IT.UA - home page

Меню
Aside section
НАЗАД К КЕЙСАМ

Электронный документооборот для общины Виннитчины

Государственные и коммунальные учреждения
Электронный документооборот для общины Виннитчины
kpiколичество обслуживаемых граждан за рабочий деньПродуктДокументооборот и BPM
Время проекта1 годГод кейса2017
ГеографияУкраинаОтрасльГосударственные и коммунальные учреждения
ЗаказчикВинницкая областная государственная администрация

Цели проекта

Перед командой реализации проекта ставились следующие задачи:

  • построить единое информационное пространство и единый реестр заявлений граждан
  • повысить эффективность и качество предоставления административных услуг
  • сократить время обработки заявлений граждан
  • обеспечить прозрачность документооборота
  • повысить организационную, управленческую и исполнительскую дисциплину ЦПАУ
  • оперативно контролировать своевременность предоставления административных услуг
  • собирать статистические данные и предоставлять аналитическую отчетность

Описание проекта

Одним из ярких примеров эффективного применения ИТ на благо государства является проект автоматизации документооборота ЦПАУ Винницкой области, над которым трудилась команда специалистов корпорации IT-Enterprise. Данный проект является составной частью всеобъемлющей стратегии применения информационных технологий для построения современной инфраструктуры по оказанию услуг гражданам территориальной общины Виннитчины.

Доступность современных ИТ позволяет властям применять их для предоставления гражданам широкого спектра административных услуг. Благодаря технологиям e-government создаются качественные механизмы управления городом, эффективные формы организации сотрудничества с гражданами и бизнесом.

В ходе реализации комплексного проекта были проанализированы и оптимизированы процессы работы ЦПАУ и внедрены средства автоматизации документооборота центров. С помощью информационной системы, реализованной на базе ERP-системы IT-Enterprise, удалось повысить эффективность работы администраторов ЦПАУ. Ведется работа над построением и внедрением регионального портала административных услуг Винницкой области.

Подключаемые решения для данной задачи

IT-Enterprise.Smart Manager

Ключевые факторы проекта

До 1 ч экономии рабочего времени администратора ЦПАУ в день
До 1-2 сократилось количество визитов в офис для решения проблемы граждан
На 6% вырос уровень компетентности администраторов ЦПАУ
На 30% увеличилось количество граждан, которым не пришлось ожидать вызова к администратору в очереди

Результаты работы

  • - Оптимизация процессов обслуживания граждан

В рамках внедрения комплексной ERP-системы IT-Enterprise проводился анализ существующих и последующая оптимизация процессов обслуживания заявителей. Схема процесса предоставления каждой услуги детализировалась до отдельных операций в каждом процессе, начиная с обращения заявителя и до получения результата. При этом анализировались и уточнялись назначение каждой операции, ее продолжительность и конкретный исполнитель. Цель данной фазы проекта внедрения ИТ-системы – устранить лишние операции.

  • - Электронная очередь

Чтобы быстро собирать всю необходимую информацию от заявителя, в ЦПАУ сосредоточены различные административные службы. Благодаря централизации сбор данных осуществляется намного быстрее, и граждане экономят свое время. Но централизация административных задач приводит к тому, что ЦПАУ просто не справились бы с обрушившимся на них шквалом бумажной работы. К счастью, решить данные проблемы под силу благодаря применению современных информационных технологий.

Организация электронной очереди для доступа к административным услугам – это реальный инструмент повышения эффективности обслуживания граждан. Благодаря этому решению работа между администраторами распределяется таким образом, чтобы поток посетителей непрерывно и равномерно продвигался. Заявитель же благодаря внедрению электронной очереди направляется именно к тому специалисту, который способен решить его проблему.

Электронная очередь – не просто средство диспетчеризации, она имеет мощный аналитический инструмент, благодаря которому руководитель ЦПАУ видит реальный уровень спроса на каждую админ услугу и может увеличивать количество администраторов на услугах с повышенным уровнем спроса. Помимо балансировки загруженности администраторов электронная очередь позволяет руководителю сравнивать эффективность работы администраторов на основе простых и понятных метрик (количество времени, необходимого на обслуживание посетителя; количество обслуженных посетителей на протяжении рабочего дня).

  • - Оптимизация работы администраторов ЦПАУ

Работая с посетителями, администратор часто выполняет ручные рутинные операции. Даже если продолжительность такой операции составляет десяток секунд, в течение дня на них тратится много времени. Благодаря ИТ-системе сотрудники ЦПАУ тратят меньше времени на рутинные операции, а посетители экономят личное время. Анализируя время выполнения операций, а также их количество, с помощью средств аналитики в ИТ-системе руководитель ЦПАУ может легко определить проблемные участки, отыскать резервы и принять меры по исправлению ситуации.

Get in touch

Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму