ошибок при работе с большим количеством документов.

Аналитические отчеты для руководителей департаментов теперь формируются без дополнительных затрат времени и ресурсов. Оперативное получение руководителем информации об исполнительской дисциплине позволяет своевременно влиять на сотрудников и значительно повысить эффективность работы всей организации.

Переход на безбумажную технологию обеспечил:

• снижение затрат на расходные материалы;
• сокращение времени на согласование и обработку документов – исключение дублирующих действий с бумажными документами;
• исключение риска потери бумажных документов – электронные верифицированные документы всегда находятся в надежном хранилище БД.

Автор фото: Олекса-Киев - Личная работа, CC BY-SA 3.0