IT.UA - home page

Цели проекта

Перед командой проекта ставились следующие задачи и цели:

• перевести внутренний документооборот городского совета в электронную форму;
• повысить эффективность и качество работы городского совета;
• сократить время обработки документов, в том числе за счет работы пользователей с мобильных устройств;
• повысить качество контроля исполнения управленческих решений;
• помочь оценивать загрузку департаментов и эффективность работы участников документооборота;
• сократить объем бумажных документов и помочь сэкономить средства на расходных материалах.

Описание проекта

В декабре 2018 года Львовский городской совет объявил открытый конкурс на лучший проект модернизации системы электронного документооборота. Победителем стала компания IT-Enterprise с лучшим предложением по развертыванию новых технологий и инструментов электронного управления, а также решением, которое позволило автоматизировать обмен документами во всех подразделениях Львовского городского совета и помогло оценивать загрузку сотрудников в режиме реального времени.

Благодаря совместной работе команды горсовета и IT-Enterprise была создана единая информационная система для обмена документами, которая сейчас покрывает все подразделения горсовета – от депутатов до коммунальных предприятий. В системе ведется все внутренняя переписка между коммунальными предприятиями и учреждениями, обрабатываются обращения и запросы жителей города, отслеживается нагрузки на подразделения.

Городской совет планирует продолжать работу над проектом: в будущем львовяне смогут заказывать, оплачивать и получать государственные услуги онлайн, в личном электронном кабинете. Жители города смогут самостоятельно следить за статусами своих запросов, будь то выдача справки о месте жительства, регистрация земельного участка или разрешение на размещение внешней рекламы, а также записываться на прием к руководителям городского совета онлайн.

Ключевые результаты проекта

Благодаря системе появилась возможность оценивать скорость обработки документов на каждой из стадий. Это помогает формировать KPI сотрудников, что в свою очередь повышает скорость их работы.

Результаты работы

Единая прозрачная система 

До начала проекта в Львовском городском совете была система, которая не поддерживала использование квалифицированной электронной подписи (КЭП). Поэтому наряду с физическими оригиналами документов существовали их электронные двойники, сотрудникам приходилось тратить время и ресурсы на копирование, на организацию хранения бумаг и на поиски их виртуальных копий. В ходе проекта IT-Enterprise была создана единая система, в которой фиксируется каждое действие с документом, будь то ответ на запрос жителя, переписка между подразделениями или введение приказа. Потребность создавать бумажные копии документов отпала.

 Статус документа можно отследить в любой момент: при создании обращению присваивается номер и назначается исполнитель, который подписывает документ квалифицированным электронной подписью. Каждое действие с документом или переназначения на другого сотрудника можно просмотреть в несколько кликов. Все документы, которые возникают во время обработки, связаны с изначальным и доступны в единой цепочке.

 После внедрения системы руководители получили возможность анализировать загрузку каждого сотрудника и отслеживать темпы обработки документов подразделениями.

Оптимизация процессов

Одной из задач проекта была оптимизация процессов документооборота. Команда проекта проанализировала путь каждого документа, чтобы найти узкие места и убрать их. При этом анализировались и уточнялись назначения каждой операции, ее продолжительность, участие разных подразделений. В результате были описаны и оптимизированы процессы для более чем 60 типов документов – от входящих и исходящих писем, указов и поручений до ответов на обращения граждан. Это позволило сократить время на создание, согласование и передачу к исполнению документов и задач.

Отказ от бумажных документов

Работа горсовета предполагает производство и оборот колоссального количества бумажных документов. Благодаря проекту в марте 2020 года в Львовском горсовете полностью отказались от внутренней бумажной переписки между институциями и учреждениями. Так, всего за три месяца 2020 года в систему ввели почти 100 тысяч документов. Раньше все они должны были дублироваться на бумаге.

”Мы будем продолжать расширять систему. Например, вскоре запускаем  электронную регистрацию документов исполнительного комитета”, – добавляет Андрей Москаленко, заместитель городского главы по вопросам развития. 

Соответствие законодательству Украины

Согласно украинскому законодательству, электронные документы приобретают такую же юридическую силу, как и бумажные, когда подписываются электронной подписью. Электронная подпись – уникальный файл-ключ, который невозможно подобрать. Он выдается конкретному владельцу и работает только в паре с его личным паролем.

Система IT-Enterprise построена таким образом, что любые изменения, которые вносятся в документ, обязательно подтверждаются подписью. Благодаря системе теперь можно отследить, кто внес комментарий, правку или изменил статус документа. К тому же система полностью соответствует сертификатам безопасности и законодательству Украины по технической защите информации, что было важным для этого проекта.

Фото: Роман Балук