IT.UA - home page

Меню
Aside section
НАЗАД К КЕЙСАМ

Сервис ForceBPM упростил процесс подготовки тендеров и время согласования документов в «Эпицентр К» на 75%

RETAIL
Сервис ForceBPM упростил процесс подготовки тендеров и время согласования документов в «Эпицентр К» на 75%
масштаб20 тысяч сотрудниковkpiОптимизация бизнес-процессов
ПродуктПродажиДлительность проекта3 мес.
Год кейса2020СтранаУкраина
ОтрасльRETAILЗаказчикЕпицентр К

Управление бизнес-процессами подготовки тендеров на продажу в крупнейшей торгово-розничной сети Украины «Эпицентр К».

Поставленные задачи, вызовы и проблематика проекта

  • Масштаб сети — 61 гипермаркет.
  • Департамент по работе с корпоративными клиентами перегружен — в частности, команда департамента контролирует, чтобы гипермаркеты не конкурировали между собой в тендерных торгах.
  • Значительные временные расходы по согласованию участия в тендерах за счет территориальной разрозненности гипермаркетов.
  • В случае пандемии высок риск остановки бумажных согласований.
  • Бумажные записи являются потенциальным источником передачи COVID-19.

«В сети „Эпицентр К“ — 61 гипермаркет. Такое количество объектов требует значительных временных затрат на согласование участия в тендерах. Кроме того, в условиях пандемии бумажные согласования являются потенциальным источником передачи вируса», — Наталия Козлова, руководитель команды ЕСМ-консалтинга, рассказала, как решение IT-Enterprise помогло с управлением подготовкой тендеров в гипермаркетах «Эпицентр К».

Дорожная карта и проектные решения

  • Оптимизация бизнес-процессов посредством облачного сервиса ForceBPM.

  • Быстрый запуск проекта за счет простого и быстрого интерфейса и SaaS-архитектуры бизнес-решения.

    Команда ЕСМ-консалтинга IT-Enterprise запустила проект в эксплуатацию. Пользователи, буквально, через клик переходят по ссылке в веб-браузер или в мобильное приложение и приступают к работе. Пользователи получили простой и быстрый интерфейс, понятный без предварительного обучения.

  • Настроены и введены в эксплуатацию два самых массовых внутренних процесса:
    1) Согласование участия в тендерах на продажу.
    2) Согласование банковской гарантии.

    Реинжиниринг процессов снял примерно 50% нагрузки с Департамента по работе с корпоративными клиентами.

  • Документы рождаются в результате процесса, в основном для привычной визуализации.

    Команда бизнес-аналитиков IT-Enterprise прописала архитектуру бизнес-процессов в ForceBPM, при которой система генерирует нужные документы для участия в тендерах, рассылает их необходимым пользователям и руководителям для согласования.

  • Тепловые карты процессов. Расширенная аналитика для поиска узких мест в процессах согласования, которая позволяет увидеть разные аналитики, например, в разрезе средней продолжительности или в разрезе количества документов по стадиям.

Результаты проекта

43 гипермаркета присоединились к подготовке тендеров в IT-Enterprise и являются пользователями, остальные в процессе.
на 75% сокращено время согласования.
с 10 часов до 2,5 часов уменьшилась средняя продолжительность согласования документов.

Цель — приобщить 20 тысяч сотрудников сети «Эпицентр К» к использованию мобильных девайсов и к коммуникации команд в SmartManager.

Фокус пользователей «Эпицентр К» смещается с организации электронного документооборота на оптимизацию внутренних процессов, контроль метрик и выделение и устранение неэффективностей.

Эффективность команды «Эпицентр К» обеспечивают

  • Инструмент управления бизнес-процессами ForceBPM, который дает высокую скорость работы с задачами и документами.
  • Web-приложение Smart Manager с простыми ролевыми интерфейсами.
  • SaaS-архитектура, предполагающая решение быстрый старт работы пользователей-новичков и легкую масштабируемость.

    Видеокейс по ссылке.

Get in touch

Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму