IT.UA - home page

Цели проекта

• Перевести документооборот института в электронную форму
• Повысить эффективность работы сотрудников
• Сократить время на обработку документов
• Оптимизировать управление проектами
• Повысить исполнительскую дисциплину
• Создать хранилище электронных документов в единой системе 

Описание проекта

АО КИЭП более 85 лет занимается разработкой проектов и строительством тепловых и атомных электростанций, электроцентралей, оказанием инжиниринговых услуг для электростанций и для объектов промышленного и жилищно-гражданского назначения. Специалистами АО КИЭП спроектированы десятки объектов в Украине и за рубежом.

В 2019 году в компании приняли решение перевести работу со всей документацией в электронную форму. Новая система должна была покрыть работу более чем 500 сотрудников института и помочь вести проекты более прозрачно. В результате поиска и оценки компании, которая помогла бы внедрить электронный документооборот, АО КИЭП отдало предпочтение  IT-Enterprise.

“Переход от бумажного к электронному документообороту – требование времени, в современных условиях это необходимо. Помимо перевода документов в электронную форму мы хотели организовать их хранение в единой системе, получить возможность отслеживать маршрут и статус каждого документа, работать со связанными документами.

Система IT-Enterprise помогает нам всегда быть в курсе статусов проектов, эффективней планировать наши сроки и ресурсы”, – отмечает Александр Фоменко, директор по развитию и управлению АО КИЭП.

Ключевые результаты

• Сотрудники получили возможность работать удаленно.
• В компании появился удобный инструмент для отслеживания статуса проектов.
• Автоматизация бюджета: система помогает оценивать затраты, подводить итоги и планировать финансы по каждому проекту.
• Сократилось время обработки и прохождения документов. 
• Появилась возможность отслеживать историю каждого документа, связи между документами, обсуждения.
• Вся информация о договоре хранится вместе, это упрощает работу и экономит время при поиске.
• Создано единое хранилище электронных документов.
• Повысилась исполнительская дисциплина.

Результаты работы

Оптимизация процесса работы с каждым документом

На старте проекта группа сотрудников КИЭП и IT-Enterprise проанализировала и описала бизнес-процессы для более чем 40 типов документов. В ходе работы специалисты оценивали целесообразность каждого шага в маршруте прохождения документа и оптимальность выполнения каждого процесса. В результате зафиксировали процесс для каждого документа и сократили избыточные операции, на которые тратились ресурсы и время.

Элементы управления проектами

Решение для АО КИЭП включило специфические разработки, связанные с управлением проектами и проектной документацией конструкторского института. Один из документов, который формируется в системе и становится списком заданий по проекту,  – план проектных работ. Под каждый пункт этого плана в дальнейшем создается список задач, которыми можно управлять и рассчитывать их стоимость выполнения. 

В новой системе можно оценивать статусы выполнения проекта в целом и в разрезе каждого документа, даты дедлайнов, стоимость задач. Таким образом, система обеспечила оперативный доступ к управленческой отчетности, что позволило точней строить прогноз и принимать взвешенные управленческие решения.

Трекинг выполнения работ сотрудниками

При выполнении работы сотрудник ставит соответствующий статус в документе, при необходимости создает связанный с задачей документ. Руководитель проверяет статус работы, после подтверждения задача считается выполненной, это отражается на сумме оплаты труда сотруднику. Все документы хранятся в единой электронной базе, у пользователей есть возможность обратится к любому из документов, а также оценить время, затраченное на выполнение задачи.

Удобный обмен документами без бумаги

По результатам проекта все сотрудники института работают в единой системе. Любой документ согласовывается всеми участниками онлайн и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). При переписке с внешними контрагентами ответы присоединяются к отправленным документам, все этапы согласований и правок видны в единых цепочках, которые помогают отследить каждое изменение в документе. 

“Системы электронного документооборота вносят в организации хороший элемент дисциплины. При ведении трудоемких проектов всегда есть риск потерять какой-то документ, а в системе благодаря взаимосвязям и четкому регламенту потерять что-то просто невозможно. Благодаря переводу документооборота в электронную форму минимизируются ошибки, вдобавок руководители не тратят время на контроль, ведь система сама дает подсказки исполнителям и берет на себя рутинные функции”, – комментирует Наталья Козлова, руководитель проектов IT-Enterprise.