IT.UA - home page

Меню
Aside section
НАЗАД К КЕЙСАМ

Цифровая трансформация процесса заготовки молока для компании «Бель Шостка Украина»

Агросектор и пищевая промышленность
Цифровая трансформация процесса заготовки молока для компании  «Бель Шостка Украина»
масштабдо 30 пользователейПродуктЗакупки и логистика
Длительность проекта10 месяцевГод кейса2019-2020
СтранаУкраинаОтрасльАгросектор и пищевая промышленность
ЗаказчикЧАО “Бель Шостка Украина”

Цели и задачи проекта

Перед командой проекта ставились такие цели и задачи:

  • Повысить уровень контроля определения качества закупаемого молока
  • Минимизировать человеческий фактор при анализе молока
  • Усовершенствовать планирование поставок
  • Оптимизировать затраты на перевозку молока
  • Оцифровать процесс ценообразования на молоко
  • Построить единую систему для учета, оплаты и контроля качества молока, которую в будущем можно масштабировать

Описание проекта

В 2019 году “Бель Шостка Украина”, предприятие международной Группы Бель, искало способ перевести процессы, связанные с закупкой, приемкой и анализом качества молока в единую систему. Функционирующее на тот момент программное решение, разработанное специально для приемки молока, не охватывало все необходимые процессы, а именно: учет затрат на перевозку, ценообразование, интеграцию с анализатором молока и другие. Параллельно с этим решением на предприятии пользуются системой SAP, в отдельных подразделениях – Word и Excel, некоторые отчеты дублировались на бумаге. Данные были разрознены, работу с ними нужно было оптимизировать. Выбор сделали в пользу платформы IT-Enterprise.

Команда проекта оцифровала рабочие процессы нескольких подразделений: участка приемки молока в цехе твердых сыров, департамента сырья, лаборатории и бухгалтерии. После окончания проекта все сотрудники, задействованные в этих направлениях, будут работать в системе, которая собирает и консолидирует все нужные для их работы данные. 

“За многие годы люди привыкают к старой системе. Она знакома до мельчайших подробностей, местами удобна, местами нет, но ей многое прощается из-за того, что она ощущается как часть большого организма под названием производственный процесс. Теперь, когда возникла необходимость замены старого на новое, в нашем сознании произошла революция. Это совершенно другой уровень, другая идеология, другие возможности, которые раньше нельзя было себе представить. Да, было нелегко, как всегда бывает, когда сталкиваешься с чем-то незнакомым. Помимо того, что понадобилось вникать самому, часто приходилось выступать в роли психолога для коллег, уровень сопротивления изменениям у которых иногда приближался к критическому пределу. Но мы сделали это”, - комментирует проект Дмитрий Пикус, руководитель департамента сырья Компании “Бель Шостка Украина”.

В 2020 году компании завершили еще один совместный проект – управление кадрами и подбором персонала на платформе IT-Enterprise. В будущем планируется, что система покроет и другие направления, в том числе управление производством и контроль качества твердых сыров.

Ключевые результаты

  • Информация из первичных документов попадает в систему за считанные часы и минуты вместо суток
  • Время на формирование еженедельного отчета для оплаты поставщикам сократилось на 80%
  • Затраты на сбор и доставку молока на предприятии рассчитываются и распределяются в 6 раз быстрей

Результаты работы

Определение качества молока стало точней

Ранее часть результатов анализов молока вносились в систему вручную, это приводило к ошибкам. В ходе проекта был внедрен набор цифровых инструментов для проведения “слепого” метода анализа при приемке молока. Теперь сотрудники лаборатории, принимая молоко,  анализируют образцы без привязки к поставщику, исполнителя анализов можно легко идентифицировать. Эти шаги позволили минимизировать человеческий фактор и точней определять сорт молока приемке. 

До проекта показатели качества сырья вводились в систему вручную. Теперь, благодаря интеграции новой системы с измерительными приборами, сорт молока и его показатели определяются автоматически, одним кликом.

Учет объема молока при закупке

Количества молока при приемке измеряется оборудованием Tetra Pak. Фактический вес принятого молока автоматически рассчитывается системой исходя из параметров, снятых с этого оборудования. Если какие-то из задекларированных в сопровождающих документах параметров отличаются от фактических, система автоматически генерирует акт об отклонениях.

Диджитализация процесса ценообразования 

Перед началом переговоров о закупке молока задается диапазон допустимых цен с учетом затрат на заготовку. Суммы оплат за молоко определяются исходя из количества принятого молока и его сортности. 

