IT.UA - home page

Меню
Aside section
НАЗАД К КЕЙСАМ

Диджитализация закупок компании РУШ (EVA и VARUS), экономический эффект электронных тендеров в 250 миллионов гривен в год

RETAIL
Диджитализация закупок компании РУШ (EVA и VARUS), экономический эффект электронных тендеров в 250 миллионов гривен в год
масштаб11 тыс. сотрудниковkpiДиджитализация закупок
ПродуктЗакупки и логистикаДлительность проекта2 мес.
Год кейса2020СтранаУкраина
ОтрасльRETAILЗаказчикРУШ (EVA та VARUS)

Линия магазинов EVA — это крупнейшая национальная сеть магазинов красоты и здоровья, предлагающих широкий ассортимент декоративной косметики, товары по уходу за лицом и телом, бижутерии, аксессуаров, бытовых товаров, а также по уходу за детьми. Сегодня более 8 000 000 человек являются пользователями программы лояльности EVA МОЗАИКА.

За 17 лет компания выросла до более чем 1 000 магазинов по всей территории Украины, представила более 30 000 ассортиментных позиций, а также создала 42 собственных торговых марки. Сегодня штат сотрудников сети насчитывает более 11 000 человек. EVA придерживается самых высоких стандартов работы с клиентами и высокого уровня корпоративной культуры, что отражено в модели сервиса компании «EVA — это лучшая подруга, дающая счастье быть собой».

Процессы диджитализации и закупок в EVA

Компания РУШ (Линия магазинов EVA) закупает товары, работы и услуги, необходимые для обеспечения своей деятельности. Что включает все, что закупается не для продажи нашим покупателям, а необходимо для полноценной работы предприятия и развития сети магазинов EVA. Это некоммерческие закупки.

Выбор поставщиков осуществляется исключительно на конкурсной основе. Для этого в 2013 году было создано подразделение — Департамент некоммерческих закупок — со следующими задачами:

  • систематизация и стандартизация объектов некоммерческих закупок;
  • организация и проведение конкурсов (тендеров) по выбору поставщиков;
  • контроль соблюдения поставщиками своих тендерных обязательств по части цен, условий поставки и качества.

«Система досконально формализована в виде простых и понятных каждому сотруднику Правил некоммерческих закупок. Благодаря этому сегодня любая заявка на закупку оформляется и согласовывается в предусмотренной для этого форме в системе электронного документооборота компании.

На корпоративном портале на основе систематизации нашего опыта созданы решения, позволяющие оперативно организовать конкурс по выбору и согласованию поставщиков любых видов товаров, работ и услуг — от офисной бумаги до складского оборудования. У нас есть огромный опыт в проведении нестандартных, многоэтапных и даже креативных тендеров.

В контексте дальнейшей диджитализации этих процессов наша главная цель — работа над систематизацией того, что мы хотим купить, чтобы обеспечить компании приобретение качественно оптимальных товаров и услуг с минимально возможными ценами в кратчайшие сроки», — Дмитрий Шевченко, директор по контролю закупок и тендеров Линии магазинов EVA и сети супермаркетов VARUS, глава тендерного комитета.

Процесс перехода к онлайн-закупкам

За период с 2013 по 2019 годы Департамент некоммерческих закупок организовал более 2 000 публичных конкурсов на поставку товаров, работ и услуг. В каждый свой тендер приглашалось 200-250 участников. И при этом сотрудники тендерного отдела обязаны были каждому послать приглашения, позвонить по телефону и напомнить о сроках предоставления коммерческого предложения.

Последующая «склейка» всех предложений в одно сводное письмо — это трудоемкий и ответственный процесс. При системном подходе к закупке и использованию электронной площадки достаточно «загрузить» запрос с основными параметрами закупки и отслеживать ход конкурентной борьбы онлайн. Между тем, сотрудники департамента готовят новые конкурсы.

Переход к электронным закупкам был непростым: на онлайн-площадку нельзя добавить что-то с опозданием — все составляющие тендерной задачи, все условия тендера должны быть сначала и однозначно понятны всем его участникам. Чтобы перенастроиться, нужно было приложить немало усилий по систематизации и стандартизации закупок.

