IT.UA - home page

 Цели и задачи проекта

• Организовать управление бюджетом движения денежных средств в режиме реального времени
• Сократить время на формирование бюджета
• Формализовать и унифицировать операции по вводу и обработке данных о платежах и закупках
• Построить систему, которая позволит работать с бюджетом, договорами, спецификациями и платежами в электронной форме

Описание проекта

ЧАО "АПК-ИНВЕСТ" – вертикально-интегрированная агропромышленная компания с полным замкнутым циклом производства, включающим растениеводство, производство комбикормов, животноводство, мясопереработку и реализацию мясной продукции. Компания является национальным лидером промышленного производства охлажденной свинины.

До внедрения системы бюджетирование в компании велось в Excel. Бюджет велся в разрезе бизнес-сегментов и юридических лиц. Данные собирались начиная с заказа в закупку от механиков цехов, служб хозяйственного обеспечения и других служб производственных площадок в каждом бизнес-сегменте. Далее заявки направлялись в департамент снабжения для проведения тендеров, оценки стоимости и определения календарных планов оплат. 

После проработки снабжением данные отправлялись в департамент экономики и финансов для формирования консолидированного бюджета. Сведение консолидированного бюджета было трудоемким и сопровождалось проблемами, свойственными неспециализированным ИТ-решениям. 

Отдел казначейства отвечал за финансовый контроль и обрабатывал до 100 платежных поручений ежедневно. Сотрудникам приходилось использовать данные из разрозненных неструктурированных источников, включая бумажные копии контрактов и спецификаций.

В 2015 году компания решила оптимизировать работу финансового департамента и перевести управление бюджетом и закупками в специализированную систему. Требовалось минимизировать человеческий фактор и получить инструменты для оперативного управления и анализа. Компания выбрала решение IT-Enterprise.

Через пять месяцев в “АПК-ИНВЕСТ” система реализовала запланированный функционал. 

В течение следующих нескольких лет система расширялась и в итоге покрыла работу других направлений: было построено взаимодействие с базой договоров и клиент-банков, разработаны отчеты для анализа фактических потоков денежных средств.

Команда проекта, включавшая специалистов IT-Enterprise и “АПК-ИНВЕСТ”, создала инструмент, позволяющий выстроить сквозной процесс работы с бюджетом, договорами, спецификациями и платежами в электронной форме.

“Благодаря проекту сотрудники по всей цепочке системы бюджетирования получили необходимую и оперативную информацию. 

На производстве профильный сотрудник в рамках предстоящего ремонта или технического обслуживания оборудования вносит заявки в базу данных, при этом имея возможность создавать заявки заранее, по мере возникновения потребности. После инициации заявки заказчик может отслеживать статус заявки.

Департамент снабжения получает в заказ идентифицированную заявку из единой номенклатуры, имеет возможность объединить заявки с разных производственных объектов в единую поставку, учитывать историю поставок. Менеджер может автоматически создать спецификацию для подписания с контрагентом и заявить в бюджет будущих периодов оплаты по этой спецификации.

Руководство компании получило инструмент гибкого управления бюджетным процессом. В процессе рассмотрения бюджета имеется возможность переходить от верхнего уровня статей к расшифровке в разрезе номенклатуры, спецификаций и договоров. Реализованное ИТ-решение позволяет комплексно понимать план закупки и план финансирования компании

Хочу отметить, что результатом мы довольны. При этом процесс внедрения такого проекта является ресурсоемким и требует высокой степени вовлечения и мобилизации ресурсов, к этому нужно быть готовым”, – комментирует Алексей Черныш, директор департамента экономики и финансов группы компаний “АПК-ИНВЕСТ”.

Со временем в “АПК-ИНВЕСТ” начали использовать и другие решения IT-Enterprise: SmartSign для электронного документооборота и SmartTender для управления тендерами.

 Ключевые результаты

• Компания формирует дневное распределение средств, недельный, месячный и годовой бюджеты в системе.
• Формирование и анализ бюджета занимает до 1 часа с момента готовности отдельных бюджетов на местах, ранее сведение бюджетов в консолидированный занимало 1 день.
• Формирование бюджетов на местах строго регламентировано, центры затрат работают в рамках ресурсных справочников и статей учета.
• Появился инструмент отслеживания процесса бюджетирования, теперь в компании могут анализировать статус выполнения и находить узкие места.
• Фактические бюджетные показатели обновляются в режиме реального времени.
• План финансирования закупок формируется на основании спецификаций к договорам.