Ранее эти суммы рассчитывались в Excel, информацию для них нужно было вводить вручную. Сейчас расчеты производят в системе IT-Enterprise, данные для них автоматически подтягиваются из товарно-транспортных накладных.

Документирование взаимодействия с поставщиками молока

Информация о подъездных путях к фермам, о поголовье скота и прогнозируемых объемах поставок молока фиксируется сотрудниками департамента сырья при помощи планшетов или смартфонов и мгновенно попадает в систему. Эти данные систематизируются и помогают принимать взвешенные решения о сотрудничестве с контрагентами.

“Любое крупное предприятие сталкивается с проблемой ротации кадров. В компании появляются новые люди, уходят старые. Это абсолютно нормальный процесс, к которому все привыкли. Однако после каждой ротации нового сотрудника нужно интегрировать и погружать в работу. Иногда приходится рассказывать всё, что происходило у нас на протяжении многих лет, пытаясь не упустить важные нюансы. Сейчас, когда в новой учетной системе реализована функция документирования работы с поставщиками молока, мы получили возможность вести и сохранять историю этой работы, систематизировать и анализировать данные, и на их основе оценивать работу сотрудников с привязкой к конкретным KPI’s. Благодаря возможности использовать новую учетную систему в мобильных устройствах, специалисты могут вносить необходимые данные из любой локации, где есть доступ к интернету. Новые сотрудники смогут быстрее погрузиться в процессы и начать работать по своим KPI’s, поскольку все данные для их работы доступны в системе”, - отмечает Дмитрий Пикус.

Усовершенствованное планирование поставок

Ранее план поставок молока на месяц формировался вручную в Excel. В ходе проекта были внедрены инструменты, которые позволяют строить план поставок автоматически. Планы строятся по аналогии с предыдущими периодами. Решение позволяет регулировать план по разным критериям. Например, можно добавить в график поставки объемы предыдущего периода по четным или нечетным дням.

На основании этого плана система предлагает оптимальную очередность точек загрузки молоковоза по каждому маршруту. Затем этот маршрут утверждается логистом, после этого система формирует заявки на транспорт в несколько кликов. 

Электронные ТТН

Товарно-транспортные накладные генерируются на основании заявки на транспорт, к моменту прибытия сырья эти документы уже есть в системе, их не нужно вводить вручную. После доставки молока сотрудники могут легко идентифицировать любую партию, что улучшает общую прослеживаемость на предприятии.

Электронные ТТН отражают все операции с молоком в системе: от заявки на транспорт для его сбора и доставки до расчета его стоимости. Это обеспечивает прозрачный учет и контроль на всех этапах. 

“Работа с сырьем на производстве предполагает слаженное взаимодействие целой команды. Когда возникают проблемы, нужно быстро найти необходимые документы и ответственных за разные этапы процесса сотрудников. Сейчас, когда в новой учетной системе появилась возможность с помощью электронной ТТН буквально пронизывать весь процесс сбора, транспортировки и приемки молока с легкой идентификацией лиц, вносящих изменения в электронные ТТН, работа ускорилась и стала намного комфортнее”, - говорит Дмитрий Пикус.

Удобный учет транспортно-заготовительных расходов

Стоимость молока зависит в том числе от затрат на его заготовку. Ранее эти данные были разрозненными, интегрировались вручную в электронных таблицах, где затем консолидировались. Сейчас все данные для расчета затрат на заготовку молока собираются из связанных документов, затраты рассчитываются в системе автоматически. 

Импорт данных об оплатах за молоко

В системе настроен импорт выписок банка о фактически совершенных оплатах за молоко. Благодаря им бухгалтерия своевременно и точно производит расчеты с поставщиками.

Новый уровень цифровой трансформации

Как отмечает руководитель проекта со стороны IT-Enterprise Павел Тимофеев, такие проекты помогают компаниям перейти на новый уровень управления бизнес-процессами. “Предприятия, которые хотят улучшать свои показатели и оставаться конкурентоспособными, должны регулярно пересматривать подходы и внедрять новые практики. Ручной ввод информации все еще распространен, но он очевидно проигрывает в скорости и ведет к ошибкам в данных, которые сведены к минимуму при использовании цифровых решений”.

Get in touch

Получить
наше бизнес предложение
Получить
наше бизнес предложение
Заполнить форму