В целом все тендеры большие, технически сложные, вместительные — и не каждая онлайн-площадка могла подойти. Поэтому, прежде чем сделать свой окончательный выбор, несколько лет команда компании РУШ (Линия магазинов EVA) «мониторила» и тестировала разные электронные торговые площадки. За это время было проверено 18 разных электронных торговых площадок (ЭТМ).

Оказалось, что SmartTender наиболее соответствует специфике закупок компании. Разработчики системы и сопровождающие ее специалисты действительно понимают все нюансы проведения таких сложных, долгосрочных тендеров. Кроме того, для поставщиков предусмотрена бесплатная регистрация, существенно повышающая конкуренцию. А для организаторов тендеров есть гибкая система пакетов услуг.

Результаты работы в электронных закупках

С электронной торговой площадкой SmartTender работаем не так давно — с 1 января 2020 года. Главные наши достижения за это время — систематизация закупок и более качественная подготовка технических задач, а также привлечение большего количества перспективных поставщиков к нашим торгам. Поэтому департаменты, инициирующие ту или иную закупку, стали еще более скрупулезно подходить к подготовке конкурсов.

За счет работы на площадке повысилась конкуренция в закупках, а с ней выросла наша экономия.

экономия от 10-15% дает компании правильно организованный тендерный процесс. Использование ресурса SmartTender увеличивает этот эффект.
250 миллионов гривен в год — плановая «тендерная экономия», при объеме расходов EVA, что составляет около 1 миллиарда гривен ежегодно.

Преимущества автоматизации закупочного процесса

По опыту компании РУШ (Линия магазинов EVA) наиболее заметны и важны следующие безусловные преимущества онлайн-закупок над традиционными оффлайн-тендерами:

  • Скорость проведения конкурса — это очень важно в условиях быстрого развития.
  • Высокий уровень конкурентной составляющей — больше потенциальных поставщиков и больше шансов на получение минимальной рыночной цены.
  • Повышенные требования к качеству тендерных задач — это создает необходимость систематизации работы, что также дает положительный результат само по себе.
  • Прозрачность конкурса для участников — повышает уровень доверия со стороны поставщиков и партнеров.

Экономический эффект от проведения онлайн-торгов

Пример первый. Разовый тендер на поставку оборудования для одного из объектов компании РУШ (Линия магазинов EVA). Коммерческие предложения от участников тендера казнили с минимальной ценой в 7,4 миллиона гривен.

экономия 700 тысяч гривен — результат проведения онлайн-торгов.

Пример второй. Тендер по самостоятельной закупке строительных материалов, передаваемых строительным подрядчикам.

экономия на стоимости в 38% в результате перехода на самостоятельную закупку стройматериалов для открытия новых магазинов EVA.

Закупочный процесс в EVA

«Системное администрирование некоммерческих закупок началось 7 лет назад. На сегодняшний день система и специалисты в области организации данного процесса являются лучшими, и не только в нашей стране. Мы активно изучали мировой опыт, искали зарубежных консультантов, чтобы улучшить свою работу, но системнее нас, мы никого не нашли. Возможно, поэтому сегодня уже к нам, специалистам компании «РУШ», обращаются, как к экспертам в области некоммерческих закупок.

По нашему опыту могу сказать, что для успешной организации процесса некоммерческих закупок требуются две группы специалистов. Первые — хорошо понимают, какой товар/услуга им нужна, знают все их тонкости и детали. Вторые — хорошо разбираются во всех нюансах тендерных процедур.

В нашем случае департаменты дают заявку на закупку и должны сформулировать подробное техническое описание ее предмета. А специалисты тендерного отдела обеспечивают проведение прозрачного конкурса, осуществляют после-тендерный ценовой и технический контроль. Существенно упрощает работу документальная и электронная формализация процесса.

В начале нашей работы с онлайн-площадкой мы столкнулись с ситуацией, когда к торгам были допущены все компании, подавшие заявку. В итоге на ценовом тендере победил совершенно незнакомый поставщик. Как оказалось, демпинг преследовал одну цель — «засветиться» на большом тендере, а вовсе не обеспечить надежные, долгосрочные поставки. Чтобы избежать в дальнейшем таких ситуаций, мы перешли на работу с предварительной фильтрацией поставщиков на первом этапе тендера и финальными торгами среди проверенных компаний», — Дмитрий Шевченко, директор по контролю закупок и тендеров Линии магазинов EVA и сети супермаркетов VARUS, глава тендерного комитета.

Get in touch

Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму