IT.UA - home page

Меню
Aside section
НАЗАД К КЕЙСАМ

Очереди для подачи обращений в ЦПАУ Винницкой области сократились втрое

Государственные и коммунальные учреждения
Очереди для подачи обращений в ЦПАУ Винницкой области сократились втрое
масштаб150 сотрудниковkpiколичество обслуживаемых граждан за рабочий день
ПродуктДокументооборот и BPM Время проекта1 год
Год кейса2017ГеографияУкраина
ОтрасльГосударственные и коммунальные учрежденияЗаказчикВинницкая областная государственная Администрация

Цели проекта

Перед командой реализации проекта ставились следующие задачи:

  • построить единое информационное пространство и унифицированный механизм предоставления административных услуг в пределах области
  • повысить качество и эффективность предоставления административных услуг
  • сократить время обработки заявлений граждан
  • обеспечить прозрачность документооборота
  • повысить организационную, управленческую и исполнительскую дисциплину ЦПАУ
  • оперативно контролировать своевременность предоставления административных услуг
  • собирать статистические данные и аналитическую отчетность о предоставлении услуг

Описание проекта

Одним из ярких примеров эффективного применения ИТ на благо государства является проект автоматизации документооборота ЦПАУ Винницкой области, над которым трудилась команда специалистов корпорации IT-Enterprise. Данный проект является составной частью программы «Электронное правительство для подотчетности власти и участия общества» (EGAP). Проект направлен ​​на использование новейших информационно-коммуникационных технологий, которые помогают усовершенствовать качество управления, улучшают взаимодействие власти и граждан и способствуют социальным инновациям в Украине.

Доступность современных ИТ позволяет властям применять их для предоставления гражданам широкого спектра административных услуг.

В ходе реализации комплексного проекта были проанализированы и оптимизированы процессы работы ЦПАУ и внедрены средства автоматизации документооборота центров. С помощью информационной системы, реализованной на базе ERP-системы IT-Enterprise, удалось повысить эффективность работы администраторов ЦПАУ. Ведется работа над построением и внедрением регионального портала административных услуг Винницкой области.

Ключевые факторы проекта

До 40 мин экономии рабочего времени на обработку одного запроса от граждан
В 1,5 раза сократилось количество визитов в ЦНАУ для подачи заявлений
На 15% увеличилось количество предоставленных услуг в области

Результаты работы

  • Оптимизация процессов обслуживания граждан

В рамках внедрения комплексной ERP-системы IT-Enterprise проводился анализ существующих процессов обслуживания заявителей и их последующая оптимизация. Схема процесса предоставления услуг унифицировалась, начиная с обращения заявителя и до получения результата. При этом анализировались и уточнялись назначение каждой операции, ее продолжительность, а также участие в процессе субъектов предоставления услуг. Цель данной фазы проекта внедрения ИТ-системы – устранить лишние операции.

  • Электронная очередь

Чтобы быстро собирать всю необходимую информацию от заявителя, в ЦПАУ сосредоточены различные административные службы. Благодаря централизации сбор данных осуществляется намного быстрее, и граждане экономят свое время. Но централизация административных задач приводит к тому, что ЦПАУ просто не справились бы с обрушившимся на них шквалом бумажной работы. К счастью, решить данные проблемы под силу благодаря применению современных информационных технологий.

Организация электронной очереди для доступа к административным услугам – это реальный инструмент повышения эффективности обслуживания граждан. Благодаря этому решению работа между администраторами распределяется таким образом, чтобы поток посетителей непрерывно и равномерно продвигался. Заявитель же благодаря внедрению электронной очереди направляется именно к тому специалисту, который способен решить его проблему.

Электронная очередь – не просто средство диспетчеризации, она имеет мощный аналитический инструмент, благодаря которому руководитель ЦПАУ видит реальный уровень спроса на каждую админ услугу и может увеличивать количество администраторов на услугах с повышенным уровнем спроса. Помимо балансировки загруженности администраторов электронная очередь позволяет руководителю сравнивать эффективность работы администраторов на основе простых и понятных метрик (количество времени, необходимого на обслуживание посетителя; количество обслуженных посетителей на протяжении рабочего дня).

  • Оптимизация работы администраторов ЦПАУ

Работая с посетителями, администратор часто выполняет ручные рутинные операции. Благодаря унификация и переводу всех бумажных форм в электронный вид существенно сокращает время на прием документов от граждан и выдачу документов. Также средствами ИТ-системы администраторы могут легко уведомить граждан о готовности их документов. Сотрудники ЦПАУ тратят меньше времени на рутинные операции, а посетители экономят личное время. Анализируя время выполнения операций, а также их количество, с помощью средств аналитики в ИТ-системе руководитель ЦПАУ может легко определить проблемные участки, отыскать резервы и принять меры по исправлению ситуации.

  • Единый портал административных услуг области

Региональный портал административных услуг области позволяет гражданам легко, быстро и просто получить исчерпывающую информации об административных услугах, предоставляемых ЦНАУ.  Использую личный кабинет есть возможность предварительно записаться в электронную очередь, получить ответы на вопросы в онлайн-чате, а также с помощью обратной связи отслеживать результаты предоставления услуг.

Get in touch

Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму