Главная
О компании
Новости
Продукты
сервисы
Вертикальные решения
Клиенты
Услуги
Контакты




ERP-система IT-Enterprise
Общая характеристика контуров управления производством в системе IT-Enterprise
Управление технической подготовкой производства (PLM\PDM)
Управление производством
Управление основными производственными фондами (EAM)
Управление проектами
Управление бизнес-процессами и документооборотом
Конструктор бизнес-процессов и потоков документов
Управление документооборотом материальных и финансовых потоков
Управление делопроизводством
Логистика
Бюджетирование и контроллинг
Анализ и оптимизация деятельности
Управление персоналом
Биллинг
Бухгалтерский и налоговый учет
Администрирование системы
Инструментальные средства развития системы IT-Enterprise
Лицензионная политика
Текущая версия системы в архитектуре Microsoft.Net
Методология внедрения ITIL системы - IT-Enterprise
Развитие системы
Системная архитектура и техническая политика
Требования к системному программному обеспечению
Требования к техническому и программному обеспечению
 
 
  Продукты

Управление документооборотом материальных и финансовых потоков


Данный модуль является базовым для всего контура логистики. Цель модуля «Управление документооборотом» – организация электронного документооборота и контроль движения документов на предприятии.

Часто для управления деловым документооборотом используют термин WorkFlow .

В отличие от подходов, при которых для управления документооборотом используются  отдельные программные продукты, данный модуль реализует концепцию «Документооборот внутри ERP -системы» . Данная концепция позволяет интегрировать все функции ERP-системы непосредственно в процесс документооборота предприятия, или наоборот, пронизать документооборотом все функции ERP-системы.

Деятельность предприятия отражается в документах. Поэтому управление документооборотом предприятия приводит к управлению деятельностью предприятия. Базовым понятием модуля является процесс документооборота – описание стадий прохождения документов по службам предприятия и схемы обработки документов различными пользователями системы на каждой из стадий. Модуль поддерживает полное разделение доступа пользователей по режимам обработки по каждому показателю процесса документооборота (рис. 3). Основные возможности, предоставляемые системой IT-Enterprise для организации электронного документооборота, следующие.

Рис.3 Типы процессов

 

Произвольная стадийность обработки документов

Документооборот на предприятии описывается как набор схем движения документов по службам. Каждый документ имеет свой жизненный цикл и путь прохождения по службам – стадии обработки.

Одна служба выписывает и регистрирует у себя документ. После этого документ может быть передан в другой отдел, где его, например, завизируют или внесут корректировки. Затем для фактического исполнения документ может быть передан на склад или в цех (например, для отгрузки продукции или оприходования материалов). Для дальнейшей обработки документы могут передаваться в бухгалтерию, где по ним формируются проводки. Т.е. все документы совершают какой-то путь от выписки до сдачи в архив (рис. 4 и 5).

 Рис.4 Стадийность документов.

Также следует учесть, что документ может быть выписан и обработан в одном отделе, т.е. нет необходимости его передачи другим службам. Может случиться так, что после выписки и корректировок документ может быть аннулирован и т.п. Различные документы выписываются разными службами, имеют разный формат и разные стадии прохождения. Например, для типичного документа движения ТМЦ, готовой продукции или услуг схему движения можно упрощенно представить в виде следующих этапов (стадий):

  • Первоначальная выписка документа;
  • Визирование соответствующими службами;
  • Проведение действий по документу (отпуск или прием ТМЦ, продукции);
  • Отправка документа в архив.

Рис.5 Согласование документов.

 

Электронный документооборот в системе IT-Enterprise представляет собой компьютерное отражение реально существующего документооборота на предприятии и обеспечивает широкие возможности настройки схемы движения документов в соответствии с требованиями различных служб предприятия

Из всего вышеизложенного вытекают следующие основные положения и решения по прохождению документов по стадиям:

  • Каждый документ описывается в системе как маршрут прохождения документа по стадиям;
  • Для каждого типа процесса документооборота утверждается своя схема (маршрут) прохождения документа (-ов);
  • Документ может находиться только на одной из стадий в каждый момент времени;
  • В случае необходимости параллельной обработки документа несколькими службами могут создаваться копии документов;
  • К документу, находящемуся на какой-либо стадии, имеют доступ для корректировки только работники соответствующих служб;
  • Обязательная авторизация документов, фиксация ФИО, даты и времени проведения корректировок, передачи документа по стадиям, ведение журнала прохождения документов по стадиям;
  • Контрольные сроки прохождения документа по стадиям и по предприятию в целом;
  • Последовательное прохождение документом стадий;
  • Условия перехода документа от стадии к стадии;
  • На каждой стадии доступны для изменения только определенные настройкой реквизиты документа и действия над документом;
  • Возможность обратного движения документа по стадиям;
  • Гибкая настройка стадийности обработки документов (удаление, добавление стадий) при изменении организационно-технических условий на предприятии.

Деление документов на операционные документы и документы-основания. Контроль исполнения документов-оснований.

При детальном рассмотрении технологии обработки документов на предприятии в большинстве случаев наблюдается следующий факт: за каждым первичным документом стоит непосредственно связанный с ним организационно-распорядительный или финансово-распорядительный документ. Примерами таких связанных документов могут быть счет на поставку материалов и документы по его оплате, счет на отгрузку продукции и накладная со склада, заявка на получение материалов и накладная на их выдачу и т.д. Распорядительные документы регламентируют проведение фактических финансовых и материальных операций или, другими словами, выступают для них основанием.

В системе IT-Enterprie принята следующая терминология:

  • «документы – основания» – организационные или финансовые распорядительные документы, регламентирующие проведение фактических материальных и финансовых операций. Документами-основаниями могут быть документы, регламентирующие отношения предприятия с контрагентом (счет на закупку, счет на продажу), регламентирующие взаимоотношения с обеспечивающим подразделением (заявка на материалы) и т.п;
  • «операционные документы» – документы, сопровождающие фактические операции движения товарно-материальных ценностей, услуг, продукции, либо сопровождающие движение денежных средств. Операционными документами могут быть накладные на отпуск и прием материальных ценностей, акты на прием и оказание услуг, кассовые и платежные документы. К операционным документам также относятся документы, которые обеспечивают перевод или изменение задолженности (акты зачетов, письма, …);
  • «привязка» – операция установления связи между документом-основанием и операционным документом или между двумя документами-основаниями (рис. 6).

 Рис.6 Схема привязок

 

 

В системе IT-Enterprise поддерживается две модели привязки и исполнения документов: документарная и номенклатурная . Документарная привязка используется для установления связи между заголовками документов. Номенклатурная привязка используется для установления связи между строками документов. Тип установления связи обеспечивает соответствующие возможности по анализу исполнения документов.

Наличие в IT-Enterprise документов-оснований дисциплинирует схему документооборота с помощью операций по учету исполнения этих документов-оснований. Как правило, на предприятиях документы-основания обрабатывают одни исполнители (отделы), а операционные документы другие. Например, счет на закупку регистрирует финансовый отдел, и может быть еще дополнительно отдел МТС, а приходный ордер на поступление материалов выписывает отдел МТС и проводит кладовщик склада. Их стыковка в ручном варианте требует в большинстве случаев дублирования документов (каждый отдел оставляет себе экземпляр документа), параллельного ведения одинаковых журналов в службах, а также регламентирует утверждение на предприятии обязательной схемы прохождения документов через отделы с их визированием. Внедрение на предприятии единой автоматизированной схемы контроля прохождения и исполнения документов позволяет снять все указанные выше недостатки и сложности ручного учета, повысить оперативность и достоверность учета, устранить дублирование учетных регистров.

Единое хранилище всех документов в системе – позволяет унифицировать работу с различными документами (рис. 7).

Рис.7 Реестр документов

Электронный архив документов-образов в произвольных графических форматах позволяет хранить в системе отсканированные графические образы реальных документов с подписями исполнителей. Поддержка шаблонов и форматов CAD-систем позволяет организовать хранение и распределение доступа к технической документации (конструкторским чертежам, стандартам предприятия и т.д.). Это выполняется средствами модуля «Архив документов».

Корпоративность (многообъектность) – позволяет организовать документооборот про - из вольного количества предприятий в одной системе и сводный контроль всего документооборота корпорации.

Документооборот между территориально-удаленными подразделениями предприятия легко настраивается с помощью специальных режимов экспорта-импорта документов по стадиям.

Многобалансность – позволяет организовать ведение финансового учета одновременно в нескольких балансах (планах счетов).

Многовалютность – позволяет организовать документооборот в произвольных валютах и типах курсов валют.

Автоматическое протоколирование изменений в документах – ведение журнала корректировок документов позволяет проследить историю корректировок и идентифицировать источник изменения документа.

Настраиваемые формы представления и печати документов по стадиям процессов документооборота – позволяет настроить для печати из системы, как типовые документы, так и принятые на предприятии специфичные формы документов (рис. 8).

Рис.8 Формы документов

Гибкие возможности настройки процессов документооборота с помощью разработки программных методов обработки документов – позволяют администратору системы провести практически неограниченную настройку документооборота.

С помощью модуля «Управление документооборотом» выполняется оперативное управление финансовыми потоками . Данный модуль предназначен также для описания моделей организации финансовых расчетов предприятия с внешними контрагентами, схемы организации документооборота финансовых потоков на предприятии, технологии их настройки и проведения. Тесно интегрирован с модулями «Бухгалтерский учет – Финансово-расчетные операции», «Контрактно-договорной учет».

Управление документооборотом финансовых потоков включает две основные модели:

  • Модель с финансовым центром по расчетам . Модель предполагает регистрацию и финансовую увязку документов в контуре логистики. Проведение документов в бухгалтерии и их оплата выполняется автоматически. Модель для предприятий с большим объемом документов по расчетам, имеющих много направлений деятельности и, соответственно, сложную организационную структуру;
  • Модель без финансового центра. Регистрация документов выполняется в оперативном контуре. Оплата документов выполняется бухгалтером. Применение той или иной модели на предприятии зависит от его размеров, количества обслуживаемых клиентов, распределения функций между службами и отделами.

Управление документооборотом финансовых потоков включает следующие основные разделы функций

Регистрация и учет исполнения финансовых документов, регламентирующих отношения с контрагентами:

  • регистрация счетов поставщиков и подрядчиков, ведение финансовых номеров;
  • регистрация счетов за продукцию и услуги, счета на предоплату;
  • финансовая увязка счетов с документами, сопровождающими движение денежных средств (платежные поручения, выписки банка), движение материальных ресурсов и продукции (накладные на отгрузку, приходные ордера), оказание услуг (акты сдачи-приемки работ), векселя, увязка «исполнительных» и «предварительных» счетов и т. д.;
  • Увязка финансовых документов с налоговыми документами, зарегистрированными в реестре выданных и полученных налоговых накладных (рис. 9);
  • автоматическое формирование платежных документов на оплату;
  • описание типов процессов для финансовых документов, форм печати, режимов обработки, стадий прохождения.

Рис.9 Привязка документов

 

Финансовые документы могут быть оформлены в любой валюте расчетов. Документы по расчетам могут оформляться в валютах, не совпадающих с валютой финансового документа. Система автоматически выполнит пересчет сумм исполнения документов по расчетам к валюте финансового документа. Проведение зачетных операций – регистрация актов по взаимозачетным и бартерным операциям.

Анализ исполнения финансовых документов:

  • контроль фактического исполнения и прогноз исполнения финансовых документов по стоимости и номенклатуре на любую дату;
  • сводный анализ фактического и прогнозного состояния расчетов по типам и группам документов, по контрагентам, договорам, регионам, отраслям и т.д. на любую дату;
  • анализ изменения состояния по расчетам за любой период;
  • контроль наличия налоговых документов по финансовым документам. Прогноз налогового кредита и налоговых обязательств по суммам и документам

Помимо организации прямых расчетов предприятия с контрагентами обеспечивается возможность проведения зачетных и бартерных операций . Модуль обеспечивает проведения зачетов между документами отгрузки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оказания услуг и документами поступления ТМЦ, получения услуг при взаимоотношениях с одной организацией (бартер, в/зачет), а также проведение зачетов между документами различных организаций (проведение зачетных писем, договоров уступки прав требований, договоров перевода долга и т.п.).

Модуль обеспечивает сквозное прохождение документов от оперативных (финансовых) служб до бухгалтерии. При нормальном прохождении документа по службам данная технология позволяет получить единый результат для финансовых служб и бухгалтерии . Функционирование данного модуля позволяет проводить многоаспектный анализ общего состояния дебиторской и кредиторской задолженности предприятия по расчетам с контрагентами.

Управление цепочками документов

В сложных бизнес-процессах часто возникает необходимость по одному первичному документу, характеризующему бизнес-процесс, сформировать пакет документов, который будет отражать фактическое материальное движение ТМЦ, финансовые операции и включать перечень сопроводительных документов по этому процессу. С примерами таких бизнес-процессов часто сталкиваются холдинговые структуры, когда в процессе их деятельности возникают взаимодействия между несколькими юридическими лицами:

  • перемещения ТМЦ между складами с передачей на хранение другой организации;
  • продажа продукции от лица торгового дома продукции завода-изготовителя (с перепродажей от завода на торговый дом);
  • передача материалов от управляющей компании производственной площадке и прием на баланс этого завода и т.д.

В таких случаях целесообразно использовать механизм автоматизированного формирования нескольких документов на основании одного первичного – управляющего документа. Управляющий документ проходит стадии согласования всеми участниками процесса и на основании него автоматизированно формируется цепочка документов. При этом:

  • автоматизированный документооборот осуществляется с помощью механизма управления цепочками документов;
  • цепочка документов формируется на основании управляющего документа;
  • работа со всеми документами цепочки выполняется через управляющий документ;
  • управляющий документ может быть как документом – основанием, так и операционным документом;
  • управляющий документ может выступать только исходными данными для формирования цепочки, либо являться частью (элементом) цепочки;
  • по одному управляющему документу может быть сформирована только одна цепочка документов;
  • любой из документов цепочки в свою очередь может являться управляющим документом (ветвление цепочки);
  • в описании цепочки документов также закладываются правила дополнительной обработки документов.

 

 




Назад

ДОПОЛНИТЕЛЬНО
ОПЫТ ПРОЕКТОВ
Познакомиться с проектами внедрения ERP-cистемы IT-Enterprise , узнать в каких отраслях и на каких предприятия внедрена система Вы сможете в разделе


РАССЧИТАТЬ СТОИМОСТЬ
Порядок лицензирования системы ERP-системы IT-Enterprise описан в разделе . Если Вы хотите рассчитать стоимость поставки системы, необходимо зарегистрироваться и направить запрос в центр поддержки


С ЧЕГО НАЧАТЬ
Если Вам сложно определить какие модули Вам необходимо приобрести обратитесь в центр поддержки , опишите Ваши проблемы и цели проекта автоматизации, и мы Вам порекомендуем оптимальный состав модулей и очередность их внедрения


ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЙ IT-ENTERPRISE
Получить детальное описание решений и ERP-системы IT-Enterprise
Скачать описание решений
Информационные Технологии
© 2017 Все права защищены.
Создание сайта
Создание сайта
Создание сайта
cms, управление сайтом
конкурс векторной графики
Карта сайта      Схема проезда      Послать письмо      Телефон      Вакансии      Подписаться на новости      RSS      Узнать больше